Большинство из нас прекрасно осознают ценность планирования в жизни. Однако, несмотря на такое понимание, мы часто не можем правильно расставить наши жизненные приоритеты. А ведь всего несколько бесцельных дней даже одного месяца могут обнулить все наши усилия по достижению желаемых результатов.
Подписывайтесь на наш Telegram канал
Лучшим средством от непродуктивных дней и беспокойства по поводу того, что нам не удастся достигнуть желаемого является ежедневное планирование. Как грамотно спланировать свой день и сделать его более продуктивным и целенаправленным? Американский специалист по мотивации Джеймс Клир считает, что мотивация к деятельности проистекает из самого акта действия, поэтому ежедневный ритуал планирования очень важен.
Планировать свой завтрашний день нужно уже сегодня. Планируя свой день на завтра, вы морально готовите себя к моменту пробуждения утром и не тратите время и силы на попытки сосредоточиться, ведь стратегия вашего дня уже готова и ждет воплощения. Чтобы облегчить формирование привычки планирования, вы можете связать эту еще новую для вас привычку с привычными утренними ритуалами (например, с утренним кофе или слушанием музыки).
Очень важно составлять список дел в соответствии с вашими целями и добиваться того, чтобы ваш план действительно постепенно продвигал вас к вашим более крупным целям. Для этого сначала вам необходимо определиться со своими стратегическими жизненными целями, разгруппировав их, например, на цели личного и профессионального характера, а также на краткосрочные и долгосрочные цели.
Ваше ежедневное планирование должно начинаться с рассмотрения всей недели в целом. Рассмотрите ваш рабочий график, время проведения досуга или хобби, не забудьте и время на отдых и развлечения. Планируя каждый свой день, учитывайте свою недельную загрузку и сгруппируйте задачи по мере их важности и значимости по отношению к долгосрочными личностным и профессиональными целям.
Определяясь со своими ежедневными задачами, очень важно на этом этапе планирования ставить не более пяти целей в день. Если же вы попытаетесь создать ежедневный план, который бы отражал все ваши цели, то может возникнуть утомительное перенапряжение. Поэтому даже на этапе ежедневного планирования вам необходимо осуществлять отбор не более пяти значимых ежедневных целей.
Привычку ежедневного планирования накануне предстоящего дня необходимо сохранять и в выходные дни. Для этого вы можете добавить в свой ежедневный список дела, которые вам предстоит выполнить в выходные, например, поход в кино, прогулка в парке или ужин с друзьями.
Джейк Кнапп и Джон Зерацки в своей книге «Найди время: как фокусироваться на главном» советуют начинать каждый день с размышлений о том, что станет самым ярким событием вашего дня, каким делом, достижением или моментом своего дня вы хотите насладиться?
Вы можете расписать задачи дня при помощи обычных ручки и бумаги и выделить или подчеркнуть наиболее важную из них. Такой прием задает дополнительную мотивацию к действию и позволит вычленить приоритетную задачу дня. И когда вы решите эту приоритетную задачу дня, это наполнит вас чувством выполненного долга и создаст импульс для решения последующих задач.
Существует еще один эффективный метод, который позволит вам учесть срочность и важность каждой ежедневной задачи и поможет расставить приоритеты. Этот метод получил название «матрица Эйзенхауэра». При помощи этого метода вы можете разбить ваши задачи на четыре квадранта:
1. срочные и важные задачи (их нужно выполнять немедленно);
2. несрочные и важные задачи (их нужно выполнять после срочных и важных);
3. срочные и неважные задачи нужно поручить кому-то другому;
4. не срочные и неважные задачи - удалить.
Со временем этот процесс станет вашей привычкой, и вы, естественно, составите единый список дел, в котором будут только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные».
Иногда бывает такое, что наиболее важная задача дня может быть самой сложной или самой проблемной. Поэтому мы всеми силами хотим избежать ее выполнения, даже несмотря на ее приоритетность. В таком случае лучше начать день с решения именно этой непростой задачи. Этот прием некоторые называют «съесть лягушку». Во время сеанса ежедневного планирования поставьте «лягушачью» задачу наверх в списке дел и определите время для ее решения. Затем ниже распишите другие задачи.
Для достижения своих ежедневых целей можно использовать работу с таймером. Так, например, консультант по вопросам управления и писатель Питер Бергман предлагает использовать обычный таймер для умелого управления своим временем и переориентировки в процессе решения задач.
Он рекомендует настроить часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. После звонка, нужно сделать глубокий вдох, посмотреть на свой список дел и проанализировать, насколько продуктивно вы провели последний час. Затем посмотреть в свой календарь и вернуться к тому, как вы собираетесь использовать следующий час.
Еще одним методом для достижения поставленных на день целей может быть метод блокировки времени. Для этого вам необходимо разделить весь свой день на отдельные отрезки времени, например с 9:00 до 12:00 или «утро», в зависимости от того, сколько времени может занять выполнение поставленной задачи. Затем начинайте работать, не отвлекаясь и посвящая каждый блок времени выполнению только определенной задачи. Такой метод поможет вам оценить и понять, сколько времени у вас уходит на выполнение той или иной задачи.
Иногда возникают неожиданные задачи, которые нельзя игнорировать. Зачастую мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана.
Когда вам нужно переключиться на не записанное задание, потратьте несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенести задачи на более поздний день или перенести их на завтра. Затем продолжайте работать над своим новым планом.
Если вы сделали планирование своего дня привычкой, превратили свои долгосрочные цели в практические задачи, выбрали приемлемые для себя методы продуктивности, то останавливаться на этом не стоит. Выделите время для еженедельного обзора достигнутых вами результатов, анализа работы вашего процесса планирования и возможности его изменения или улучшения.
Предложенные способы планирования не являются единственными. Однако, они могут помочь вам превратить продуктивные дни в продуктивные недели, месяцы и годы. Планируя свой день, стремитесь не к совершенству, а к последовательности и гибкости процесса, и тогда изо дня в день, работая над решением поставленных задач, вы сможете достигнуть задуманного.