Кредитора или дебиторка по договорам на коммунальные услуги в конце года — целая проблема. Как закрыть договор в ноль? Как избежать задолженности и начать новый год с чистого листа?
Договора на коммуналку — договора, по которым невозможно предусмотреть точную сумму. Ведь все зависть не только от количества потребляемых услуг, но и от тарифов.
Как же действовать бухгалтеру-бюджетнику, чтобы выйти в ноль?
Махинация с показаниями
Самый простой способ, как может показаться, подрегулировать показания. То есть передать поставщику услуг "ложные данные", прибавив или убавив объем потраченного ресурса.
Но вот в чем загвоздка! Оплата будет просчитываться по объёму и тарифу. А тариф в большинстве договоров не является фиксированным. Да и сообщает его поставщик только в середине месяца, следующего за отчётным.
Так что для конца года это не подходит. В декабре некогда ждать тарифа.
Так что и смысла манипулировать показаниями тоже нет.
Заплатим аванс
Возможно конечно попросить у поставщика счёт на предоплату на остаток по договору. Оплатить данную сумму в декабре. В январе же поставщик предоставит счёт-фактуру и акт за декабрь по договору прошлого года. А договор-то уже закрыт! Как же платить?
Дата счета-фактуры прошлогодняя. Казначейство вряд ли пропустит такую оплату.
А оплата по акту сверки вообще не приветствуется органом ФК. По инструкции акт сверки не является документом основанием для оплаты.
Да и 206 счёт в этом случае будет отсвечивать остатком на конец года. Это очень не желательно. Кроме того, останется не закрытое денежное обязательство на конец года.
Попросим разделить счета
Единственно верное на сегодняшний день решение, к которому прибегает большинство бухгалтеров, просить поставщика разделить счета.
Так за декабрь будет два счета-фактуры и два акта. Одни пакет документов на сумму равную остатку договора мы получим в декабре. На этих документах будет стоять дата текущего года и выписаны они будут в рамках текущего действующего договора.
А второй пакет документов мы получим в январе. Сумма его будет равна разнице между фактическим долгом за декабрь и уже оплаченной суммой по первому пакету документов.
На вторых счёт-фактуре и акте попросим поставщика не ставить дату документа и договор-основание. Оплачивать оставшийся долг будем в январе по новому договору.
Есть нюанс
Поставщик конечно все чаще сегодня идёт навстречу бюджетному учреждению, хотя и не всегда. Однако, контрагенту тоже нужны корректные данные в бухучет. Поэтому документ за декабрь разделяется поставщиком только при условии, что мы согласны подписать и акт за декабрь на полную сумму, и акт сверки с долгом на конец года. Эти документы мы подписываем только для поставщика в одном экземпляре.
Это конечно большой риск. Так как фактически мы соглашаемся с долгом. Некоторые ревизоры расценят это как подлог документов. Но к сожалению, пока это единственный способ закрыть договор в ноль.
Если только мы не имеем дело с переходящими договорами.
Подробнее о переходящих договорах читайте на канале Бухгалтер в бюджете.
С уважением, Дарья Сергеевна.