Большинство учебных работ, а особенно в наше непростое время отправляется студентами по почте. Но далеко не все соблюдают правила "мыльного" этикета, из-за чего нередко возникают недопонимания.
-Подходит ко мне студент в конце семестра, и завязывается у нас очень интересный разговор, - начала свой рассказ преподавательница по русской классической литературе XIX века. - И спрашивает он меня, почему у него недопуск. Причём мальчик такой активный на семинарах, порой даже слишком, со своим взглядом на произведение, и тут вдруг недопуск. Смотрю, а у него главная работа по Бахтину не сдана.
(в этот момент я ехидно улыбнулась, вспомнив, что и мы писали конспект по Бахтину, и с тех пор ничего не изменилось).
-Ну и на старуху бывает проруха... - аккуратно замечаю я, розовея под её немного лисьим взглядом.
-Да не тут-то было! Он начинает мне доказывать, что присылал мне её по электронной почте. И вдруг я вспоминаю, что действительно, пришла мне почти в начале семестра работа... без темы и подписи. Только файл прикреплённый. Я его спрашиваю: "А, так это Вы книжный чертёнок?"
Не сдержавшись, я засмеялась, а преподавательница с усмешкой глядя на меня, повторила:
-Да, книжный чертёнок - это у него в почте ник такой. Он покраснел весь... засмущался...
-Да, вогнать в краску Вы умеете, - заметила я, вспоминая институтские годы.
-Смеялись мы долго после этого.
-Ну а допуск он получил?
-Получил. Книжный чертёнок. Ну, совсем студенты не думают о преподавателях! - завершила она разговор, делая глоток чая.
Этот разговор, произошедший на одной из встреч с преподавателями после окончания Литинститута, как нельзя лучше иллюстрирует основные ошибки студентов, отправляющих выполненные задания по электронной почте. Что же следует учесть при сдаче работы в таком формате?
1. Соблюдайте официально-деловой стиль
Конечно, многое зависит от отношения преподавателя со студентом, но в большинстве случаев следует соблюдать основные принципы делового письма:
- использование лексики официально-делового стиля
- краткость, ёмкость и актуальность информации
- единый шрифт при оформлении
- соблюдение субординации
2. Используйте внутренний адрес электронной почты, предоставленный университетом, или с понятным логином
Конечно, не каждый университет предоставляет корпоративный адрес студентам. Но электронная почта должна также быть официальной и содержать в своём адресе хотя бы намёки на фио студента. Это уменьшит шансы письма попасть в спам, а также сэкономит время преподавателя на идентификацию автора письма.
3. Чётко указывайте тему письма
Ещё один способ уберечь послание от попадания в спам - чёткое название, передающее суть содержимого. Кроме того, это позволит преподавателю понять, что находится в письме, и вовремя просмотреть работу студента, не откладывая в долгий ящик.
Иногда ведущие лекций и семинаров сами просят обозначать конкретную тему в письме, но если такой просьбы не последовало, важно придерживаться двух следующих принципов:
- чёткое наименование работы
- отсутствие сокращений
4. Любой присланный файл должен сопровождаться письмом
Письмо должно быть лаконичным, без воды и лирических отступлений.
Сразу предупреждаю, что я жду от вас, дорогие коллеги, писем исключительно по делу, несмотря на наши с вами почти семейные отношения в семинаре, - обратился к нам на 4 курсе преподаватель по стилистике. - Вот представьте ситуацию. Просыпаетесь вы в один прекрасный день. Птички поют, весна. Открываете ноутбук, проверяете почту. И находите там сообщение от вашего банка. Естественно в преддверие 8 Марта ожидаешь каких-нибудь бонусов и акций, и чисто из любопытства вы открываете, чтобы посмотреть, что же вам предлагают а там...
"Дорогой Максим Юрьевич! За окном весна! Птицы разливают свои трели, цветёт мимоза, распускаются тюльпаны!.. Совсем скоро наступит Международный женский день, а значит, наступит время подарков. Что можно подарить женщине?..."
