Порой сотрудники отдела продаж малоэффективны не потому, что им не хватает инструментов и техник, а потому что они не умеют управлять своим временем. Хотите статистику? Когда я спрашиваю у «продажников», сколько времени они на работе бездельничают, 80% называет цифру из диапазона 2-4 часа. То есть, среднестатистический менеджер теряет минимум 10 часов в неделю – даже больше, чем рабочий день. Представляете, сколько можно сделать за день? Если вы хотите быть эффективнее либо хотите научить этому подчиненных, то эта статья для вас. Меня зовут Владимир Якуба, сегодня я вам расскажу об 11 типичных ошибках «продажников» в управлении временем.
Ошибка №1: «А зачем планировать? У меня каждый день появляются неожиданные задачи»
Действительно, мы не можем предусмотреть все. При этом вы наверняка знаете, что завтра:
· утром будет планерка;
· с 9.00 вы начнете звонить новым клиентам;
· в 12.00 нужно связаться с Андреем Семеновичем, который обещал подумать;
· с 14.00 предстоит отправлять предложения с акциями по почте,
правильно? Так запишите хотя бы это, чтобы вы 30 минут не вспоминали о том, кому хотели позвонить, или не упустили важное. Даже если у вас память хорошая, лучше перестрахуйтесь. Как говорят в Америке, «Better safe than sorry», что означает «лучше перестраховаться, чем потом сожалеть».
Ошибка №2: «Я хочу…»
На своем опыте я убедился, что важно не только ставить цели, но и правильно их формулировать. Я провел эксперимент: некоторые задачи при планировании начал со слов «Я хочу…», а некоторые – с «Я сделаю…». В результате планы из второй категории я осуществил. И знаю, почему.
Помните загадку: «3 кошки сидели на лавочке. 2 из них решили убежать. Сколько кошек осталось сидеть на лавочке?»? Правильный ответ – 3, потому что решить и сделать – разные вещи. Так и вы, когда пишете «Я хочу», не подразумеваете «Я выполню». Поэтому помните о том, что когда вы пишете цель, вы программируете свой мозг. И ваше дело – программировать его хотеть или действовать. Избежать остальных ошибок при постановке задач поможет техника «КЕДР».
В идеале должна получиться такая цель: «Заключить с Михаилом Федоровым договор о еженедельной поставке 10 кг морепродуктов в наш магазин до 30.03.2019». Здесь есть:
· конкретика – указано, с кем будем заключать договор;
· единица измерения – 10 кг;
· дата – до 30.03.2019;
· реальность.
Совет: чтобы мозг принял и обработал задачу, старайтесь использовать не более 24 слов для 1 цели.
Теперь разберемся с тем, как правильно планировать.
1) Сначала ставьте цели на год: определите несколько приоритетных направлений и опишите глобальные планы. Выделите на это занятие 15 минут, чтобы внимание не рассеивалось на мелкие «хотелки».
2) Потом глобальные цели разделите на задачи и запишите (приблизительно), что и в каком месяце вы сделаете. На это тоже достаточно 15 минут.
3) Каждый день пишите план на следующий.
Только не надо думать, что план служит, чтобы бездумно ему следовать. Нет. Он как компас в лесу – подсказывает правильное направление, но если вы видите стену, не надо биться о нее головой. Достаточно ее обойти, а потом снова вернуться на свою намеченную тропинку.
Лайфхак: планы на следующий день пишите вечером, причем не обязательно на это выделять время, это можно сделать в очереди или в пробке. «Каждый вечер записывайте на бумаге самые важные вещи, которые вам необходимо сделать завтра. Пока вы спите, подсознание проведет всю необходимую работу и определит, каким образом их можно сделать самым лучшим способом. И ваш новый день будет гораздо более продуктивным» (Том Хопкинс).
Ошибка №3: «Я все написал»
К сожалению, одних записей мало. Если вы не будете действовать, ваши цели будут как ведро воды при пожаре – бесполезными. Поэтому рядом с задачей обязательно сделайте пометку, как вы ее планируете решать.
И действуйте!
Ошибка №4: «Все по порядку»
Еще одна ошибка менеджеров по продажам – неправильное расставление приоритетов. Человек вроде и времени зря не теряет, планы строит, сдает отчеты, на рабочем столе порядок, CRM-ка заполнена, а вот договор не заключен. Почему? Потому что не умеет расставлять приоритеты. Сначала решает второстепенные вопросы, а важное ускользает.
