Контрольные вопросы:
- Что такое документооборот?
- Как оформляется дело?
- Каковы особенности оформления различных видов документов?
- Как хранятся дела?
Делопроизводство – это система документооборота.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная, сохраняемая предприятием или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Документооборот – это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающими между собой по каким-либо вопросам или в какой либо сфере.
Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.
В медицинских организациях делопроизводство ведется по единым правилам, изложенным в инструкции по делопроизводству, с которой должны быть ознакомлены под роспись все сотрудники.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей всех структурных подразделений.
Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных приказом ответственными за эту работу. Они обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате последних немедленно докладывают руководителю подразделения.
При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку имеющиеся у него документы, по указанию руководителя структурного подразделения, передаются другому сотруднику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в канцелярию.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство.
Правила ведения делопроизводства распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной и оргтехники.
ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Распорядительные документы:
- приказы,
- распоряжения,
- инструкции.
В целях эффективного использования средств компьютерной и оргтехники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы) а также на искусственных языках с использованием машинописных носителей.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
- При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
- Номера страниц должны быть проставлены посредине верхнего поля листа.
- Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа:
- наименование организации - автора документа,
- название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок),
- заголовок к тексту,
- дата,
- текст,
- визы,
- подпись.
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Документы оформляются на бланках медицинской организации (МО) и должны иметь установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов.»).
Устанавливаются два стандартных формата бланков документов:
А4 (210х297мм);
А5 (148х210мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке так и без него должен иметь поля мм:
30 – левое;
15 – правое;
20 – верхнее;
20 – нижнее
В зависимости от расположения реквизитов установлен вариант углового бланка
Источник: ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 для добровольного применения в РФ введен в действие с 1 июля 2018 г.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом или воспроизводить с помощью компьютерных и оргтехнических средств.
Помимо установленных образцов бланков, возможно использование бланков с эмблемой МО.
В МО применяются следующие виды бланков: приказ, распоряжение
Употребление бланков произвольной формы не разрешается.
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Наименование организации – автора документа
Наименование МО указывается в точном соответствии с Уставом МО, полное либо сокращенное.
Название документа должно соответствовать его содержанию.
Дата документа
- Датой документа является дата его подписания;
- для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия;
- для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения;
- для протокола – дата заседания (принятия решения);
- для акта – дата события.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом.
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.
Для обозначения даты используют восемь цифр:
2- на день, 2- на месяц и 4 на год.
Например: 08.09.2015.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в документах, удостоверяющих личность, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 февраля 2015 г.
Подпись документа
В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке и сокращенное – на документе, оформленном на бланке)
- личная подпись и ее расшифровка (инициалы ставятся перед фамилией).
В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставление косой черты перед наименованием должности.
Документы, направленные МО в вышестоящие органы и управления, другие организации, предприятия, учреждения подписываются главным врачом, либо уполномоченным на то лицом.
Согласование документа
Согласование документа может проводиться как внутри МО, так и вне ее.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), дату визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Для документа, подлинник которого остается в МО, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа подлинник которого отправляется из МО, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования документа располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, которым согласован документ (включая наименование МО).
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем МО.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения.
Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
В реквизите «Гриф утверждения» допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.
При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата – в дательном.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Полный почтовый адрес, указывается в соответствии с почтовыми правилами.
РЕЗОЛЮЦИЯ
В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора, резолюция и дата.
ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЙ К ДОКУМЕНТУ
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия и количество.
При наличии нескольких приложений они нумеруются:
Приложения:
1. Штатное расписание… на 4 л. в 1 экз.
2. Смета расходов… на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Приказ
Приказ – правовой акт, издаваемый главным врачом для решения основных и оперативных задач, стоящих перед МО.
Приказ может быть издан главным врачом или лицом, исполняющим обязанности главного врача, в случае его отсутствия.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-вспомогательного процесса и др. Приказы должны оформляться на бланке МО и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Употребление бланков произвольной формы не допускается. Приказ до подписания главным врачом считается проектом.
Приказы разрабатываются структурными подразделениями МО по поручению руководства или по их собственной инициативе.
Подготовка приказа включает в себя:
- изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
- подготовку проекта приказа;
- согласование проекта;
- подписание ректором;
- регистрацию.
Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект.
В обязательном порядке все проекты согласовываются с юристом (юридическим отделом). Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы.
На конечном этапе проект приказа подписывается главным врачом.
Приказ оформляется на бланке МО и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Текст приказов в таких случаях начинается со слова
П Р И К А З Ы В А Ю (пишется вразрядку строчными буквами с начала строки). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом
П Р И К А З Ы В А Ю, ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.
Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Распоряжение
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый главным врачом, либо уполномоченными на то лицами по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью МО (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.
Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказ,
вместо слова «П Р И К А З Ы В А Ю»,
указать «О Б Я З Ы В А Ю».
Протокол
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола пишется от руки или печатается и состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. Решение печатается или пишется от руки полностью.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.
Для регистрации протоколов должен быть предусмотрен журнал с пронумерованными страницами.
Служебное письмо
Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его совершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.
Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые «сопроводительные».
Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.
Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:
а) письма, требующие письма-ответа;
б) письма, не требующие письма-ответа.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («МО не возражает», «МО считает возможным»).
Порядок снятия и выдачи копий с документа
Копии с документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в МО и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.
При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк МО, номер, дата, содержание и т.д.)
В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия».
При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».
При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.
Печати ставятся таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.
КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Организация контроля
Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства МО, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.
Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы сделана на документе краткая запись об исполнении и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок;
- документы без указания срока исполнения – в месячный срок;
- если в документе имеется пометка «срочно», - то в трехдневный срок;
- поручения без указания конкретной даты исполнения – в месячный срок.
Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.
Исполненные документы помещаются в папку - регистратор «Отработанные документы».
Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции
Вся внешняя, внутренняя корреспонденция поступающая на имя главного врача, принимается и регистрируется секретарем.
При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.
При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа.
Штамп проставляется также на всех приложениях к документу.
На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
Документы, не требующие доклада руководству МО, направляются секретарем для исполнения в структурные подразделения.
Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.
Получив документы на исполнение, сотрудник МО должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) главным врачом МО или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа, несоблюдение требований исполнительской дисциплины, неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов
Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.
До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
Документы, подписанные ректором, и документы подписанные проректорами, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в канцелярии и направляются через органы почтовой связи.
Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах МО.
Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.
Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, секретарю (в канцелярию).
Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования. Конвертование корреспонденции и других почтовых отправлений производится канцелярией.
Регистрация документов
В канцелярии регистрируют входящую корреспонденцию, адресованную на имя главного врача; документы, адресованные в МО без указания конкретного адресата; исходящую от имени руководства МО.
Входящие документы регистрируют в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.
ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
В канцелярии и других структурных подразделениях МО справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции.
Журналы регистрации корреспонденции заводятся на документы, поступившие на имя главного врача и (или) в адрес МО и для исходящих из МО документов.
ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Печатание документов осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы.
В связи с автоматизацией документационных процессов в МО и работой подразделений на персональных компьютерах, исполнитель готовит проект документа.
Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей.
Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинописным способом, средствами персональных компьютеров.
Растиражированные типографским способом экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные (номер заказа, тираж, дата).
ОРГАНИЗАЦИЯ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ
Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами МО, изготовленные типографским способом, трудовые книжки.
Учет всех печатей и штампов, имеющихся в МО, ведется в специальном журнале.
Выдача печатей, штампов производится под расписку в соответствующих журналах учета.
Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
Ответственность за хранение и использование печатей, штампов в структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства.
Печати и штампы уничтожаются по акту.
Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатура дел МО – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в МО, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Номенклатура дел МО, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) МО, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного органа управления архивным делом и утверждается главным врачом МО.
При составлении номенклатуры дел МО следует руководствоваться Уставом МО, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием МО, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел МО.
В номенклатуру дел МО включены заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений МО, различного рода карточки и т.д.
Названиями разделов номенклатуры дел МО являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
Графы номенклатуры дел МО, его структурных подразделений заполняются следующим образом:
в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в МО цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются цифрами.
Например: 10-05, где 10 – обозначение структурного подразделения, 05- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел МО.
Графа 3 заполняется по окончании года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.
Дела в МО формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.
Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в МО осуществляется канцелярией и архивом.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса;
- группировать в дело документы года, за исключением переходящих дел;
- раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
- В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- дело не должно превышать 250 листов.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре.
На документе проставляются: отметка «В дело №…» дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
Экспертиза ценности документов в МО проводится при составлении номенклатур дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МО создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Функции и права ЭК МО, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается главным врачом.
Экспертиза ценности ежегодно осуществляется в структурных подразделениях МО с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК МО.
Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел МО с указанием сроков их хранения путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел «До минования надобности» и т.п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
Дела МО подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива МО.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.).
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛА
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
В каждом структурном подразделении МО описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива МО. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи МО, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);
- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах.
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛ
С момента заведения и до передачи в архив МО дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства МО. На выданное дело заводится карта – заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ МО
В архив МО передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
В своей деятельности архив МО руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, Положением об архиве МО.
Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача осуществляется по описям или номенклатурам дел.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному главным врачом.
Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом и сотрудника, передавшего дела.
Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.
Вместе с делами в архив МО передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись.