1. Следуйте принципу 70/30.
Нет смысла детально планировать свой день до последней минуты – всё равно не удастся реализовать такой план на 100 %, что приведёт лишь к разочарованиям и тревожности. Полностью подчинив себя записям в ежедневнике, где всё поминутно расписано, вы окажетесь в очень жёстких рамках и почувствуете себя пленником графика.
Достаточно запланировать действия, занимающие до 70 % всего времени. Так вы оставляете себе временной запас на случай непредвиденных обстоятельств, чувствуете себя более свободным и готовым к неожиданностям. Другой вариант – предусмотреть небольшой запас свободного времени в каждом промежутке, отведённом для дел.
2. Приучите себя к ранним подъёмам, чтобы времени хватало на всё.
Даже если вам сегодня не нужно идти на работу с самого утра, старайтесь держаться одного и того же режима каждый день. Позаботьтесь о том, чтобы спать достаточно и в одно и то же время. В среднем человеку хватает восьми часов сна в сутки. Рассчитайте, когда вам нужно ложиться, чтобы вставать вовремя и не страдать от недосыпа.
3. Планируйте завтрашний день накануне вечером.
Планировать новый рабочий день в конце текущего – полезная привычка. Но, чтобы точно ничего не упустить, обязательно вносите в списки все свои дела и задачи. Заведите два списка, разделив страницу блокнота на два столбца: в одном будут срочные, безотлагательные задачи, в другом – менее важные, которые можно перенести на следующий день при необходимости.
Выполненные пункты сразу же вычёркивайте. Это отлично стимулирует к активной деятельности, мотивирует поскорее всё доделать и не тянуть резину! Чем меньше пунктов остаётся в списке, тем больше человек уверен в своей способности справиться с ними и получить результат.
По окончании каждого дня можно писать внизу страницы что-то вроде «Я герой, всё успел!», «Ура, всё выполнено!», «Я молодец, у меня впереди ещё много свершений!». Это тоже мотивирует: увидев эту пометку наутро, вы придёте в бодрое настроение и со свежими силами возьметесь за новый перечень задач.
4. Не растрачивайтесь на дела, результат выполнения которых незначителен.
Соизмеряйте свои трудовые и временные затраты с получаемым результатом.
Для этого нужно сначала проранжировать задачи по приоритетности – составить общий список и затем распределить все пункты по трём столбцам:важное и срочное;
то, что может подождать какое-то время;
несрочное – всё, что можно отложить на потом.
Этот список даст вам понимание, за что надо браться сразу же, а что можно перенести на более поздние сроки.
5. Режим дня планировать с целью продумывания всех возможных способов упростить себе жизнь и работу.
Так, если огромное количество времени вы тратите на уборку дома, рассмотрите вариант с наймом домработницы или приходящей уборщицы. Возможно, стоит перебрать все вещи и избавиться от ненужного хлама, а остальное систематизировать, разложив по шкафам, коробкам и пакетам, чтобы уборка производилась быстрее и легче.
6. Старайтесь успеть сделать основную часть списка дел до обеда.
Если к середине дня у вас уже сделаны самые срочные и приоритетные задачи, выполнять всё остальное становится проще. Обеденный перерыв можно посвятить некоторым личным делам, таким как телефонные звонки близким, оплата счетов, обсуждение кредита с банком, просмотр личной почты. Желательно, чтобы к вечеру у вас оставался минимум из намеченного, причём не самое трудоёмкое и сложное: закупка продуктов домой, фитнес, общение с застройщиком и т. п.
Поэтому всегда начинайте с самого значимого и только потом беритесь за второстепенное. Откладывать важные задачи на потом – крайне вредная практика: вы рискуете не успеть сделать их в срок и весь день будете волноваться, отвлекаясь от текущей деятельности.
7. Выясните, что вас обычно отвлекает от работы, отнимает время.
Возможно, это окажутся соцсети, игры или бесконечные телефонные разговоры, либо мысленное «пережёвывание» предстоящих дел. Психологические факторы, такие как страх не уложиться в сроки или провалить важную задачу, прокрастинация, лень отнимают массу ресурсов и мешают правильно планировать день.
8. Каждый час работы обязательно должен включать в себя несколько минут отдыха.
Это одно из главных правил: регулярно давать себе отдохнуть. Чем чаще вы это делаете, тем лучше результаты вашей работы. Выбирайте тот график отдыха, который точнее всего соответствует вашим потребностям. Можно ориентироваться на две основные схемы: 50 минут активной работы + 10 минут отдыха или 45 минут работы + 15 минут отдыха.
Кстати, отдых не означает, что нужно лежать без движения на диване или предаваться вредным привычкам вроде курения. Можно расслабляться с пользой, например, сделать короткую разминку, состоящую из нескольких отжиманий, подтягиваний, стойки на руках (если, конечно, это уместно в текущих условиях), упражнений для глаз и шеи. Наведите порядок на рабочем месте, приберитесь в доме или кабинете, устройте себе небольшую прогулку на свежем воздухе или почитайте любимую книгу. Позвоните родственникам, окажите помощь коллегам, клиентам или членам семьи, если вы работаете из дома.
