Разберемся, всегда ли нужна уточненка, как она заполняется, как внести изменения в счета-фактуры, книгу покупок и книгу продаж.
Наталья Сапко
Куратор контроля качества,
аттестованный аудитор «Правовест Аудит»
- Всегда ли ошибка = уточненка по НДС
- Книга продаж и книга покупок: исправляем ошибки
- Корректируем ошибки, допущенные при заполнении счета-фактуры
- Заполняем уточненную декларацию по НДС
Всегда ли ошибка = уточненка по НДС
Не знаете, нужно ли исправлять ошибки в декларации? Предлагаем ответить на вопрос: «Пострадал ли бюджет?». Если из-за допущенного искажения бюджет недополучил НДС (т.е. сумма налога изменилась), то уточненная налоговая декларация по НДС – насущная потребность. А вот если недоплаты налога не произошло, то у налогоплательщика есть право внести исправление в декларацию, но нет обязанности это делать (п. 1 ст. 81 НК РФ).
Однако неверно думать, что можно избежать изменений в книге продаж и книге покупок, даже если на доходах бюджета ошибка не сказалась (иными словами, сумма «к оплате» не изменилась). В учетных регистрах по НДС корректность информации обязательна. Значит внести изменения в книгу продаж и книгу покупок однозначно придется.Когда же требуется исправить ошибки через направление уточненной декларации?
Ошибки, которые не влияют на размер НДС, не требуют уточненной декларации (см. рис. 1, 2):
- описки, опечатки, грамматические ошибки;
- неправильные реквизитные данные счета-фактуры;
- некорректный идентификационный номер налогоплательщика – стороны договора поставки при заполнении книги покупок и книги продаж (Раздел 8 или 9 декларации по НДС);
- пропущен или указан неверно номер таможенной декларации (его берут из счета-фактуры продавца (графа 11)) и др.
Если, проверяя кого-то из ваших контрагентов, налоговая инспекция выявит несогласованности между вашими данными о счетах-фактурах и имеющейся у проверяемых информацией, то вам дадут возможность пояснить, почему получились неувязки. Отвечая на запрос, вы сможете исправить ошибки в декларации (в разделах 8 или 9), которые не затрагивают числовые показатели, т.е. представлять “уточненку” в таких случаях не нужно.
Если в вашей учетной программе забита ошибка в адресе второй стороны по договору, но в соответствующей графе счета-фактуры все в норме, то для проверяющих не будет несоответствия между вашими сведениями и информацией контрагента по этому признаку. Дополнительно пояснять ничего не придется, достаточно исправить информацию в 1С (или внести исправления в ином программном продукте, который используется).
Ошибки в числовых данных декларации по НДС важнее технических ошибок. Первые устраняются строго через представление “уточненки”.
Дело в том, что общее правило, установленное п. 1 ст. 54 НК, позволяет пересчитывать налоговую базу и налоговые обязательства в текущем периоде, если из-за оплошности произошла уплата налога в более крупном размере, чем того требовали реальные обстоятельства. Но ликвидация “прошлой” ошибки в текущем периоде не предусматривается правилами заполнения декларации по НДС.
Т.е. если вы захотите в настоящем периоде исправить величину выручки прошедшего квартала, исходя из которой рассчитывается сумма НДС, то вы не сможете в этом периоде исправить информацию о выданном счете-фактуре в разделе 9 декларации по НДС (см. ниже рис. 3). Следовательно, невозможно будет осуществить правильное заполнение декларации по НДС.
Если же обнаружится проблема с вычетом НДС, на который плательщик вправе уменьшить сумму налога к уплате, то и в этом случае п. 1 ст. 54 НК не применяется к НДС, поскольку в результате исправления ошибки меняется только сумма НДС, а не величина налоговой базы.
Если выявилась ошибка прошлого периода в декларации по НДС, то такие ошибки можно корректировать строго в периоде, в котором они были внесены в декларацию.
Если налогоплательщик, несмотря на то, что законодательство этого не требует, желает подать “уточненку”, то прежде ему нужно соответственно исправить учетные регистры по НДС.
