Обсудив в предыдущих статьях вопросы правильного подбора мебели для эффективной работы, самое время вернуться к науке эргономике, чтобы остановиться на не менее важных принципах создания рационального порядка в расположении предметов на столе и в других местах хранения.
Нельзя сказать, что я сам быстро пришел к выводу о необходимости внести какой-то порядок среди предметов и периферийного оборудования, которыми пользуюсь то чаще, то реже. Попытки повысить производительность труда и увеличить концентрацию внимания заставили меня пересмотреть порядок на столе и в местах хранения.
Проанализировав выполненную работу, я сделал выводы, изложенные ниже: это конкретные лайфхаки, которые позволят вам наладить эффективную работу в режиме удалёнки.
Почему важен порядок
Если думаете, что в том хаосе, или как вы его, быть может, называете рабочем порядке беспорядке вы сможете быстро найти нужное, то это заблуждение. Я ему тоже был подвержен до недавних пор, но понял, что рациональное расположение вещей полностью меняет ситуацию.
Объяснить стремление к порядку очень просто: в хаосе начинаешь отвлекаться на поиски, и внимание уходит от выполняемой задачи, стремясь переключиться на менее важную, но более легкую. Такова естественная реакция человека на сложности: переключение внимания. Таким образом, приоритетность прежде поставленной задачи падает, а вместе с тем нарастает стресс: задачу-то выполнить все равно необходимо, только время, отпущенное на ее решение, сокращается.
С чего начать?
Итак, начать стоит с того, что придется очистить все пространство стола, полок, ящиков, тумб, чтобы впоследствии снова наполнить их, но уже не хаотично, а осмысленно.
Очистили? Тогда мысленно представьте весь ваш рабочий ритуал, который вы выполняете ежедневно. Проследите, сколько нерациональных движений вам приходится делать и тратить время и энергию впустую только потому, что до чего-то не дотянуться, что-то мешает, а чего-то попросту невозможно найти.
Оцените объемность и удобство расположения уровней рабочей зоны и добавьте/уберите полки, ящики, столы. Поменяйте их взаимное расположение и высоту.
Отлично! Следующий шаг к осознанному порядку – возвращение предметов на места хранения и в рабочую зону. Но не спешите! Начните с главных инструментов. Как правило, это компьютер – монитор + системный блок + клавиатура + мышка. Выберите для них оптимальное расположение. Понятно, что с ноутбуком такая задача решается проще и быстрее 😊.
Дальше – больше: организуйте зону вокруг главных рабочих инструментов, располагая предметы в такой степени удаленности, которая прямо пропорциональна частоте их использования. Если принцип понятен, то под рукой у таких, как я, должны оказаться мобильный телефон, еженедельник или блокнот для оперативных записей, самый необходимый комплект периферийного оборудования: например, для меня это не принципиальный вопрос, но для некоторых моих коллег очень нужен МФУ – сканер, принтер и ксерокс в одном блоке.
Когда самые крупные и востребованные объекты расставлены по местам, придется разобраться с мелкими – канцелярией, инструментами, бумагами, периферией.
Кстати, если регулярно приходится иметь дело с часто меняющимися бумажными документами, освободите для них место на столе и не занимайте его ни при каких обстоятельствах.
Лайфхаки для поддержания порядка
Проверьте, чтобы все кабели и провода были убраны: воспользуйтесь специальными рукавами или другими приспособлениями, отверстиями в столе, чтобы все токоведущие и прочие кабели содержать в одном месте и в порядке.
Под рукой держите только необходимый минимум канцелярии и инструментов: все остальное уберите в ящики стола, руководствуясь принципом «чем реже использую, тем дальше кладу».
Пользуйтесь различного рода органайзерами – разделителями, холдерами, сегрегаторами, коробками, позволяющими компактно содержать расходные материалы, инструменты, канцелярию, бумаги.
Для размещения периферийного оборудования выберите отдельную плоскость помимо рабочего стола. Удобно, если такой стол можно будет перемещать в пространстве.
Регулярно сортируйте бумаги, разделяя их на неважные, помещаемые в архив и те, которые часто/редко бывают востребованы.
Заведите мусорную корзину, чтобы не накапливать отработанные бумажные документы и записи, своевременно их уничтожая.
Обзаведитесь сегрегаторами – специальными папками, рассчитанными на тематическое хранение бумаг в разном объеме. Чтобы было понятно, что и в какой папке хранится, обязательно подпишите их.
Не держите папки на столе – уберите их на полки. Размещая папки на полках, старайтесь придерживаться тематической близости в их расположении, чтобы потом не тратить время на поиски.
Освободите стол от сувениров, личных вещей – достаточно одного мотиватора, который не мешает, а помогает концентрироваться.
Для постоянного напоминания о степени приоритетности задач, удобно пользоваться не только электронными записными книжками, но и наглядными – например, пробковой, или меловой доской, где вы можете делать свои записи, либо прикреплять записки. Этот способ визуально доступнее и позволяет быстрее сориентироваться в потоке задач.
Кажется, ничего не забыл. Много существует мелочей, отвлекающих, мешающих, раздражающих, но как-то по ходу жизни начинаешь привыкать к ним и посвящаешь им в результате гораздо больше времени, чем важным делам. Поэтому ломайте свои привычки, наводите порядок и главное – не забывайте его поддерживать! Вы можете попробовать это уже сегодня!