Арендовав что-либо у физлица (не ИП) – организация становится налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае она должна удерживать налог из арендной платы, перечислять его в бюджет и отражать это в НДФЛ-отчетности ( 2 НДФЛ и 6 НДФЛ).
Удержать НДФЛ из арендной платы и перечислить его в бюджет организация-налоговый агент обязана не позднее, чем на следующий рабочий день.
Обычно в начале договорных отношений арендодатель, как уже говорилось в предыдущих статьях, должен внести депозит (или обеспечительный платеж). Он выступает страховкой физлица на случай, если организация не выполнит какие-то свои обязательства по договору аренды. Депозиты могут вносится в счет оплаты последнего месяца аренды, или же для удержания из него суммы не исполненного арендатором в срок обязательства. Из такого депозита, например, могут погашаться долги по уплате штрафа за нарушение условий договора, по возмещению ущерба, нанесенного арендуемому имуществу, текущая задолженность по арендной плате и коммунальным платежам и т.д.
НДФЛ, удержанный с сумм арендной платы и всех прочих выплаченных арендодателю доходов, должен быть перечислен в бюджет по месту учета организации в ИФНС (или по месту налогового учета обособленного подразделения организации, в случае, если договор аренды подписан от имени руководителя ОП).
Депозит вносится в счет оплаты аренды за последний месяц.
В таком случае этот платеж является не только обеспечением исполнения обязательства арендатора оплатить последний месяц аренды, но также и авансом по арендной плате. Это так называемый депозит-аванс. Поэтому с аванса следует удержать НДФЛ и заплатить его в бюджет, не позднее, чем на следующий рабочий день.
Д 76.10 К 51 – уплачена сумма арендной платы за минусом НДФЛ
Д 68.01 К 51 – уплачена сумма НДФЛ за физлицо (так как организация выступает в роли налогового агента)
В договоре лучше называть такой депозит именно авансовым платежом в счет оплаты аренды за последний месяц, чтобы у физлица не возникало вопроса о том, почему из этого платежа удержан НДФЛ.
Если сумма депозита возвращена.
Например, по договору аренды организация вместе с оплатой первого месяца внесла депозит 100000 руб. Он должен быть зачтен в счет оплаты последнего месяца. При перечислении этого депозита организация удержала и заплатила в бюджет сумму НДФЛ в размере 13000 руб. Поэтому арендодатель-физлицо получило только 87000 руб. Договор аренды решили расторгнуть досрочно по обоюдному решению сторон. Поэтому депозит арендодатель-физлицо должен вернуть организации на ее расчетный счет. Естественно, физлицо перечисляет только ту сумму депозита за вычетом НДФЛ, которую получило от организации ранее. В нашем случае это 87000,00. А организация, в свою очередь должна подать в ИФНС заявление о возврате излишне перечисленных в бюджет средств в размере 13000 руб., либо о зачете этих платежей в счет будущих налоговых платежей. Также организации следует предоставить в ИФНС уточненный расчет 6-НДФЛ за период, в котором была отражена выплата физлицу депозита-аванса, убрав его сумму из доходов. В таком случае, при аннулировании дохода у физлица в виде выплаченного депозита, в лицевом счете организации возникнет переплата по НДФЛ, и налоговая инспекция удовлетворит заявление организации о возврате или зачете излишне уплаченной суммы НДФЛ.
Если депозит-аванс зачтен в счет не облагаемого НДФЛ платежа.
Иногда по условиям договора депозит идет в счет оплаты последнего месяца только в том случае, если за арендатором во время аренды не возникнет никаких долгов. Если же какой-либо долг появляется, то он погашается за счет депозита, а последний месяц аренды оплачивается так же, как и все остальные месяцы. Из такого депозита безопаснее тоже удержать НДФЛ, так как эти деньги в любом случае впоследствии останутся у арендодателя-так же, как и в случае с депозитом-авансом.
Однако, если впоследствии имуществу арендаторы был нанесен реальный ущерб, либо требуется возместить арендатору суммы коммунальных услуг, стоимость которых зависит от объема их реального потребления (на основании показаний счетчиков) и по договору не является частью арендной платы, то такой депозит может быть зачтен в счет исполнения такого обязательства арендатора. Причем, погашение такого рода обязательств не приводит к образованию дохода у физлица. Поэтому, в этих случаях, НДФЛ, удержанный и перечисленный ранее в бюджет, организация должна будет вернуть себе из бюджета либо зачесть в счет своих будущих платежей, как было описано выше.