Книга продаж и книга покупок: исправляем ошибки
Книга продаж и книга покупок – регистры, используемые при расчете НДС. Исправить их нужно, даже когда бюджет от ошибки не пострадал.
Как заполнить книгу продаж и книгу покупок, см. в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137.
Если ошибки выявлены в прошедшем квартале, то в книгах покупок и книгах продаж должны появиться дополнительные листы (далее – доплисты) (п. 4 раздела II Приложения 4, п. п. 3, 11 раздела II Приложения 5 Постановления № 1137).
Рассмотрим оформление изменений в книгу продаж и книгу покупок, если изначально они были оформлены некорректно.
Не зарегистрировали выставленный счет-фактуру в книге продаж
Ошибка обнаружилась после заполнения декларации по НДС и ее сдачи.
Как исправить:
- оформляем доплист к книге продаж за период, в котором изначально нужно было зарегистрировать счет-фактуру;
- в доплисте к книге продаж указываем сведения о пропущенном счете-фактуре;
- оплачиваем неоплаченный в срок НДС и пени;
- сдаем “уточненку” за указанный период.
Счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологической последовательности в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2 раздела II Приложения 5 Постановления № 1137).
Счет-фактуру указали, но неверно написали сумму НДС к уплате в книге покупок или книге продаж
Получившийся факт больше/меньше записанного.
Как исправить:
- оформляем доплист к книге покупок или книге продаж;
- делаем в доплисте книги покупок или книги продаж «сторнировочную» запись о счете-фактуре;
- делаем в доплисте книги покупок или книги продаж правильную запись о счете-фактуре;
- перерассчитываем НДС;
- при необходимости уплачиваем недоплаченный НДС и пени;
- подаем уточненную декларацию по НДС.
Потребовалось отменить счет-фактуру, содержащийся в книге продаж
К примеру, такая ошибка может произойти, если в учетной программе будет оформлен документ «Реализация работ» и выданный счет-фактура, а заказчик не подпишет со своей стороны закрывающий документ. В итоге работы не приняты, а значит нет налоговой базы по НДС.
Как исправить:
- оформляем доплист к книге продаж;
- счет-фактура вписывается с минусовыми показателями.
Отсутствие счета-фактуры в книге покупок у покупателя и в книге продаж продавца не влечет налоговых последствий по НДС (Письмо ФНС РФ от 30.04.2015 года N БС-18-6/499@).
Не указали вычеты НДС в книге покупок
Важно понять, с вычетом какого типа имеем дело:
- переносимый вычет.
Для вычетов НДС, предъявленных поставщиками и уплаченных при ввозе товаров в РФ, налогоплательщику дается 3 года с даты взятия на учет полученных товаров/работ/услуг (п. 1.1 ст. 172 НК). В рамках одного счета-фактуры (ГТД) допускается частичный вычет НДС за различные периоды (см. письма Минфина России от 04.09.2018 № 03-07-11/63070, от 18.05.2015 № 03-07-РЗ/28263).
Иногда перенос разрешен, но единовременно, т.е. на несколько «кусочков» в разные периоды (кварталы) разбить вычет не получится. Речь идет о зачете НДС по нематериальным активам, основным средствам и оборудованию к установке (письма Минфина РФ от 04.09.2018 № 03-07-11/63070, от 26.01.2018 № 03-07-08/4269, от 19.12.2017 № 03-07-11/84699, письмо ФНС от 25.03.2019 № СД-4-3/5268@).
Время на предъявление вычета по НДС допускается сдвигать. В случае возвращения аванса/товаров вычет НДС разрешено использовать после внесения изменений в учете, обусловленных указанными обстоятельствами. Однако сделать это можно не позже, чем в течение 1 года после того, как аванс/товар возвратили (п. 5 ст. 171 и п. 4 ст. 172 НК РФ).
На протяжении трех лет можно обратиться за вычетом по корректировочным счетам-фактурам. Срок исчисляется с момента формирования корректировочного счета-фактуры (п. 13 ст. 171 и п. 10 ст. 172 НК РФ).
