Привет! Меня зовут Степан Родионов, я основатель сервиса управленческого учета Adesk.
В прошлой части статьи про дебиторскую задолженность я рассказал, как правильно проверять репутацию партнеров и почему вашей компании нужна кредитная политика. Сегодня мы разберем еще 3 шага по контролю дебиторки и узнаем, как правильно требовать от клиента оплату и зачем поручать это вашему менеджеру.
Шаг 4. Мониторим платежи
Вы должны четко знать, кто, когда и в каком объеме должен заплатить. При небольшом количестве клиентов учет можно вести в Excel. Если клиентов много, используйте программу управленческого учета, в которой можно выставить контрагентам счета и настроить интеграцию банка. Тогда все задолженности и поступления будут автоматически отображаться на странице нужного контрагента.
Вам не придется поднимать договоры и рыться в бухгалтерских документах: дата платежа по договору и по факту — в одном месте. Эта информация пригодится вам при назначении кредитных лимитов.
Шаг 5. Осваиваем искусство требовать оплату
Клиент заплатит быстрее, если вы будете постоянно напоминать о долге. Проще перечислить деньги, чем регулярно выслушивать претензии, угрозы штрафными санкциями, судом и продажей долга коллекторам. Говорите с клиентом на его языке, (только лучше не матом).
Составьте собственный регламент по борьбе с дебиторской задолженностью. Так сотруднику, который несет ответственность за взыскание дебиторки, будет проще работать.
Например:
Шаг 6. Включаем возврат дебиторки в KPI менеджера
Если менеджер получает бонусы только за заключенные сделки и определенный объем продаж, он стремится подписать как можно больше договоров. Когда по ним будут расплачиваться и будут ли вообще, ему без разницы. Поэтому рекомендую привязывать зарплату менеджера по продажам только к оплаченным сделкам.
У пробивных и требовательных менеджеров контрагенты охотнее погашают задолженность. А есть сотрудники-мямли, которые не очень любят давить на должников, чувствуют себя неловко, боятся потерять постоянных клиентов. Такие менеджеры легко идут на уступки, соглашаясь подождать денег еще немного и еще немного, и еще, до тех пор, пока просрочку не признают безнадежной и не спишут.
Представьте: менеджер не проверил клиента, не отследил исполнительное производство и отгрузил продукцию. У клиента заморозили счета, и он просто не может заплатить.
Если бонусная часть зарплаты менеджера снизится вдвое из-за того, что контрагент просрочил платеж, в следующий раз он будет отстаивать интересы компании как свои. Не забудет проверить контрагента перед сделкой, проанализирует его финансовое поведение и сверится с кредитными лимитами. А по мере приближения срока оплаты не постесняется позвонить с напоминанием.
Некоторые клиенты начинают шантажировать менеджера по продажам уходом к другому поставщику. Пусть менеджер сошлется на регламент компании: мол, с такой задолженностью я просто не могу отгрузить новую партию.
Подведем итоги
Чтобы вам всегда было чем платить своим сотрудникам и кредиторам, действуйте по плану:
- Проверяйте финансовое состояние и законопослушность контрагентов-дебиторов с помощью специальных сервисов: FEK.RU, Rusprofile.ru, «Контур.Фокус» и других.
- Перед оформлением заказа проверяйте текущую задолженность клиента. Она не должна превышать установленного для него кредитного лимита.
- Соблюдайте баланс дебиторской и кредиторской задолженности в целом по компании. Идеальное соотношение 1: 1.
- Ведите учет платежей в Excel или в программе управленческого учета типа Adesk.
- Привяжите бонус менеджера по продажам не к объемам реализации, а к уже оплаченным сделкам.
Как у вас сейчас с дебиторкой? Бывают случаи, когда алгоритм вроде бы и понятен, но на практике ничего не выходит? Пишите в комментарии — разберем вашу ситуацию.