Продолжаем делиться инструкцией по удаленной работе, с которой вынужденно столкнулись сотрудники и руководители как крупных холдингов, так и небольших компаний.
Как руководителю перевести сотрудников на удаленную работу
1. Создать документ, в котором прописать план и правила удаленной работы, дать ознакомиться и подписать каждому
2. Составить новое расписание дня, (например, каждое утро руководитель каждого отдела созванивается с сотрудниками на 10-15 минут, рассказывает новости и выслушивает план каждого на день; по пятницам - общий созвон)
3. Выбрать официальные каналы (почта, мессенджеры) для общения.
4. Составить отдельный план работы для IT-отдела, которому (вероятно) придется много помогать остальным сотрудникам по всяким удаленным задачам
5. Проработать страхи подчиненных, которые могут возникнуть. Например:
- Меня уволят
- Мне понизят зарплату
- В новом режиме я не смогу хорошо работать (и меня уволят)
6. По итогам первых дней собрать обратную связь у каждого сотрудника:
- Удалось ли обустроить рабочее место?
- Все ли работает технически (компьютер, мессенджеры, интернет)?
- Какие проблемы возникли и как их можно решить?
7. Быть готовым к дополнительным расходам: (лицензии для ПО, безопасность, необходимое оборудование)
Как ставить задачи?
1. Выбрать пул задач, над которыми команда будет работать в ближайшее время.
Те, которые требуют минимального обсуждения вживую.
2. Составить для каждого сотрудника (или каждого отдела):
- Свой график отчетности
- Метрики
- KPI
3. Проговаривать голосом, кратко дублировать письменно.
Когда в день один звонок или одна задача - кажется, что все легко удержать в голове. Но в течение рабочего дня у каждого из сотрудников набегает тонна таких задач, звонков, сообщений. Не стоит рассчитывать на свою память (и перегружать ее). Записывайте! Коллеги скажут вам спасибо.
4. Ставить четкие сроки.
Это поможет каждому лучше распределять свою нагрузку и очень дисциплинирует.
5. Больше наблюдать.
Удаленка - хорошая возможность проверить своих сотрудников. Как правило, если человек хорошо справляется на удаленке, значит, он и в офисе молодец. А если не справляется, скорее всего, у него есть проблемы и в офисе.
Как контролировать?
1. Совместно выбрать самую удобную для большинства программу постановки и контроля задач
2. Запретить работать в нерабочее время (если очень надо - не отвлекать коллег)
3. Выделять время для ответов на вопросы
4. Продумать юридически моменты оформления новых трудовых отношений. Например, подписать с сотрудниками дополнительное соглашение к трудовому договору или переоформить особый трудовой договор о дистанционной работе.
Что важно и необходимо указать:
- Условия использования оборудования, личного или рабочего
- Перечислить мессенджеры, CRM-системы, средства связи и названия отчетов, которые необходимо использовать
- Порядок отчетности
- Режим работы
- Упоминание о том, что работа происходит дистанционно, работник физически находится не на территории работодателя.
Полную версию руководства по удаленной работе читайте в нашем блоге.