В вышеуказанных обстоятельствах налогоплательщик имеет выбор: либо заявить такие вычеты в текущем периоде (квартале), либо в уточненной декларации по НДС за соответствующий прошедший квартал. Но обязанности ее оформлять нет, как и риска потерять вычет из-за истечения предусмотренного законодательством срока; - вычет, который нет возможности отсрочить.
В частности, это касается незаявленного вычета по НДС, уплаченного налоговым агентом, или НДС по предоплате в счет предстоящей отгрузки товаров (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина России от 09.04.2015 № 03-07-11/20290).
Как исправить:
- оформляем доплист в книге покупок;
- указываем счет-фактуру в доплисте к книге покупок в том периоде (квартале), когда налогоплательщик исполнил требования для зачета суммы НДС;
- подаем “уточненку” (Письмо Минфина от 21.07.2015 № 03-07-11/41908, от 09.04.2015 № 03-07-11/20290).
Корректируем ошибки, допущенные при заполнении счета-фактуры
Ошибки в счетах-фактурах нужно исправлять в том случае, если они мешают корректно разобраться с тем, кто является продавцом, покупателем, какие товары/работы/услуги поставлялись/выполнялись/оказывались, сколько они стоили, какая ставка НДС должна была применяться и какую сумму в итоге составил налог. Если этого не сделать, то покупатель лишится возможности заявить НДС.
Как исправить:
- выставляем исправленный счет-фактуру, заполненный корректно. Его № и дата будут такими же, как были, однако в строке «Исправление» (1а) счета-фактуры будет указываться № и дата исправления. Ошибочные данные исправляются на верные;
- соответственно производим заполнение книги продаж. Порядок исправления зависит от того, когда происходит исправление ошибки. Если это происходит в квартале регистрации счета-фактуры, то запись делается непосредственно в книге продаж. Если период, в котором был зарегистрирован счет-фактура, закончился (например, начался следующий квартал), то исправление будет в доплисте к книге продаж. Подробнее об этом выше;
- производим заполнение и при необходимости подаем уточненную декларацию по НДС за соответствующий квартал, предварительно уплатив недоимку и пени.
Правила ведения книги покупок разрешают покупателям, получившим правильный (исправленный) счет-фактуру, воспользоваться возможностью вычета суммы НДС по этому счету-фактуре в том квартале, где был указан вычет НДС по некорректному счету-фактуре (п. п. 3-5, 9 раздела II Приложения 4 Постановления № 1137). Например, если дата оформления первоначального счета-фактуры – 18 мая (2 квартал) 2019 года, а исправление произошло только в 3 квартале 2020, то аннулировать счет-фактуру с ошибками и вносить запись о новом нужно в доплисте к книге покупок за 2 квартал 2019 года.
В уточненной декларации по НДС покупателю нужно заявить вычет по счету-фактуре, подвергнутому исправлению. Если этого не сделать, то налоговые данные продавца и покупателя будут иметь несоответствия. Следовательно, в ходе налоговой проверки вычеты, заявленные по счету-фактуре, требующему исправления, могут быть аннулированы со всеми неблагоприятными последствиями. Это обусловлено тем, что ошибочная стоимость товара и сумма НДС в счете-фактуре позволяют инспекции не принимать соответствующие налоговые вычеты у покупателя.
Даже если вы заявите вычет по некорректному счету-фактуре в сумме, которая окажется меньшей, чем сумма в исправленном счете-фактуре, все равно итоговая сумма вычетов будет превышена. Последствием станет занижение суммы НДС к уплате. Чтобы не допустить этого, нужно подать уточненную декларацию по НДС (п. 1 ст. 81 НК РФ).
Заполняем уточненную декларацию по НДС
Законодательство не содержит ограничений по времени, в течение которого можно подать уточненную налоговую декларацию по НДС. Неверно думать, что сам по себе факт неподачи уточненной декларации наказуем. Однако если ее не подать, когда это нужно, то итогом могут стать большие санкции за ошибки, исправление которых не произошло и они послужили причиной недоплаты НДС.
