Вторая волна коронавирусной инфекции продолжает разливаться по миру, включая просторы России. Значит, не перестает быть актуальным использование инструментов для дистанционной работы и обучения. Программа для организации видеоконференций Zoom стала одной из самых необходимых для учебы и работы во время пандемии. Тем не менее, не все знают, какие возможность представляет программа и как ими правильно пользоваться. Президентская академия предлагает краткую справку по использованию основных инструментов Zoom, подготовленную специалистами РАНХиГС с учетом накопленного за истекшие месяцы опыта эксплуатации.
Создаем собственную конференцию Zoom на компьютере
Для того, чтобы создать конференцию на компьютере, в первую очередь необходимо кликнуть по оранжевой пиктограмме с видеокамерой. После этого откроется окно с информацией о предстоящей online-встрече, где будет указан пароль, числовой пароль, URL приглашения и идентификатор участника. Затем вас встретит всплывающее окно, в котором вы сможете заранее проверить работу микрофона и динамика. Для включения видеотрансляции нужно нажать на вторую слева иконку с видеокамерой (при наличии у компьютера видеокамеры). Повторный щелчок по этой кнопке отключит видео. По окончании онлайн-встречи нажмите на красную кнопку «Завершить» в нижней правой части окна, после чего подтвердите окончание, кликнув по кнопке «Завершить конференцию для всех».
Добавляем контакты в Zoom
Чтобы добавить контакты в Zoom на компьютере, запустите программу, перейдите в раздел «Контакты» и щелкните по иконке с плюсиком. В выпадающем меню выберите верхний пункт «Добавить контакт», введите адрес почты и нажмите на голубую кнопку. Если вы не знаете почту адресата, скопируйте приглашение и отправьте пользователю в мессенджере. После подтверждения пометка «Ожидание» пропадет и вместо электронной почты отобразится имя контакта. Важно помнить, что для взаимного добавления в контакты требуется регистрация в Zoom обоих пользователей.
Приглашаем участников на конференцию
В Zoom существует четыре основных способа, чтобы пригласить участников на вашу онлайн-встречу. Для этого требуется открыть панель «Участники», расположенную в середине нижней части окна, и разослать приглашения, кликнув по иконке «Управлять участниками». Затем у вас будет несколько способов для приглашения участников в конференцию.
Вы можете нажать на кнопку «Копировать ссылку приглашения» отправить его в мессенджере (WhatsApp, Telegram, Viber) или по электронной почте. Аналогично вы можете использовать и кнопку «Копировать приглашение». Такое приглашение содержит ссылку на мероприятие, а также идентификатор конференции и пароль. Подключение по ссылке предпочтительнее, потому что пользователю не потребуется вводить идентификатор и шифр.
Кроме того, у вас есть возможность пригласить человека из числа подтвержденных внешних контактов, имеющихся в вашей базе Zoom. Для этого достаточно нажать по имени адресата, а затем щелкнуть на голубую кнопку «Пригласить» в правом нижнем углу. Стоит отметить, что в данном случае адресаты, находящиеся вне сети (offline) не смогут принять звонок и подключиться к семинару.
Еще один способ добавить участника в конференцию – приглашение по электронной почте. Для этого щелкните в том же окне по кнопке «Эл. почта», после чего выберете нужный вам вариант: «Электронная почта по умолчанию», «Gmail» или «Yahoo Mail», чтобы отправить приглашение.
Вы также можете пригласить людей, не заходя в раздел «Участники». Для этого нужно нажать на значок «i» в верхнем левом углу, после чего в появившемся контекстном меню кликните по ссылке «Копировать URL». Теперь вы можете отправить приглашение в мессенджере или по email, используя кнопку «Вставить» или сочетание клавиш «Ctrl+V».
Включаем демонстрацию собственного экрана для других участников конференции
Чтобы показать участникам конференции ваш личный экран, кликните по светло-зеленой иконке «Демонстрация экрана», в нижней части окна конференции. Затем выберите нужный режим демонстрации: экран организатора целиком, одна из открытых программ или виртуальная доска, позволяющая участникам делать совместные пометки. В режиме «Экран» пользователи видят все программы, открытые на компьютере организатора. В режиме демонстрации одной программы участникам показывается только выбранное приложение. Например, вы демонстрируете презентацию Microsoft PowerPoint и незаметно для окружающих читаете уточнения к слайдам из документа Microsoft Word. Пользователи видят только презентацию PowerPoint и не знают о том, что на компьютере организатора запущены другие программы. Режим «Доска сообщений» позволяет участником совместными усилиями создавать текстово-графический контент и сохранять документ на компьютере. Для сохранения виртуальной доски жмите на крайнюю справа иконку «Сохранить». Для прекращения режима демонстрации экрана щелкните по красной кнопке «Остановить демонстрацию».
Делаем запись конференцию в Zoom для дальнейшего пользования
Если вы планируете записать конференцию, чтобы потом использовать ее в личных целях или передать запись другим, нужно кликнуть по иконке «Запись», после чего Zoom начнет записывать онлайн-встречу. Нажав на кнопку «Пауза», вы сможете временно прервать запись, а щелкнув на значок «Остановить запись», вы полностью прекратите запись. После остановки записи конференц-клиент сохранит временный видеофайл. Когда организатор завершит мероприятие, начнется преобразование файла в формат .mp4. Программа создаст на вашем компьютере в папке «zoom» файл записи и откроет в окне проводника Windows дочерний каталог с сегодняшней датой и именем организатора в названии. Здесь вы и найдете запись конференции, которой сможете распорядиться по собственному желанию.
