Сегодня поговорим о самых распространенных ошибках бухгалтеров, с расскажем о том, как их избежать.
Доначисление налогов
Вся проблема состоит в том, что доначислить налоги могут не только из-за ошибок предпринимателя или бухгалтера. Также причиной часто становится ненадежный контрагент, которого вы не проверили. Случаев, когда ФНС признает вашего партнера ненадежным очень много. Последствием являются доначисление налогов на прибыль, НДС, плюс ко всему возможен еще и штраф. Ранее бухгалтера не проверяли контрагентов. Практически никто из бухгалтеров не знает, как проверить партнера компании, да и где искать нового. И полагаются они на стандартную схему работы: менеджер проверил контрагента, заключил с ним договор – значит всё нормально. Как избежать такой ошибки? Вам, как предпринимателю, необходимо утвердить четкий регламент проверки всех ваших партнеров. Поручите главному бухгалтеру ежемесячно проводить сверку с покупателями и поставщиками. Когда сверяете акты, то особое внимание обращайте на расхождение в цифрах, и обязательно требуйте объяснений.
Блокировка счета
Бывают и такие случаи нарушения, когда ФНС полностью блокирует счет. А из-за этого вам будет отказано в любом банке до тех пор, пока ФНС не разрешит вам снова пользоваться счетом. Приостановить денежные операции на вашем счету ФНС может из-за:
неуплаты налогов;
не погашения штрафов;
не сдачу вовремя налоговой отчетности.
Кстати, в каждом подобном случае могут случатся и технические сбои, поэтому сначала нужно проверить все ваши платежные операции в банке, действительно ли не заплатили налоги или подтверждение сдачи отчетности. Если бизнес зарегистрирован как ИП, то помимо делового счета ФНС заблокирует еще и личный счет. Как избежать ошибки? Держите под контролем все письма и распоряжения из ФНС. Перед тем как «наказывать» предпринимателя, налоговая служба предупреждает о ваших проступках. Не поручайте никому заниматься распределением обязанностей по уплате налогов. Лично распределяйте письма из ФНС между сотрудниками, контролируйте отчетность и т.д.
Потеря бухгалтерской базы, без возможности ее восстановления
База – это настолько важная информация для компании, что ее восстановление для предпринимателя покажется настоящим ужасом. Даже небольшая ее потеря может привести к некорректной работе всей базы. Если она хранится на отдельном компьютере, то уничтожиться может из-за вируса, переустановки операционной системы и т.д. Особенно опасны ссоры с бухгалтером, который из-за злости может ее удалить. Такое допустить нельзя. Как избежать ошибки? Даже ваш главбух не должен иметь к базе полного доступа. Разграничьте его права в базе, чтобы он мог добавлять и удалять лишь нужные ему данные. Каждый пользователь должен иметь свой пароль и логин, таким образом можно будет запросто отследить, какой сотрудник, когда и что вносил в базу. Также добавьте ежедневное копирование базы на резервный носитель. Посмотрите на то, как бухгалтер хранит документы. Все они должны оставаться в офисе, уносить с собой их нельзя. Чтобы база прослужила вам намного дольше, постарайтесь следить за тем, чтобы в ней был порядок. В отдельной папке хранились накладные, в другой – счета, в третьей – платежные документы.
Как еще защитить свой бизнес от ошибок в бухгалтерском учете:
- Хотя бы раз в неделю делайте собрания с бухгалтерами, где они смогут озвучить вам свои предложения, трудности и проблемы. Поручите им к собраниям готовить мини отчеты: сколько было поставок, как обстоит ситуация с налогами, партнерами и т.д.
- Лично контролируйте все финансовые переводы. Никому не доверяйте подписывать платежные поручения. Также можно поручить бухгалтеру составлять отчеты и по этому. Благодаря такому отчету вы сможете сверять ваши траты.
- Не совмещайте учеты: бухгалтерский и управленческий. Если у вас бизнес масштабный, то постарайтесь эти учеты разделить. Заниматься ими должны разные сотрудники. Наиболее правильнее будет, если бухгалтерским учетом будет заниматься – бухгалтерия, а управленческим – финансовый отдел.
- Следите за документооборотом. Утвердите даты сдачи накладных, отчетов, актов и т.д. Когда сотрудники знают, что подача документации регистрируется в журнале «под подпись», они понимают, что будут нести ответственность за ее отсутствие лично. Если бухгалтеру зададут вопрос: «где первичка по этой операции?», он может смело отправить в журнал и показать, что сотрудник ее не сдал. Расчетные ведомости изучайте лично, и также лично подписывайте. Не все предприниматели этим занимаются. Но во время проверок спрашивать будут именно с вас, поэтому вы должны понимать, что творится с вашим бухгалтерским учетом.
А какие ошибки знаете вы? Пишите в комментариях, ставьте лайки и подписывайтесь!