Петербургский предприниматель, директор ивент-агентства «People need people» Александра Калачева недавно провела форум для блогеров в онлайн-формате в Сочи. Она решила поделиться опытом и рассказала про главные аспекты своего проекта.
1) География – Сочи
«Это, конечно, тот еще челлендж. Все супер-медленные, ответить на запрос спустя 3 дня – норма. Ошибки в письмах, макетах, сметах, общение сразу на “ты”, незаинтересованность в конечном результате, цены х2 по сравнению с московскими. Дефицит качественных подрядчиков, низкая компетентность кадров, и это несмотря на то, что здесь проводится масса событий международного уровня, которые обслуживают, конечно, не местные. Вывод – нанимать своих надежных подрядчиков, привозить из Москвы всё, что можно и всех, кто нужен. А вот волонтерский центр можно организовать, кстати, локальными силами, тут без нареканий – волонтеры, прошедшие Олимпийские игры, справятся с любой задачей», – говорит Калачева.
2) Команда
Приняв волевое решение делать ивент в регионе, первым делом собираем team structure: кто за что отвечает, понимаем, кого точно нанимаем на проект и кого привлекаем со стороны. Внутри команды из своих точно должны быть:
- технический директор по трансляциям – контроль выпускающих, написание тех сценария, прогон презентаций (всех форматов!), роликов, контроль звука и записей с камер.
- дизайнер с тех надзором – кроме отрисовки – контроль производства визуалов, согласно всем макетам, контроль застройки, планирование пространства – где должны стоять пультовая, мебель, стойки, таблички и пр.
- ответственный(ные) за заботу о спикерах – пишет важную инфу в телеграм-канал, коммуницирует в день мероприятия с выступающими, отводит на мейк, доводит до залов, дозванивается, отвечает на вопросы, будит к утреннему рейсу и находит любую нужную инфу в любое время.
- редактор трансляций – контролирует запуск стрим-потоков во всех соцсетях и на всех платформах, заранее тестирует все ключи трансляций, отвечает на комментарии, сохраняет все стримы.
- режиссер трансляций – следит за соблюдением тех сценария, следит за картинкой, отвечает за запись трансляций и последующую их обработку.
И это помимо: программного директора, менеджеров по билетам и заселению (если есть привоз спикеров на съемку), админов потоков, фотографов, видеографов, SMM и PR менеджера, координатора площадки, выпускающих, куратора волонтеров, модераторов потоков и линейного персонала на проект.
3) Форматы
Онлайн-мероприятие от простой трансляции отличается, в первую очередь, наличием обратной связи и интерактива. Безответные комменты, монотонный бубнёж спикера на фоне скучного баннера, тусклая картинка с кухонным светом – всё это в прошлом. Форматы сегодняшнего дня – это выступления с яркими презентациями в стиле стендапов, караоке, VR-шоу и пр. «Сбор вопросов и оперативные ответы спикеров на них в прямом эфире, розыгрыши, голосования, чат события в телеге, челленджи и задания, телемосты, уникальный контент, качественное оформление, харизматичные ведущие и профессиональные модераторы – мы попробовали многое и продолжаем искать оригинальные форматы онлайн-активностей», – говорит Александра.
Астрологи уже объявили 2021-й годом создания платформ для онлайн-мероприятий, где «все включено». Надо верить в системность, работу над ошибками, профессионализм и вовлеченность! Кстати, в Петербурге уже начали помогать бизнесу в обучении перспективных сотрудников. Осваивайте новые форматы работы, пока они набирают актуальность!