Необходимость проведения инвентаризации регламентируется Инструкцией, утвержденной Приказом Минфина от 28.12. 2010г. N 191н (изм. 02.07.2020г.).
Сроки и порядок мероприятия устанавливают Методические указаниям (Приказ Минфина от 13.06.1995г N 49 ( изм. 08.11.2010г).
Чем годовая отличается от текущей
В течении отчётного года учреждение может провести сколько угодно инвентаризации. Это может быть определено внутренними регламента и, например, учётной политикой. Может быть обусловлено производственной необходимостью.
Такая текущая инвентаризация может охватывать отдельные участки учета. Например, сверка может быть проведена по каждому отдельному лицу (материально-ответственному) или только в отношении отдельных объектов, например бланков строгой отчётности. Могут быть проверены расчёты по администрируемым доходам, штрафами и госпошлине.
Годовая же инвентаризация – это сверка абсолютно всех активов, а также обязательств учреждения. То есть начиная от денежных средств в кассе, основных средств, запасов, бланков срочной отчётности, драг металлов до кредиторской и дебиторской задолженностей как перед сторонними контрагентами, так и перед сотрудниками. То есть перед составлением годовой отчётности должно быть проверено абсолютно все.
С чего начать
Начать конечно нужно с приказа. Приказ устанавливает сроки проведения, а также состав комиссии. Он должен быть подписан не позднее чем за 10 дней до начала инвентаризации.
Сроки
Годовая инвентаризация должна проводиться по состоянию на 31 декабря. Поэтому датой окончания инвентаризации станет последний день года. Начало инвентаризации не должно выходить за рамки 4 квартала, то есть не ранее 1 октября.
Комиссия
Состав комиссии определённый приказом в обязательном порядке согласно Методических рекомендаций должен включать представителя административного подразделения учреждения, представителя бухгалтерии и представителей любых других подразделений.
Если хотя бы один из членов комиссии в период проведения инвентаризации отсутствовал она признается не действительной. Если же по каким-то причинам приходится в процессе проведения инвентаризации менять её состав, в инвентаризационных документах обязательно должна присутствовать подпись и лица, которого заменили, и того кем заменили.
Порядок проведения
Перед тем как приступить к инвентаризации получим последние расходные и приходные документы, по активам – отчёты о движении. На всех поставим визу «До начала инвентаризации дд.мм.гггг». Это необходимо для сверки реальных остатков. Ведь деятельность на время проведения инвентаризации остановить невозможно. Хотя отдельные процессы все же удаётся приостановить с целью облегчения участи инвентаризационные комиссии. Например, выдачу со склада приостанавливают особым указанием руководителя.
Проводится она по месту в разрезе ответственных лиц . Важно, если в отдельном помещении инвентаризация проводится в течении нескольких дней, то в конце рабочего дня данное помещение должно быть обязательно опечатано.
Самым важным документом для инвентаризационной комиссии являются инвентаризационные описи. Они должны храниться строго в сейфе.
Скорее всего инвентаризационная опись в момент проведения инвентаризации будет иметь черновой вид. Очень важно сохранять этот черновик не только на протяжении всей инвентаризации, но и до очередной плановой аудиторской проверки. Для чего это нужно читайте здесь.
С уважением, Дарья Сергеевна.