Друзья, привет!
Продолжаю серию постов про проблемы бизнеса.
Сегодня поговорим про постановку задач. И их выполнение - желательно без ваших волшебных пинков. Ибо на контроль каждой вы можете тратить бóльшую часть рабочего дня. Вместо того, чтобы заниматься развитием компании.
Как это бывает: поставили задачу человеку — обзвонить сто клиентов, узнать, не хотят ли купить новый продукт.
Через 2 дня спрашиваете: "Сделал?". А вам: "Ой нет, столько работы. Пока 10 обзвонил. Остальных обзвоню". Просите поторопиться. Пройдет неделя. Вы снова спрашиваете, но снова "Совсем забыл, половину где-то обзвонил. Загрузка большая. Послезавтра займусь".
Вот такими послезавтраками могут кормить еще месяц.
А еще меня лично невероятно бесит спрашивать "сделал или нет". Я хочу иметь возможность это видеть моментально и по всем. И видеть всех "должников", чтобы знать, кого наказывать.
В описанной выше ситуации целый комплекс проблем с постановкой задачи — она поставлена неправильно. Если вы запомните буквально несколько правил, все эти проблемы решатся сами собой.
Правила постановки задач:
1) У любой задачи должен быть срок.
Обязательно. Без исключений.
Нет срока - нет сделанной вовремя задачи (а чаще всего и вообще задача не будет сделана).
2) Проверяйте ход выполнения задачи.
Если срок больше 2-3 дней - назначайте промежуточные точки, когда вместе с исполнителем будете проверять сделанную работу.
Иначе за задачу на которую дается 30 дней, сотрудник возьмется на 29-ый день.
3) Одна задача - один исполнитель.
Попросить семерых рабочих перекрасить кабинет - это все что угодно, но не задача. Потому что когда она не будет сделана, виновного вы не найдете. И исполнители чувствуют эту слабость 😅
4) Говорящее понятное название.
Из названия задачи должно быть понятно, что надо сделать.
"Сделай то, что просил директор на собрании" - неверное название задачи.
"Купи 30 папок для документов" - верное.
Поверьте, когда у вас будет висеть 30 задач, это очень и очень поможет.
5) Срок для задач должен быть всегда с запасом для вас.
Задачу нужно сделать через 3 недели? Ставьте срок в 2. Всегда оставляйте время на непредвиденные ситуации — процентов 30 от общего срока. Так вы убережете себя от стрессов.
6) Ничего не держите в уме.
Записывайте задачи в электронном сервисе. Желательно в том, где другие тоже могут видеть и их и сроки.
Из простых - to do, Trello. Из мощных и сложных - Битрикс24.
7) Задачу нужно ставить так, чтобы было легче ее сделать, чем не сделать.
Тут надо поупражняться. Например:
Не "Делайте 120 минут разговоров в день", а "Если вы не наговариваете 120 минут за день, на следующий день не получаете заявки".
Не "Подготовь, пожалуйста, доклад к пятнице", а "Тебе нужно подготовить доклад к пятнице. Во вторник, пришли мне, пожалуйста, черновик. А в среду мы вместе будем его править".
Не "Прекрати срывать сроки задач", а "Со следующего месяца 2 просроченные задачи за неделю лишают тебя премии за эту неделю". А еще лучше "Делаешь все задачи вовремя - получаешь премию. Понедельно".
Начните системно применять эти правила и увидите, насколько легче стало работать.
А если есть вопросы по полной настройке рабочих процессов - то вы знаете к кому обратиться 😉