Алексей Батылин, генеральный директор Activity Group, отмечает, что после того как он помог сотрудникам отдела продаж правильно организовать свое время и расставлять приоритеты, эффективность выросла на 50%.
Ошибка №5: «Мне нужно отойти от стресса»
А эту ошибку часто допускают новички. Известно, что не все переговоры с клиентом напоминают милую дружескую беседу. Рано или поздно приходится работать с жалобами, грубостью и хамством. И что после такого звонка делает менеджер? Отходит от стресса. То есть, идет на 20 минут покурить, чай попить, успокоиться, расслабиться.
Простите, какой отдых? Вы на работе. Сразу приступайте к следующему звонку, чтобы скорее переключиться и забудете о жалобе. И время сэкономите.
Я советую всем «продажникам» принцип войны. Пусть у вас будет с 9 до 18 война, а после 18 – мир. С 9 до 18 никаких поблажек, никаких отходов от стресса и передышек, допускается только обед и 10-минутные физические упражнения. А в остальном – война. Либо вы, либо вас. Расслабляйтесь в «мирное время».
Ошибка №6: «Как здорово, что нет дресс-кода, надену спортивный костюм»
Знаете, что такое якоря в психологии? Это привязка к какому-то состоянию или эмоции. Например, если вы ненавидите свою работу, на которой печете хлеб, то наверняка вы ответите «Нет» на предложение покушать что-нибудь из хлебобулочных изделий. В данном случае хлеб и будет якорем.
То, что вы надеваете – это тоже якорь. Замечали, что:
· когда вы в плавках, мозг настраивается на купание;
· а когда вы в спортивном костюме, то на упражнения;
· а когда в деловом костюме, то на работу?
Именно поэтому я рекомендую более строгий дресс-код – не обязательно пиджак и брюки, но спортивный костюм не советую. Это напрямую повлияет на вашу эффективность: вы меньше времени потратите на то, чтобы сосредоточиться.
Ошибка №7: «Поставлю на рабочий стол сувенир с моря»
В продолжение темы о якорях хочу вспомнить вещи, которые вы привезли с отпуска. Они напоминают об отдыхе, а значит, мешают сосредоточиться на работе. Если хотите управлять своим временем, отвезите их домой. На рабочий же стол положите только канцелярию.
Ошибка №8: «Больше поработаю – больше получу»
«Отдых необходим. Я могу сделать годовую порцию работы за девять месяцев, но не за двенадцать» (Джон Пирпонт Морган).
В журнале «Occupational & Environmental Medicine» опубликованы результаты исследования в теме «Как переработки влияют на состояние здоровья и работоспособность». Оказалось, переработки в 61% случаев повышают вероятность ошибки или несчастного случая на производстве. А также люди, которые работали сверхурочно:
· хуже засыпали;
· чаще уходили на больничный;
· физически и эмоционально выгорали.
А в Японии существует даже такой термин «кароси» – это неожиданная смерть из-за изнуряющей работы. Эта страна входит в ТОП «рекордсменов по истощению»:
· 50-60 рабочих часов в неделю;
· в четверти компаний люди работают сверхурочно 80-100 часов в месяц;
· 20 минут обеда;
· отпуск – 10 дней в год;
· 1456 смертей от «кароси» за 2015-2016 года.
Типичный случай «кароси» – Кэндзи Хамада, он числился в одном охранном предприятии города Токио. В офисе он проводил 15 часов в день. Однажды коллеги обнаружили его мертвым – умер Кэндзи прямо за рабочим столом в 42 года. Диагноз – сердечный приступ. И таких случаев за 2 года было 1456, представляете?
Переработка – распространенное явление у менеджеров по продажам: «Больше поработаю – больше получу», «Неудобно отказать работодателю». А в итоге число заболеваний растет и растет. Да, в России статистика «кароси» не ведется, но стресс и недосып еще ни к чему хорошему не привели. В результате истощения все равно работа выполняется медленнее и хуже.
Правильно распоряжайтесь временем: работайте в четко установленное время, не забывайте про выходные и отпуск. Когда отдыхаете, меняйте вид деятельности: не стоит после дня в офисе смотреть телевизор. Лучше прогуляться или попробовать что-то новое.
