Сейчас я слабо верю в то, что можно взять готовую система Аллена, Фридмана или Архангельского и начать по ней жить. Верил в это долго, пока не осознал, что у меня в основном «случается» и очень редко «запланировано». В итоге, вспомнив всю добрую сотню книжек, которые были прочитаны и прослушаны, делаю свое. Именно делаю, потому что продолжаю добавлять, убирать, переписывать. Думаю, что так будет всегда, потому что жизнь, ее ключевые задачи и приоритеты постоянно меняются и приходится это учитывать в том, что я делаю каждый день.
Работающая система позволила хорошо разгрузить оперативную память - я не держу в голове многие факты, встречи и мысли. Все хранится в положенном месте. Еще ни разу не было такого, чтобы мои собеседники не понимали меня, когда я уточняю что-то в своих записях, таблицах или схемах, скорее наоборот, это работало в мою пользу. Мои ответы воспринимались как более аргументированные.
Сейчас я вижу как мои друзья и знакомые поделились на 2 лагеря: те, кто мучается «коробочной» версией, при этом бессознательно переделывает систему под себя; и те, кто разочаровавшись в какой-то «религии», вернулись в простому списку и как-то держатся на плаву.
Зачем вообще нужна такая система? Зачем вообще мы планируем?
Думаю, что основная цель всех этих действий - стать счастливее. Самое важное во всех ежедневных действиях - это вечернее ощущение сделанного, постоянное ощущение контроля над ситуацией, и понимание куда ты идешь.
Я знаю, когда буду гулять с дочерью, когда буду заниматься созерцанием, а когда писать новую статью.
Вся система сложилась из большого количества маленьких кирпичиков. Не могу сказать, какой кирпичик ключевой, но точно знаю, что система работает, только потому что каждый кирпичик на своем месте.
Какие требования к системе я предъявляю?
- Возможность рассуждать
Мне сложно постоянно оставаться в рамках списков или таблиц, я хочу иметь возможность рассуждать — т. е. писать и рисовать в произвольной форме, при этом сохраняя все эти «наработки» в оперативном доступе. В них рождаются идеи, формируются планы. Рисовать блок-схемы, выстраивать последовательности искать простоту — мне это важно. Возвращаясь к предыдущему пункту, я хочу именно "как-то" нарисовать себе общую картину, я не хочу думать о том, как это технически реализовать в конкретной программе и что делать если программа не имеет такой функции.
Мой одногруппник вел лекции в КПК — очень быстро набирал их стилусом, вот только когда надо было рисовать график — получалось у него так себе
- Аналитика
Это, кстати, самое интересное. Все планирование нужно чтобы чувствовать себя сегодня счастливее чем вчера. Поэтому система должна давать однозначные ответы на такие вопросы:
1. Как стать счастливее;
2. Когда делать, а когда — не делать;
3. Когда нужно отложить на завтра.
Эффективность и скорость закрытия проектов — это все про счастье в конечном счете.
А еще система должна быть объективна! Пусть мне кажется, что я сегодня сделал очень много, вот только цифры говорят обратное и спорить с ними бесполезно.
Мне не нужны напоминания, потому что о том, что действительно очень важно я не забываю никогда, а для остального есть система, которой я доверяю. Кстати, это было самым важным и трудным. В тот момент когда стало получаться было очень сложно убедить себя остановиться и довериться тому, что работает и показывает результаты.
У нас с отцом есть традиция, когда он интересуется тем, что я сделал. Раньше он легко находил нерешенные вопросы, забытые факты и прочее не сделанное. Очень хорошо помню момент, когда на семь его последовательных вопросов: «А вот это ты сделал?», я ответил утвердительно. Именно в тот момент я понял, что система работает. Да я таки упустил 2 вопроса, но счет был 7-2 в мою пользу и это была победа моей системы.
- Простота внесения данных.
Я хочу иметь возможность быстро записать. Всегда и везде. За рулем, в кафе, на морозе, при ярком солнце, и даже когда меня во сне озаряет великая мысль.
Во многом, именно поэтому, у меня не прижилось ни одно специальное мобильное приложение — в них можно быстро записать, но для нормальной работы надо ставить теги, раскладывать в папки, ставить напоминания, в общем — долго. Кому-то нужно видеть всю историю коммуникаций с человеком. Мне не нужна CRM на друзей и знакомых, я не хочу получать уведомления от программы со списком покупок, когда еду мимо Ленты и работать по 20 минут.
- Учет всей жизни
Идея А. Фридмана, которой я пользуюсь ежедневно. Нельзя планировать только рабочие моменты, оставляя личное без внимания. Мне даны сутки и на работу над проектами, и на хобби, и на личное развитие, и на то, чтобы побыть с семьей и друзьями — только одни сутки. Из которых 7 часов я сплю, и, примерно, 2 часа провожу за рулем. Я не хочу переключаться между проектами, иметь 25 разных календарей и 100 списков — это не работает, я проверял!
- Скорость переключения между стратегией и тактикой.
