В каждой компании, собственники или руководители разрабатывают определенные правила для работы. Где-то пишут толстенные регламенты для работы, где-то достаточно в слух проговорить. Я проработал в разных компаниях и с огромными регламентами и максимально простыми правила работы.
В своей компании я изначально не делал жестких регламентов работы, но когда численность персонала стала переваливать за 20 человек, им было трудно взаимодействовать между собой. В этот момент я решил написать большой регламент для складского персонала, чтобы проверить работу этого сборника правил. Писал я его около двух месяцев, мне всегда приходилось что-то исправлять и вот настал час его внедрения и спустя несколько месяцев эффективность была на том же уровне. Как оказалось, они его просто не открывали, элементарная лень, аргументами которой были нехватка времени, сложность поиска и пр. Далее я привлек к данной задаче юристов, они сделали такой же регламент, только схематичный, он был гораздо меньше в объеме, но сложно читался.
И наконец следующим этапом стали задачи в битрикс. Теперь подробнее о каждом этапе внедрения:
- Нет в битриксе - нет в компании! Эта регистрация всех пользователей. Было сложно, мне пришлось записать несколько видео, как зарегистрироваться в битриксе, чтобы сотрудникам было максимально понятно. Теперь сотрудник допускается к работе, только после регистрации в битрикс (не все конечно, водителям и грузчикам он не нужен, пока😉). В сотрудниках у нас хранится вся необходимая информация: личные и рабочие телефоны, даты рождения и должности (раньше все это было в экселевских файлах или в 1с, но поиск был не удобным).
- Без задачи можно ничего не делать! Следующий этап был созданием задач, и вот тут я столкнулся с колоссальным трудностями. Все хотели ставить задачи только устно, никто не хотел писать. Особенно это касалось руководителей. У нас к тому моменту была реализована система служебных записок, но работала она очень плохо. Найти нужную записку для проверки, занимало массу времени и зачастую записки задваивались, а на несложные задания и вовсе не писались. Я внедрил правило, что если нет задачи в битрикс, то поручение можно не выполнять. И это оказалось довольно эффективно, после того как я пару раз не поставил на оплату тех или иных контрагентов, потому что не ставили задачу, а устно просили. Или закрывал клиентов на отгрузку, потому что просьба отгрузить по платежному поручению была устного характера. И в какой-то момент времени все стали писать задачи.
- Крайний срок - обязателен для всех задач! Задачи мы ставить научились, но встал вопрос, как отслеживать выполнение? Внедрили штрафы за просроченную задачу, но была проблема с задачами без крайнего срока. И за такие задачи я решил штрафовать постановщика. Я сделал отчет по просроченным и без крайнего срока задачам. Система такая: я каждое утро формировал отчет и записывал штрафы по каждой задаче, потом выкладывал в общий чат. Была куча возмущений, что они писали постановщику о необходимости перенести задачи и пр. Я не штрафовал две недели никого, но всех предупреждал о скором начале штрафов. В целом народ отреагировал адекватно и большинство начали работать правильно, но были и те, кто хотел быть крепким орешком. Их хватило на один месяц, после получения зарплаты с учетом штрафов, все начали относиться серьезно. Теперь просроченные задачи - единичный случай, а без крайнего срока и вовсе забыл, когда последний раз встречал.
- Без действия, задача удаляется! Для эффективного выполнения задач, я призываю всех коллег указывать действие, для выполнения задачи(например: ознакомиться, написать, распечатать, передать и пр.). Пока это выполняется не на 100%, но в целом люди начинают сами указывать коллегам на этот пункт, поэтому в ближайшее время задачи будут ставиться правильно и корректно.
- Шаблоны! В самом начале работы с задачами, я внедрил ряд крайне важных шаблонов задач, которые я перенес из регламентов. Это были действия с жесткой привязкой к времени выполнения задачи. Именно этот пункт позволил уйти от регламентов. Сейчас я обучаю сотрудников самостоятельно создавать шаблоны, ведь с ними не нужно запоминать многих процессов по работе. Например, раньше отдел закупа постоянно писал служебную записку начальнику склада о необходимости приемки какого-то товара. Периодически закуп забывал сделать эту записку и товар оприходовали только следующим днем, а это минус один день для отдела продаж. Теперь раз в неделю формируется задача по шаблону, в которой отдел закупа прописывает график поставок для отдела продаж и отдела складской логистики.
Все это у меня получилось реализовать не сразу, примерно за 2 года. И только при помощи видеороликов, которые я создавал для сотрудников с максимально понятным описанием, что делать, и главное, зачем это делать.
Напишите в комментариях полезна ли вам данная статья, о чем еще вы хотели, что бы я поделился?