Ошибка №9: «Ура! Свободная минутка! Позвоню другу»
Что вы делаете, когда отключают интернет? Скорее всего, достаете смартфон и открываете соцсети/игры. Это тоже популярная ошибка, из-за которой переработки становятся вынужденной мерой.
В этот момент загляните в свой план: возможно, у вас есть задачи, которые вы сможете решить и без интернета. Если вы сделаете их в свободную минуту, освободите время вечером.
Ошибка №10: «Автоматизация? Не, не слышал»
Следующая ошибка – отсутствие автоматизации. Согласитесь, к вам часто обращаются клиенты с одними и теми же вопросами. Просят отправить предложение на почту. Почему бы не создать 10 шаблонов писем, в которые вы потом будете просто имя вставлять? Да, сначала вы потратите на это 20-30 минут, зато потом сэкономите гораздо больше времени.
Если вы – руководитель, попробуйте следующие инструменты автоматизации.
1. Интегрируйте «звонилку» с CRM-системой, чтобы менеджер не делал лишнюю работу. В этом случае номер телефона, имя и история клиента будут подгружаться автоматически.
2. Используйте платформу для управления проектами. Доступ к ней будет у всех отделов, соответственно, менеджеру не нужно будет звонить коллегам и сообщать что-то. Вот представьте, что у вас интернет-магазин. Клиент звонит и спрашивает, есть ли на складе игрушка. Менеджер поставит задачу сотруднику склада, а когда придет ответ, он перезвонит покупателю и сообщит о наличии. А без этой платформы пришлось бы тратить лишние 3 минуты на звонок коллеге.
3. Что касается информирования клиентов, подключите бота, если есть такая возможность. Пусть, к примеру, уведомление о доставке заказа клиента на отделение почты озвучивает робот.
Подумайте, что еще можно автоматизировать в вашем бизнесе. Вспомните, какое количество людей обслуживают кассиры в «Макдональдсе» в обеденное время. А все потому, что для оформления заказа нужно сделать пару кликов, остается только оперативно готовить.
Ошибка №11: «Зачем мне приложения?»
Еще одна ошибка, которую я хочу упомянуть – игнорирование полезных приложений.
В 2019 году у всех есть «продажников» есть смартфон/айфон. Можно его использовать не только в личных целях, но и для решения рабочих вопросов. Советую 3 категории приложений.
1. Приложения для планирования. Конечно, вы можете записывать цели в блокнот, но ведь телефон всегда под рукой, он удобнее. Скачайте любой ToDo List и записывайте список дел.
2. Приложения для продаж. Разработано много программ, которые являют собой мини-CRMку. В них можно добавлять описания товаров, выставлять счета, вносить данные клиентов в базу, писать письма и звонить. Примеры:
· для Android: LEADer, Sales Assist;
· для iOS: SupeRep, Ring It Up.
3. Обучающие приложения: с техниками продаж, упражнениями на развитие креативности, уроками риторики и т.д..
Эти программы и время вам сэкономят, и помогут вырасти как специалисту. Убиваете двух зайцев.
Ошибка №12: «Зачем убирать на рабочем месте?»
«Только дурак нуждается в порядке — гений господствует над хаосом», – говорят они.
А потом ручку 15 минут ищут или нужные документы, а то и разбираются с беспорядком в рабочее время. Это неправильно. Чтобы вы могли сразу настроиться на работу, обстановка должна быть соответствующей.
Психологи выделили 5 причин, почему нужно убирать на рабочем месте:
1) пыль и грязь – идеальная среда для бактерий;
2) если у вас будет чисто, о вас будут хорошего мнения коллеги и босс;
3) вы экономите время, которое тратится на поиск «непонятногдележащих» вещей;
4) когда стол завален ненужными бумажками и предметами, сложнее сконцентрироваться на работе;
5) это еще и разминка!
Поэтому: пришли на работу, протерли пыль, разложили канцтовары по местам. И после этого приступаем.
Напоследок хочу сказать: тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, она не сделает вашу работу эффективной, если вы не знаете этапов продаж и техник проработки возражений. При этом хорошему «продажнику» он поможет стать организованнее и добиваться больших результатов. Используйте в работе!