Я регулярно смотрю, что мне нужно сделать через 2 часа, куда ехать завтра утром и когда я могу назначить встречу с замерщиками кухни. Одновременно с этим я должен понимать на каком этапе находится ведение стратегии маркетинга на этот год, когда мне нужно определиться с материалом для фасада, а когда отдать строителям проект в просчет. Система должна как матрешка легко раскладываться от больших смыслов: « к концу года вырасти в 1,5 раза и быть хорошим папой» до сегодняшнего «заказать визитки и накачать колеса у коляски».
Уверен, что все можно оптимизировать, оцифровать, делать проще и еще много чего, но самое важное то, что система работает, а значит со временем она будет становиться лучше, точнее и вероятно проще!
Уверен, что о каждом из инструментов вы слышали и может даже пользуетесь.
Что в итоге осталось?!
Я выбрал только те, которые просты и работают. Я регулярно пользуюсь 4 инструментами:
- Блокнот
- Google Calendar
- Одна большая карта Mindmap
- Лист формата а5
Также есть большая архивная папка и Excel документ, которыми я пользуюсь примерно один раз в месяц.
Блокнот нужен для ежедневной работы. Каждую страницу делю на 2 части (привет, Глеб Архангельский). В левой — всё, что жёстко привязано ко времени, в правой — всё, что не имеет временной характеристики, но должно быть сделано.
Долго учился как кратко, но ёмко записывать задачу. SMART не нужен, но « Мама список» — очень плохой вариант. Из блокнота жёсткие задачи переносятся в календарь. В этом же блокноте — freewriting.
Кстати, чем корить себя за регулярное переписывание, решил, что мне так удобнее и я так живу. Тренирую принятие! Поэтому не переживаю, а смиренно переписываю и выполняю по мере сил своих. Как результат — каждый третий список состоит из новых пунктов примерно на 70%.
И ещё бонусы: у меня всегда есть неплохой backup и offline доступ ко всем мечтам и идеям. Усталость от экрана бывает у всех — чашка кофе, блокнот, ручка — и у меня достаточно инструментов, чтобы работать; а ещё я немного параноик и не хочу зависеть от электричества, доступности серверов и качества сборки жесткого диска.
Чаще всего говорят, что в случае использования такого варианта записи не конвертируются, ими нельзя поделиться. А ещё блокнот можно забыть.
Вот только я совершенно не хочу делиться своим графиком со всеми подряд, а те с кем хочу — и так знают где я.
Кратко о freewriting. Ключевое здесь — научиться не ограничивать себя. Хватать за хвост кусочек мысли и записывать его. Если мне о чём-то подумалось — я это запишу. Я описываю как проходят дни, в каком состоянии находятся проекты. В карту и календарь я переношу то оптимальное решение, которое нахожу именно тут. Благодаря этому блокноту я позволяю себе редактировать и карту и планер, поэтому в них всегда попадает оптимальное решение в текущий момент времени.
В блокноте хранятся бесчисленные списки того, что надо сделать, что нельзя забыть. Список того, о чём я мечтаю, какие книги нужно прочитать и фильмы посмотреть. На этапе недельного планирования я провожу в этом блокноте достаточно времени, чтобы ничего не упустить и все учесть.
ЛИСТ бумаги
Это основной инструмент! Если я не успел записать свои рассуждения в блокнот или не буду работать в соответствии с планом этого дня - я просто отмечу это в ЛИСТЕ.
ЛИСТ - это таблица, где в строчках действия, которые я хочу выполнять каждый день, а в столбцах даты текущего месяца. И в конце дня я просто ставлю галочки: работал по плану дня - отметил, встал до 8 утра - отметил. и так каждый вечер.
Вот сколько я книг прочитал - этого инструмента я нигде не видел. Но в то, что я придумал его сам я не верю тоже. Если читали про такое - напишите в комментариях!
В начале месяца я прописываю те действия, в которых хочу добиться регулярности. Требование всего одно: в конце дня должно быть объективно понятно закрыта задача или нет. «Выпито 4 стакана воды», «Сделана зарядка».
Самое коварное - это задачи для регулярной работы - «развитие бизнеса»,например. Стало намного проще, когда я решил, что в конце дня я могу поставить галочку если есть физически ( ну почти) ощущаемый результат. А он всегда есть. Написанный документ, распечатанные скрипты, сделанный план, принятая поставка. Если такого ощущаемого факта нет - цель не закрыта.
Сюда же я отмечаю по 5ти бальной шкале 3 показателя: физическое состояние, эмоциональное состояние и "как работают мозги". Не очень задумываясь, именно субъективное ощущение.
Все, что мне достаточно сделать это каждый день ставить от 15 до 25 галочек. И тогда я все контролирую.
Я легко позволяю себе не записывать свои мысли- просто понимаю последствия этого. Могу достаточно плотно запланировать половину недели, а в пятницу иметь свободный день, потому что «ненапланировал».
Но ставить эти ежедневные галочки - критически важно. И в этом и есть наверное ключ к успешности работы всей системы.