Планируйте. Планируйте месяц, неделю, день. Каждый день. Составляйте список дел в порядке их важности. Можно использовать квадрат Эйзенхауэра:
Придумайте систему знаков для обозначения дел, например, когда дело закончено и вычеркнуто из списка, запишите время, потраченное на его исполнение - в дальнейшем это поможет вам лучше распределять дела по времени.
Отмечайте значками несделанные, недоделанные, дилигированные дела, те, что оказались не вашими по сути и пр.
Составляйте план с вечера, но утром, «на свежую голову», обязательно перепроверьте его.
- В первую очередь выполняйте наиважнейшие и срочные дела.
80% времени занимают неважные или маловажные дела, приносящие лишь 20% результата. Позволив себя закрутить водовороту маловажных дел, в итоге вы обнаружите, что время безвозвратно ушло, а вы так и не сдвинулись с места. И наоборот, выполнив 2-3 важных дела за день, вы будете испытывать чувство удовлетворения от видимого прогресса.
- Используйте «Правило трех».
Правило очень простое: три важных цели в месяц - три важных задачи в неделю - три важных дела в день. Все остальное - в оставшееся время.
- Делайте одно дело за раз.
Как бы ни соблазнительно было сделать несколько дел одновременно, представляя себя Юлием Цезарем, откажитесь от этой мысли. Наш мозг НЕ МНОГОЗАДАЧЕН, он способен качественно обрабатывать информацию единовременно только из одного источника. Распыляясь, вы легко можете оказаться в ситуации, когда получите массу недоделанных или плохо сделанных дел. Кроме того, перескакивание с одной задачи на другую усиливает утомление и расстраивает нервную систему.
- Выполняя важные дела, спрячьтесь.
Если дело требует вдумчивого анализа или точных действий, не бойтесь показаться грубым - закройтесь в кабинете, отключите телефон или переключите его на автоответчик, поставьте «превратника» в виде секретаря, друга, родственника и т. д. , если есть такая возможность. Пусть лучше кто-то обидится на вас за это, чем вы завалите или отсрочите выполнение важной работы.
- Старайтесь заменять посещения телефонным звонком.
Если какой-то вопрос можно решить по телефону - решите. Не нужно тратить время на дорогу. Собирайте номера телефонов, визитные карточки везде, где только можно - в офисах, магазинах, салонах, сервисах и пр.
- Освойте технику быстрого чтения
Это позволит тратить на чтение документов, почты, книг и т. д., в 3-5 раз меньше времени. Если есть возможность, используйте маркер-выделитель для выделения (простите за тавтологию) важных моментов. Для чтения электронных текстов установите приложение, позволяющее делать различного рода пометки и закладки.
- Используйте порядок распределения задач для обработки корреспонденции.
- На рабочем столе держите только то, что требуется в данный момент для решения конкретной задачи. Остальному место в шкафу или ящике стола (комода).
- Используйте эффективные мелочи:
- прежде чем ехать - звоните
- группируйте однотипные дела и звонки
- записывайте информацию, идеи, мысли
- используйте для работы, чтения, проверку почты и пр. время в пути, в очереди, ожидании приема и т. д.
- не тратьте время на пережевывание обид, неудач
- анализируйте свой день, свои привычки и наклонности
- награждайте себя кратким отдыхом после решения трудной задачи