В то время как космические корабли бороздят в России запускаются целые национальные программы по цифровой экономике, кадровые документы до сих пор ведутся на бумаге. Страдают как работодатели, несущие огромные расходы на документооборот, так и работники, «обожающие» бюрократическую волокиту.
Цифровой вариант ведения кадровых документов видится привлекательным решением, но далеко не все компании готовы его внедрять. Виной тому — отсутствие явных законодательных оснований в Трудовом кодексе РФ.
Сейчас в ТК для большинства кадровых документов установлена письменная форма. Более смелая трактовка этого понятия дает возможность небезосновательно подразумевать и электронный документ: кадровые события подтверждаются документами (а не словами в воздух), а сами документы подписываются (электронно).
Но теперь появился повод надеяться, что вскоре законодательство будет более явно разрешать электронные документы в кадровой сфере. Надежду в нас вселяет второй эксперимент Минтруда (122-ФЗ).
Кратко обозначим его нововведения:
1. В федеральном законе явно прописана цель эксперимента — подготовить предложения об изменениях законодательства, регламентирующего применение в трудовых отношениях электронных документов.
2. Персональные данные. Работодатель, участвующий в эксперименте, должен обеспечить защиту персональных данных работников и электронных документов от неправомерного доступа и других действий (от блокирования до распространения и пр.).
3. Регулируются вопросы хранения документов. Работодатель обязуется хранить электронные кадровые документы в течение нормативных сроков. Сроки устанавливаются законами об архивном деле.
И для защиты информации, и для надежного хранения документов нужно специализированное ИТ-решение. Лучше всего на эту роль подходит система управления документами, которая бы отвечала всем требованиям безопасности данных и была способна обеспечить полный жизненный цикл документов и их единое хранилище.
4. Работник сможет подписывать трудовой договор УНЭП(усиленной неквалифицированной электронной подписью). Т.е. требование приобретать для каждого нового сотрудника квалифицированную ЭП упразднено, а значит, работодателю будет гораздо дешевле организовать электронное подписание документов.
Мы видим достаточно оснований для позитивных прогнозов относительно трудового законодательства. Ожидаем, что после эксперимента Минтруда в ТК РФ появится прямое указание на возможность ведения электронного кадрового документооборота.
Цифровые HR-процессы упростят взаимодействие между работодателями и работниками, сделают его гибче, прозрачнее и удобнее для обеих сторон. Получат развитие и дополнительные инструменты для управления HR: личные кабинеты сотрудников, чат-боты и мобильные приложения.
Снятие законодательных барьеров даст зеленый свет работодателям на перевод кадровых документов из бумаги в цифру.
Подробнее о перспективе перевода кадровых процессов в электронный можно узнать на сайте Directum.ru
Гузель Муллахметова, Руководитель проектов развития бизнеса Directum