Директор и единственный учредитель в одном лице: особенности трудовых отношений
Ситуация, когда учредитель является в то же самое время директором и единственным работником ООО - не такая уж и редкость. При этом возникает много нюансов по оформлению трудовых отношений между юридическим и физическим лицом. Рассмотрим в данной статье – нужно ли оформлять трудовой договор, как правильно начислять заработную плату и какую необходимо сдавать отчетность.
Оформление трудового договора
Вопрос – нужно ли подписывать трудовой договор с директором, который является единственным участником общества, на сегодня однозначно не урегулирован.
В письме Роструда от 06.03.2013 г. № 177-6-1 указано, что в таком случае у директора отсутствует работодатель, и он не может подписать трудовой договор сам с собой. Чиновники ссылались на статью 273 ТК РФ, которая говорит о том, что на руководителя не распространяются общие нормы трудового законодательства, если он является единоличным учредителем.
Этой же позиции придерживалось и Минздравсоцразвития в письме от 18.08.2009 № 22-2-3199.
Минтруда в письме от 16.03.2018 N 17-4/10/В-1846 указывает, что директор -единственный учредитель фактически находится в трудовых отношениях с организацией. Но об обязательности заключения с ним трудового договора в данном разъяснении тоже ничего не говорится.
Хотя можно сказать, что директор в качестве работника выступает как физическое лицо, а со стороны ООО - как представитель работодателя. Поэтому заключение трудового договора не нарушает никаких норм закона (постановление ФАС СЗО от 19.05.2004 № А13-7545/03-20).
На сегодня возможны три подхода к оформлению трудовых отношений директора-учредителя и ООО:
- Директор признает, что у него есть трудовые отношения с организацией, и заключает сам с собой трудовой договор.
- Директор осуществляет свою деятельность без заключения трудового договора.
- Директор признает трудовые отношения с организацией, и осуществляет их на основании решения учредителя (Письмо Минфина от 20.11.19 № 03-12-13/89698). Договор не заключается.
Каждый собственник компании вправе сам выбрать тот вариант, который его наиболее устроит.
Заработная плата
Начисление заработной платы во многом зависит от применяемого подхода к оформлению трудовых отношений.
Первый и третий варианты означают, что заработная плата директору начисляется, т.к. ее размер должен быть указан в договоре или же в приказе о назначении. Кроме того, ежемесячно нужно производить и отчисления по НДФЛ и страховым взносам. Также в этом случае необходимо оформлять все другие документы, связанные с выплатами сотруднику: штатное расписание, расчетные листки, платежные ведомости и т.п.
Второй подход означает отсутствие оформленных трудовых отношений и заработной платы. Но в таком случае весьма вероятны вопросы со стороны контролирующих органов. Особенно, если фактически деятельность ведется, а заработная плата и налоги - не выплачиваются.
Но есть законный способ не платить зарплату и взносы: отправить директора в неоплачиваемый отпуск. Срок такого отпуска и причину нужно обязательно указать в приказе. Этот способ хорош тем, что его можно использовать неограниченное количество раз. Но на момент совершения любой сделки или начала ведения другой деятельности директор должен приступить к работе.
Заработная плата директора, как и любого сотрудника, не может быть ниже МРОТ. Однако никто не запрещает назначить директору достойную зарплату, а затем принять его на неполную ставку, указав ее в приказе и в договоре.
Наряду с заработной платой директору-собственнику можно начислять и дивиденды. Плюсом в данном случае будет являться то, что эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
Но стоит помнить, что дивиденды можно выплачивать не чаще, чем ежеквартально. Если платить их ежемесячно, то налоговая инспекция переквалифицирует этот доход директора в заработную плату и доначислит страховые взносы, а также пени и штрафы.
Также для начисления дивидендов нужно, чтобы компания работала с прибылью. Т.е. должна вестись деятельность, поэтому полностью заменить выплату зарплаты дивидендами не получится.
Отчетность по персоналу и заработной плате
Юридические лица сдают немало отчетности, связанной с персоналом. В случае, когда в штате есть только директор, возникает вопрос – а нужно ли заполнять весь набор отчетных форм? Ведь ИП без наемных работников могут не направлять в контролирующие органы значительную часть отчетов. Однако в случае с ООО и единственным работником в лице директора эта привилегия не действует.
- Расчеты по страховым взносам РСВ и 4-ФСС.
Понятно, что если трудовой договор с директором был заключен и ему ежемесячно начисляется заработная плата, то эти отчеты сдавать необходимо.
В иной ситуации, казалось бы, не возникает повода сдавать отчетность – ведь заработная плата не начисляется и страховые взносы – тоже. Однако законодательство не предусматривает освобождение страхователей от обязанности сдавать отчеты при отсутствии облагаемой базы. На это указывает Минфин РФ в письме от 18.06.2018 № 03-15-05/41578.
Поэтому при отсутствии выплат в пользу директора компания все равно обязана сдавать нулевые формы РСВ и 4-ФСС.
- Формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Эти отчеты, в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, должны сдавать налоговые агенты по НДФЛ, т.е. те бизнесмены, которые производят выплаты в пользу физических лиц.
А если выплат не было – то нет и статуса налогового агента. Поэтому компания, которая не начисляла и не выплачивала зарплату в отчетном периоде, может не отчитываться по НДФЛ (письмо ФНС РФ от 23.03.2016 г. № БС-4-11/4901).
Но если компания ранее вела деятельность и сдавала отчеты, а затем приостановила работу, то лучше сообщить об этом налоговикам. Для этого достаточно направить в ИФНС письмо в свободной форме. Но можно «подстраховаться» и сдать нулевой отчет (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).
В противном случае налоговики могут оштрафовать компанию на 1000 рублей за каждый месяц просрочки, и, что самое неприятное – заблокировать счет (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
- Отчеты СЗВ-М и СЗВ-стаж.
На сегодня по поводу персонифицированной отчетности Минтруда РФ и пенсионное ведомство придерживаются единой точки зрения. ПФР в своем письме от 06.05.2016 № 08-22/6356 отмечает, что считает директора- единственного учредителя застрахованным лицом, даже при отсутствии трудового договора и выплат в его пользу. Об этом же говорит и Минтруда в письме от 16.03.2018 N 17-4/10/В-1846.
То есть, сдавать формы СЗВ-М (ежемесячную) и СЗВ-стаж (годовую) придется в любом случае. Иначе ООО будет вынуждено регулярно оплачивать штраф в размере 500 руб. На самого директора, как на ответственное лицо, будут наложены отдельные штрафные санкции в сумме от 300 до 500 руб. по ст. 15.33.2 КоАП РФ.
Поэтому формы действительно проще сдать, чем каждый месяц встречаться с контролирующим организациями. Тем более, что эти отчеты в основном содержат в себе простую и практически неизменную информацию о персональных данных работника.
Итоги
Можно придерживаться различных точек зрения на оформление трудовых отношений с директором - единственным учредителем.
Однако наиболее безопасная позиция, при которой со стороны налоговиков и других контролирующих органов вопросов точно не возникнет, такова: трудовой договор нужно оформить, зарплату и страховые взносы - начислять, отчетность - сдавать.
В случае, если деятельность не ведется, директор может отправить себя в неоплачиваемый отпуск, но отчеты, за исключением форм по НДФЛ, сдавать все равно придется.