И так на протяжении трёх абзацев. А в конце небольшой примерно из трёх-четырёх пунктов список того, что собственно предлагает банк. Настроение испорчено. Если вы не хотите, чтобы я проверял ваши курсовые в плохом настроении, пишите чётко и по делу", - попросил строгий любимец студентов.
Итак, что же должно содержать в себе письмо "чётко и по делу"?
А. Приветствие или обращение. "Здравствуйте, Семён Петрович", или "Уважаемая Елена Дмитриевна!" обязательно должны присутствовать в начале письма - это простая вежливость, которой мы научены с детского сада, но, видимо, от волнения забываем.
! Ни в коем случае не обращайтесь к преподавателю "Милый", "Дорогой", "Замечательный" - это укажет на ваш непрофессионализм и неумение соблюдать субординацию.
Б. Представление. Нередко лекторы или руководители семинаров ведут сразу несколько дисциплин, а иногда и сразу в нескольких вузах, что не позволяет запомнить всех студентов. Необходимо кратко написать о себе: назвать имя и фамилию, курс и напомнить, какую дисциплину ведёт преподаватель.
В. Суть обращения. Напишите о том, что вы отправляете, указав, что документ находится во вложении. Если необходимо, извинитесь за задержку.
Г. Завершение письма. После того, как нужная информация донесена в полном объёме, необходимо написать завершающие слова вежливости "С уважением", "С наилучшими пожеланиями" и т.п., поставить запятую и, спустившись на строку ниже, написать свои имя и фамилию. Примерно так должно выглядеть письмо.
5. Проверьте письмо на грамотность
Любое письмо преподавателю пишется в волнении, а потому даже у самого грамотного студента могут закрасться ошибки и опечатки. Чтобы с первых строк не испортить о себе впечатление, необходимо перечитать письмо несколько раз, исправить найденные помарки.
6. Убедитесь, что файл с работой прикреплён
Если файл достаточно тяжёлый, то он может подгрузиться не так быстро, как ожидалось. Если этого не заметить и в спешке нажать на заветную кнопку "отправить", письмо уйдёт без файла, что поставит и студента, и преподавателя в неловкое положение. Убедитесь, что файл прикреплён, прежде чем отправлять работу.
7. Не терроризируйте преподавателя
Студенты делятся на два типа: те, что отправили работу и терпеливо ждут, когда получатель сам даст ответ, и те, что бегают за преподавателем или шлют ему письма с вопросом о результатах буквально через сутки после отправки работы.
Лекторы тоже делятся на два типа: те, что сразу пишут, что работа получена, и те, что не считают нужным отвечать каждому студенту, особенно в горячий период перед сессией.
Вас много, я одна. Согласитесь, отвечать каждому затруднительно. Поставьте себе галочку на оповещение. Оно придёт сразу, как я открою ваше письмо, - поделилась секретом наш великолепный искусствовед.
И всё бы ничего, но не в каждой почте есть такая функция, увы.
Те, кто нас учит - живые люди. У них много студентов, семьи, личные потребности, поэтому НЕ НУЖНО задавать преподавателю вопросы типа: "А вы получили мою работу?", "А вы смотрели мою контрольную?", "А я вам вчера отправил реферат, вы успели проверить?", "А когда будут оценки за курсовую, которую я вам вчера прислала?". Заваливать их письмами тоже не стоит.
В крайнем случае можно подойти через недельку и уточнить у преподавателя, получена ли работа, но лучше это делать, если работа была отправлена не в ночь перед дедлайном.
Собственно, это всё, что нужно знать студенту, отправляющему учебную работу, чтобы произвести приятное первое впечатление, которое, как известно, играет немалую роль.
P.S Как верно заметила Людмила в комментариях, важно, чтобы на аватарке стояла ваша фотография, по которой преподавателю было бы легко вас узнать.
Если статья оказалась полезной, ставьте класс и подписывайтесь на мой канал. Ещё немного советов по учёбе:
Как вести конспекты? О современных методах конспектирования
Скорочтение - один из способов подготовки к экзаменам?
О чём я писала 28 октября в 2018 году?