Аренда офиса - это аренда одного или нескольких помещений в здании, которые предлагается использовать под конторские цели.
Недвижимое имущество – имущество, прочно связанное с землей, которое не может быть отделено или перемещено без причинения несоразмерного ущерба их назначению (здания, сооружения). Таким образом, отдельное помещение в здании является недвижимым имуществом.
Порядок заключения и исполнения договора аренды недвижимого имущества регулируется общими положениями и правилами Гражданского кодекса об аренде (параграф 1 и 4 главы 34 «Аренда»).
Договор аренды, как и любая сделка, где хотя бы одна из сторон это юр. лицо, должен быть заключен в простой письменной форме (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ).
По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество во временное владение и пользование или просто во временное пользование за определенную плату (ст. 606 ГК РФ). Если размер арендной платы в договоре не указан, то такой договор считается незаключенным и не имеет юридической силы.
Если договор аренды заключен на срок менее одного года, то такой договор не подлежит государственной регистрации. Если же срок договора больше одного года, то в соответствии со статьей 4 Закона от 21,07,1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» сделки с недвижимостью подлежат обязательной государственной регистрации. Таким образом, договор аренды на срок более одного года считается долгосрочным договором аренды и подлежит обязательной государственной регистрации.
Обеспечительный платеж или страховой депозит.
Часто в договорах аренды обязательно присутствует пункт об обеспечительном платеже (или страховом депозите), который предназначен для компенсации потерь арендодателя, возникающих у него в случае неисполнения арендатором своих обязательств, предусмотренных договором аренды. Это понятие введено в ГК РФ с 01,06,2015 (Закон «О внесении изменений…» от 08,03,2015 № 42-ФЗ).
Довольно часто депозит выполняет роль гарантийного взноса, задатка, залога, поручительства в счет обеспечения обязательств перед контрагентом. В таких случаях он не является расходом и должен учитываться как дебиторская задолженность на счете 76.09 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». В договоре должно быть определено само понятие такого обеспечения. То есть за счет депозита арендатор может возместить убытки, неустойку, штрафы, а также оплатить аренду. Поэтому эти денежные средства должны учитываться отдельно от основных платежей по договору аренды.
При перечислении депозита создается документ «Списание с расчетного счета», в котором во вкладке «Погашение задолженности» надо выбрать функцию «Не погашать». Тогда задолженность перед контрагентом не будет погашаться за счет обеспечительного платежа, и его сумма будет учтена отдельно.
При этом в учете сформируются проводки:
Д 76.09 Кт 51 – перечисление суммы депозита арендатору.
Также необходимо отразить данную сумму в Дебете забалансового счета 009 «Обеспечение обязательств и платежей выданные» ручной проводкой.
Обеспечительные платежи не учитываются в расходах при расчете налога на прибыль (п. 32 ст. 270 НК РФ)
Также, если условиями договора оговаривается возврат платежа арендатору (при надлежащем исполнении договора) в конце срока аренды, то депозит выступает исключительно как залог, гарантийный взнос и не участвует в расчете НДС. При перечислении такого обеспечения необходимо в назначении платежа указать «без налога НДС».
Ежемесячные платежи по договору аренды.
Такие платежи учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
При этом формируются следующие бухгалтерские проводки.
Д 60.02 К 51 – перечислена сумма арендной платы (как правило это начало месяца, поэтому такая оплата считается авансом)
Д 20,23,25,26,44 К 60.01 – отражена сумма арендной платы за текущий месяц на основании поступивших от арендатора документов (традиционно, это последнее число месяца).
Д 19 К 60.01 - отражен НДС с суммы арендной платы
Эти операции осуществляются путем проведения документа «Поступление товаров и услуг» (раздел Покупки).
При проведении документа происходит автоматический зачет аванса:
Д 60.01 К 60.02 – зачет аванса на сумму арендной платы.
Зачет депозита в счет арендной платы.
Если условиями договора предусмотрен зачет депозита в счет арендной платы (облагаемой НДС), либо за последний месяц, либо в счет очередного платежа, то в таких случаях депозит считается авансом и может быть включен в налоговую базу при расчете НДС. При этом необходимо получить от арендодателя счет-фактуру на аванс.
В таких случаях делаются следующие проводки.
Д 76 К 51 – Перечисление суммы депозита(обеспечения)
Д 68 К 76 НДС – принятие к вычету суммы НДС с депозита
Д 60 К 76 – зачет депозита в счет арендной платы за текущий или последний месяц.
Д 76 К 68 – восстановление суммы НДС со страхового депозита, принятой к вычету.
Для отражения операции по зачету депозита в счет арендной платы стоит воспользоваться документом «Корректировка долга», который находится во вкладках «Покупки» и «Продажи».
После того, как зачет депозита в счет арендной платы произведен, его сумму необходимо списать с забалансового счета 009 ручной проводкой.
Перенос депозита с одного договора аренды на другой.
На практике часто стороны договариваются при заключении нового договора аренды о переносе суммы депозита со старого договора на новый. Это обязательно должно быть письменно зафиксировано в Дополнительном соглашении к Договору или же в самом Договоре аренды.
Такую операцию можно отразить документом «Корректировка долга» с видом операции «Перенос задолженности». Проводки в таком случае будут представлять собой внутренние записи между договорами по счету 76.09.
В случае увеличения арендной платы может вырасти и размер обеспечения. В таком случае следует доплатить разницу по новому договору и отразить по Д. 009.01 сумму нового депозита.
Возврат депозита.
Условия возврата депозита прописываются в договоре аренды, а также оговариваются сроки и способы возврата. Если депозит не используется в целях погашения текущих арендных обязательств, а выполняет цель гарантийного обеспечения, то по истечении срока договора аренды он просто возвращается арендатору. При этом у него не возникает дохода, а отраженная ранее дебиторская задолженность по Д 76 погашается.
Д 51 К 76.09
С забалансового счета 009 сумма депозита, как уже было сказано, списывается вручную.
Если в договоре не прописаны сроки возврата депозита, и у арендатора нет задолженности по арендным платежам, то согласно п. 2, ст. 314 ГК РФ платеж возвращается арендатору в течение семи дней со дня предъявления заявления о возврате страхового депозита.