«Что за чушь – писать сопроводительное письмо?» - спрашивает меня один знакомый менеджер среднего звена. – «Ведь и так понятно, зачем я отправляю свое резюме на размещенную вакансию!»
Что ж, сложно не согласиться с такой логикой. Однако, работодатели, по-прежнему, хотят видеть от кандидатов письма, сопровождающие их резюме. Что это? Глупость или лень рекрутеров, которые не желают утруждать себя чтением полного резюме и жаждут его краткого изложения в письме? А может быть, это дань моде – все требуют, потребуем и мы?
Так зачем же нужны эти самые сопроводительные письма? Как следует писать их правильно? И что стоит за этим, кажущимся, на первый взгляд, странным, требованием работодателя?
Давайте разбираться!
Многие кандидаты при поиске работы игнорируют возможность личного обращения к работодателю при помощи сопроводительного письма. Часто это происходит не от того, что соискатель не хочет или не считает нужным это делать, а просто в силу непривычности этого действия. Ведь нас, как правило, никто и никогда не учил писать сопроводительные письма к своему резюме. Многим из нас вообще довольно сложно дается эпистолярный жанр, да еще рекламного характера.
А ведь сопроводительное письмо – это не что иное, как ваша реклама – обращение к потенциальному работодателю, которая должна привлечь его внимание к вашей кандидатуре посредством прочтения вашего резюме.
Итак, каковы правила составления сопроводительного письма? О чем в нем стоит писать? А о чем лучше вообще не упоминать? И какие обороты речи лучше всего использовать?
· Правило ПЕРВОЕ: сопроводительное письмо должно иметь строгую структуру.
Это означает, что любое письмо, сопровождающее резюме должно включать в себя следующие части: приветствие – обращение; основная часть, включающая информацию о рассматриваемой позиции, источнике информации о вакансии, опыте работы, знаниях и навыках кандидата, мотивации занять эту должность; заключительная часть – прощание, которая включает благодарность за внимание, выражение уважения и контакты соискателя.
· Правило ВТОРОЕ: сопроводительное письмо должно быть ёмким и коротким.
Некоторые специалисты по управлению персоналом советуют писать сопроводительные письма объемом чуть более половины страницы, в иностранных источниках я встречаю рекомендации составлять письма объемом не менее страницы машинописного текста. Однако не советую следовать им. Вернее этой рекомендации можно и даже нужно придерживаться только в случае, если компания – работодатель требует сопроводительное письмо, в котором необходимо ответить на конкретные вопросы.
· Правило ТРЕТЬЕ: соблюдайте в сопроводительном письме формальный, деловой стиль.
Поиск работы невозможно вести без некоторой самоиронии и чувства юмора. Однако,
сопроводительное письмо – не то послание, в котором сразу стоит демонстрировать эти свои качества. У вас еще будет возможность проявить себя на собеседовании. А потому в письме следует соблюдать формальный деловой стиль изложения. Не стоит злоупотреблять сложноподчиненными предложениями с обилием причастных и деепричастных оборотов. Чем проще вы напишите, тем лучше. Но просто – не значит примитивно! Под словом «просто» в данном случае я понимаю четкую структуру, ясность и логичность излагаемой мысли и однозначность толкования используемых в письме фраз и выражений.
· Правило ЧЕТВЕРТОЕ: сопроводительное письмо должно быть написано грамотно.
Еще одно важнейшее правило – соблюдение орфографии и пунктуации. Поверьте,
грамотность – немаловажный фактор успеха в деле поиска работы. Вы можете не обладать врожденной грамотностью, писать в своей обычной жизни с ошибками, но ошибаться в сопроводительном письме – просто не имеете права! Используйте текстовые редакторы и помощь друга – филолога для проверки вашего сопроводительного письма. Поверьте, как бы хорошо не было написано ваше резюме, до его прочтения дело может не дойти, если ваше сопроводительное письмо будет полно ошибок.
· Правило ПЯТОЕ: для разных работодателей разные сопроводительные письма.
Конечно, когда ищешь работу и отправляешь свое резюме в десятки компаний, писать сопроводительное письмо каждый раз почти невозможно. На это потребуется не только много времени, но и недюжинная смекалка, огромный словарный запас и незаурядные способности в стилистике.
Но даже если вы – счастливый обладатель всех этих качеств, я очень сомневаюсь, что у кого-то банально хватит терпения писать сотни разнообразных сопроводительных писем. Да и не к чему это, честно говоря!
Так о чем тогда гласит пятое правило? О том, что писать разные сопроводительные письма разным работодателям следует тогда, когда работодатель ставит ограничительное условие на прием резюме – только с сопроводительным письмом. Именно в этом случае важно не просто копировать текст из одного письма в другой, а каждый раз - создавать новое, предварительно внимательно изучив объявление о вакансии и сайт потенциального работодателя.
Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не является обязательным условием, а скорее представляет собой просто часть культуры деловой переписки, вполне допустимо пользоваться шаблоном, который вы можете составить заранее по описанной выше схеме. В таком шаблоне важно только не забывать менять название компании, вакансии и источника, из которого вы о ней узнали.
Стоит ли формировать у себя навык писать сопроводительные письма? Пожалуй, нет. Именно так. Не удивляйтесь! Ведь если вы не обладаете этой способностью, то стоит ли тратить свое время на оттачивание мастерства, которое пригодится вам только тогда, когда вы ищите работу?!
Просто займитесь этим тогда, когда потребуется. Изучите вакансии, сопоставьте свое резюме и требования интересных вам позиций и напишите вариант сопроводительного письма, используя описанный выше алгоритм.
Для этого нехитрого действия вам не потребуется посещать курсы деловой переписки или читать тонны книг про то, как писать и сокращать. Не тратьте на это свое драгоценное время. Всё получится и без этого. Главное – желание, немного усилий над собой, внимательное следование алгоритму и чуточку времени.
Удачи Вам!
Если Вы хотите сделать успешную карьеру, узнать, как просить прибавку к жалованью, что нужно знать при трудоустройстве и на что обращать внимание в своем трудовом договоре, подписывайтесь на канал Анатомия карьеры.
Будет много полезного и интересного!