Конкуренты, партнёры, контрагенты, налоговая – все переводят документы в цифру. А надо ли каждой компании переходить на электронный документооборот? Возможно, нет. Чтобы понять, стоит ли вам 100% отказаться от работы на бумаге, пройдите тест ниже.
Ответьте на вопросы
За каждое «да» прибавляйте 1 балл, «нет» – 0 баллов.
1. Вы разговариваете по телефону. В это время приходит сообщение от руководителя, он просит срочно найти какой-то договор. Документ нужен прямо сейчас. Положить трубку и пойти искать не получится, разговор по телефону важный. Ну что, найдёте договор за 1 минуту?
- Да – 1 балл
- Нет – 0 баллов
2. Допустим, вы выдали утром 5 поручений коллегам. Кого-то попросили помочь с отчётом, новичку передали часть своих задач. И вот настал обед, с самого утра от коллег никаких новостей и вопросов, сейчас никого из них нет – все ушли в столовую. Сможете с ходу сказать, какие из поручений уже выполнены?
- Да – 1 балл
- Нет – 0 баллов
3. Уверены, что скорость работы с документами в вашей компании – это не боль для партнёров? Устраивает ли вас время, за которое бумаги сейчас обрабатываются, согласовываются и подписываются?
- Да – 1 балл
- Нет – 0 баллов
4. Вчера отдали документ на согласование. Сначала его смотрит начальник отдела, потом – руководитель департамента и генеральный директор. Сможете с ходу сказать, где сейчас находится документ?
- Да – 1 балл
- Нет – 0 баллов
5. Посмотрите на свой рабочий стол. Вас устраивает, сколько на нём сейчас бумаг?
- Да – 1 балл
- Нет – 0 баллов
Итак, ваш результат
0:
Вам однозначно нужно переходить на электронный документооборот в компании. Иначе уже скоро работа с документами станет огромной проблемой, которая будет отвлекать вас и коллег от более важных дел.
1 или 2:
Пара причин установить систему для цифровизации документооборота у вас всё же есть. Задумайтесь, может быть, стоит начать с малого. Присмотреть недорогую систему, которая работает в облаке, например. В любом случае это будет выгодно.
3:
С одной стороны, критичных проблем в работе с документами у вас нет. С другой – пора двигаться вперёд. Вопрос цифровизации процессов возникает всегда, если речь идёт о развивающейся компании. А вы же работаете в такой, верно?
4 или 5:
Это даже странно. Либо у вас реально нет проблем с бумажными документами, либо вы вообще не работаете с ними. Но даже так советуем поинтересоваться фишками современных систем для цифровизации бизнеса. Вдруг есть возможности, которыми вы ещё не пользуетесь.