Однако для избежания ответственности недостаточно просто подать уточненную декларацию. До ее представления необходимо соблюсти 2 условия:
- сделать это нужно до обнаружения ошибки инспекцией и до того, как вы узнали, что в отношении вашей компании назначена выездная налоговая проверка (п. 1 и п. 4 ст. 81 НК РФ);
- на момент подачи уточненной декларации вам нужно заплатить недоимку по НДС и пени, которые возникли вследствие ошибки.
Порядок заполнения уточненной декларации закреплен в приказе ФНС от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@.
В уточненку по НДС включаем направленные раньше разделы и приложения, но с заполненными исправлениями. Если до этого какие-то части декларации, в которые сейчас требуется внести изменения, не представлялись, то они добавляются и заполняются.
На титульнике декларации, заменяющей первоначально сданную, нужен ее порядковый номер. Начиная с 4-го квартала 2020 г., в правилах заполнения будет уточнено, что нумерация уточненных деклараций по НДС должна обеспечивать ее сквозную нумерацию с изначальной декларацией за соответствующий квартал (приложение № 2 к приказу ФНС России от 19.08.2020 № ЕД-7-3/591@).
Заполнение разделов 1-7 декларации по НДС происходит, включая требуемые исправления. Ошибка в подсчете суммы налога в разделе 3 изначальной декларации приводит к исправлению раздела 3 и раздела 1 уточненного отчета.
Разделы 8-12 и приложения к разделам 8-9 содержат особую ячейку «001», заполняемую в уточненной декларации. Она указывает на актуальность данных в представляемом разделе. Подробнее о том, как ее заполнить, см. письмо ФНС от 21.03.2016 № СД-4-3/4581@. Цифра «1» указывает на действительность и достоверность данных раздела 8 и 9. А в приложениях к разделам 8 и 9 уточненной декларации по НДС указывается цифра «0».
В этих приложениях в уточненной декларации отражаются доплисты к книге покупок и книге продаж. Если был доплист к книге покупок или книге продаж, – в уточненной декларации оформляется Приложение №1 к разделу 8 (указываются данные из доплиста), если в наличии доплист к книге покупок или книге продаж – Приложение №1 к разделу 9.
Когда предоставляем уточненку, снова загружать данные в разделы 8 и 9 не требуется, при их заполнении в стоке 001 нужно написать «1» и, если это нужно, добавить к декларации по НДС соответствующие приложения к этим разделам.
ИФНС, получив уточненку по НДС с цифрой 1 в соответствующей ячейке, сохранит данные разделов 8-12 декларации по НДС из предшествующей налоговой декларации по НДС за данный период.
Если к книге покупок или книге продаж составлено несколько доплистов, в очередной уточненной декларации по НДС (Приложении № 1 к разделу 8 или 9) данные из указанных доплистов заполняются на 1 лист (п. п. 46.5, 48.8 приказа от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@).
Подводя итоги
Мы рассмотрели, как исправляются наиболее часто встречающиеся ошибки при расчетах НДС. Технически исправление – несложный процесс.
Гораздо труднее выявить эти ошибки, распознать налоговые риски, чтобы иметь возможность исправиться до того, как налоговая инспекция предъявит внушительную сумму претензий. Для этого иногда недостаточно возможностей бухгалтерии и собственных финансовых служб – необходимо посмотреть на расчеты и налоги «со стороны».
Системный комплексный аудит в нашей компании – это комплексный взгляд на ситуацию клиента в дополнение к стандартному аудиту. Наши аудиторы, эксперты по налогам и налоговые юристы проводят проверку каждый квартал, чтобы вы могли исправить ситуацию «в моменте», своевременно ликвидировать налоговые риски и найти финансовые резервы. Мы готовы консультировать по всем возникающим вопросам, в т.ч. как правильно заполнять документы, и разделить с вами ответственность за ошибки в выданных рекомендациях, если такие будут. В течение 3-х лет наши юристы будут защищать вас от налоговых претензий, а в случае применения налоговых санкций – дополнительная страховка «Ингосстраха» покроет их.