9. Делите большие задачи на мелкие части.
Эта практика также называется «нарезанием салями» и «съеданием слона по кусочкам». Эйнштейн сделал очень меткое наблюдение: люди любят рубить дрова, поскольку сразу видят результат своих усилий. Разбейте масштабный проект или задачу на маленькие отрезки и старайтесь планировать свой день так, чтобы ежедневно тратить по два часа на выполнение этих подзадач. Конечно, весь проект займёт продолжительное время, но, как только будет достигнута первая промежуточная цель и появятся ощутимые результаты, вырастет и ваша мотивация продолжать работать, чтобы довести все оставшиеся этапы до конца.
Показательный пример – разработка нового продукта. Если каждый день планировать задачу вроде «написать новый видеокурс», то, конечно, вы будете работать над ним, но процесс будет осложняться следующими факторами:невозможностью обозначить конечный срок решения задачи;
непониманием текущей готовности проекта: вам приходится каждый раз вспоминать, на чём вы остановились и что нужно делать дальше;
отсутствием удовлетворения сделанным: пока весь курс не будет записан, вы не ощущаете, что старались не зря.
Гораздо эффективнее будет разбить всю работу над курсом на несколько маленьких отрезков и последовательно работать над каждым из них, получая промежуточный результат.
Если задание вызывает у вас массу негативных эмоций или вы не знаете, как его правильно выполнять, лучше делегировать его тем специалистам, которые компетентны в этой области и с удовольствием занимаются подобной работой. Это сбережёт вам время и гарантирует качественное выполнение задачи.
10. Планируйте трезво и реалистично.
Старайтесь планировать свой день так, чтобы объём задач был выполним для вас. Чрезмерное планирование – огромные списки дел, которые вы просто не в состоянии выполнить за день – не имеет смысла и только демотивирует. Исходите из своих реальных возможностей.
Помните, что план и цели – это разные вещи! Цели могут (и должны) быть дерзкими и амбициозными. Но, чтобы их достичь в обозримом будущем, надо спуститься на землю и начать планировать свой день (неделю, месяц, квартал) грамотно и продуманно. Это вовсе не означает, что ради достижения цели придётся пахать круглые сутки без отдыха. Наоборот, лучше заниматься проектом по чуть-чуть, но каждый день и постоянно, чем посвящать ему всё своё время и хаотично хвататься за всё сразу. Планомерное продвижение не вымотает вас и приблизит к цели.
Каждый день подводите итоги выполнения плана: отмечайте, на сколько процентов выполнена каждая поставленная задача. Это позволит вам точно сравнить результаты за какой-то период и будет дополнительно стимулировать продолжать работу, а в впоследствии поможет более реалистично спланировать свою деятельность.
Желательно перевыполнять ежедневные планы хотя бы в небольшой степени, дополнительно решая те задачи, которые не попали в обязательный список на день (но, конечно, не в ущерб срочным и важным делам). Вас порадует ваша сверхпродуктивность, когда в конце дня вы увидите под своим планом цифры вроде 110 %, 115 % и т. п.
11. Избавляйтесь от всего, что вам не нужно.
Боритесь с привычкой копить хлам и хранить старые вещи «на всякий случай». Поверьте, этот случай никогда не наступит, вещи вам не пригодятся, а вот свободное место они будут занимать, собирать пыль, нуждаться в уборке. Кроме того, есть мнение, что старый хлам, складируемый на антресолях, балконах и в кладовках, сосредотачивает в себе отрицательную энергетику.
Это касается в большей мере даже не офиса и рабочего пространства, а вашего жилища. Не жалейте ненужных вещей, просто выбросьте их – соберите в мешки или машину, вывезите на свалку. В крайнем случае, если вам очень жалко эти вещи, оставьте их около подъезда. Одежду, обувь и игрушки можно сдать в специальные контейнеры либо пожертвовать детским приютам или домам престарелых, где эти вещи действительно могут кому-то пригодиться.
12. Давайте себе время просто побыть в тишине и покое.
Громко работающий телевизор или никогда не выключающееся радио в соседнем помещении, постоянная болтовня уличных прохожих, шум стройки по соседству – привычные источники раздражения для жителей крупных городов. Всем это мешает сосредоточиться на текущем деле, отвлекает, и вот вы уже обнаруживаете, что вместо работы прокручиваете в голове очередную приставучую попсовую песенку, которую крутят по радио.
Планируйте своё время и организуйте рабочий день таким образом, чтобы вам никто и ничто не мешало. Тогда вы действительно сможете сконцентрироваться на выполнении своих задач и достичь серьёзных результатов.