Спойлер - вышло круто! Повторим такой формат? Надо полумать.
Конференция HR API проходит уже много лет, ежегодно собирает сотни HR'ов из IT индустрии и славится качественным контентом. Очередная конференция была намечена на конец апреля 2020 года. С декабря 2019 программным комитетом шёл активный отбор и прослушивание докладов. В начале марта 2020 мы ещё были уверены в проведении офлайн-конференции, но ситуация менялась буквально каждый день.
В связи с международной обстановкой в середине марта принимаем сложное решение о переносе конференции на конец сентября 2020 - с большим запасом, как мы тогда думали. Это то оживленное время, когда, находясь в отпуске, я начинаю утро не с кофе, а с десятков имейлов. Участникам предлагаем возврат или перенос билетов, спикерам - перенос выступлений или... участие в онлайн-марафоне.
HR API Online-marathon 2020 (это всё ещё предыстория)
Чтобы не исчезать с радаров, чтобы поблагодарить участников, согласившихся на перенос билетов, чтобы не пропадали и не устаревали отобранные доклады, в даты перенесённой весенней конференции проводим онлайн-марафон: 4 дня, 1 поток докладов, по 2-3 часа в утреннее время. Для владельцев билетов конференции - бесплатно, для остальных - по минимальной стоимости.
Видео с онлайн-марафона спустя несколько месяцев выложили на youtube-канал конференции HR API.
Получилось хорошо, и этот марафон принёс нам много побочной пользы, а именно: мы затестили онлайн-формат, и при обсуждении будущих онлайн-мероприятий нам уже было на что опираться при принятии решений по взаимодействию с участниками. Мы затестили оформление канала вещания, поняли, что надо в плане техники и дизайна - это нам сильно помогло при подготовке последующих онлайн-конференций (IT конференций, которые мы проводили в августе).
Переход в онлайн
Приближается сентябрь, программа конференции почти собрана, но чем ближе дата, тем больше понимаем, что провести офлайн снова не получится, хотя и от онлайна за полгода все уже прилично устали. В частности для меня, экстраверта, вложенные в онлайн-мероприятия усилия уже не так окупались, я соскучилась по улыбкам приветствия, по объятиям, даже по запаху ковролина в отелях, по монтажу - просто посидеть рядом, посмотреть как ребята работают =)
Мы принимаем непростое решение переводить конференцию в онлайн. Возвращаемся к плану, который изначально звучал как план Б для весенней конференции, а именно: для участников мероприятие проходит в онлайне, а желающие спикеры могут приехать в студию в Петербурге. Дальше началось всё самое сложное.
Взаимодействие с участниками.
Офлайн-билетов уже было куплено больше сотни, возвраты - катастрофичны для компании, нашей задачей было как можно больше из них конвертировать в онлайн-формат или перенести на следующий год, для этого нужно создать какую-то дополнительную ценность. Поэтому участникам мы предложили 4 варианта на выбор и рассылали это предложение каждому лично:
К сожалению, мы вынуждены принять тот факт, что в этом году не удастся провести HR API вживую. Нам всем очень хочется встретиться в привычном офлайне, и мы придумывали и прорабатывали разные возможности, но в итоге приняли решение перевести конференцию в онлайн-формат.
Невозможно предсказать, какие ограничения и постановления выйдут к концу сентября. Невозможно предсказать количество офлайн-участников. Большая часть людей (в том числе и наша команда) всё ещё воздерживается от посещения массовых мероприятий. Наконец, прогнозируется вторая волна эпидемии, и мы не готовы рисковать вашим здоровьем и здоровьем ваших близких.
Переносить на весну мы не хотим: нет гарантий, что снимут все ограничения, да и программа к тому моменту потеряет актуальность.
ПРОГРАММА и ДАТЫ
Перейдем к делу. Здесь мы собрали драфт программы: https://hrapiconf.com/program
Обратите внимание, что:
- Вместо 2-х дней конференция будет идти 3 дня (невозможно уместить огромную программу в 2 дня);
- Скорректировали даты: HR API пройдёт 24-25-26 сентября;
- Конференция будет идти каждый день с 10.00 до 14.00 (по мск);
- Доклады будут в 4 параллельных потоках;
- Программу разбили на тематические блоки;
- Программа продолжает пополняться новыми докладами.
ЧТО С БИЛЕТАМИ
Мы предлагаем 4 варианта:
Опция номер 1
Обменять ваш офлайн-билет на 2 билета «HR API ONLINE INDIVIDUAL 2020»
Что дает билет HR API ONLINE INDIVIDUAL:
1 подключение, Закрытый доступ к видеоархиву (предоставляется в течение 3-х дней)
Опция номер 2
Обменять ваш офлайн-билет на «HR API ONLINE INDIVIDUAL 2020» + подарочный набор (на выбор фирменная толстовка / термокружка + блокнот + набор стикеров)
Опция номер 3
Обменять ваш офлайн-билет «HR API 2020» на офлайн-билет «HR API 2021» (перенести офлайн-участие на будущий год).
Опция номер 4
Обменять ваш офлайн-билет 2020 на 2 билета: «HR API ONLINE INDIVIDUAL 2020» + «HR API ONLINE INDIVIDUAL 2021»
Сообщите, пожалуйста, какой из предложенных вариантов конвертации ранее купленного билета вам подходит?
К счастью, по большинству билетов нам удалось договориться.
Взаимодействие со спикерами
К тому моменту у нас уже был опыт проведения онлайн-конференций, исходя из которого спикерам мы тоже предложили разные варианты участия и разослали такое предложение:
Мы прорабатывали разные варианты проведения конференции в офлайн-формате: провести HR API Open Air (в палатках и шатрах), сделать микс: часть программы онлайн, часть офлайн, сделать всю конференцию на кораблике. В итоге всё-таки решили отказаться от проведения конференции в офлайне.
В текущих реалиях почти невозможно предсказать, какие ограничения и постановления выйдут на момент проведения конференции. Невозможно предсказать количество офлайн-участников. Настроения в обществе настороженные, и большая часть людей всё ещё воздерживается от посещения массовых мероприятий. Наконец, ввиду того, что прогнозируется вторая волна эпидемии, мы не готовы рисковать вашим здоровьем и здоровьем ваших близких.
От ещё одного переноса мы также решили отказаться, так как нет гарантий, что снимут все ограничения, да и программа к тому моменту потеряет актуальность.
HR API 2020 переходит в онлайн.
Как мы видим организацию работы со спикерами (пока без подробностей):
Опция номер 1 - выступить вживую из нашей студии.
Мы приглашаем всех спикеров из любого города, кто имеет возможность приехать к нам лично. Спикеры будут иметь возможность посещать живые доклады, будут организованы кофе-брейки. Фактически спикеры попадают на живую мини-конференцию только с их участием. Кроме спикеров в студии будет работать технический персонал и организаторы.
Опция номер 2 - предзапись выступления + онлайн.
Буквально две недели назад мы попробовали новый для нас формат конференции, на котором все спикеры делали предварительные записи своих выступлений, мы их получали, монтировали, и в эфир отправляли записанный заранее материал. При этом спикер перед докладом вживую всех приветствует, рассказывает о себе, и о чём доклад, во время доклада спикер отвечает на вопросы слушателей в чате, а после доклада вновь выходит в эфир и отвечает на вопросы голосом. Формат всеми был принят крайне положительно, мы практически свели к нулю проблемы с интернетом.
Опция номер 3 - выступление полностью онлайн.
Мы не очень рекомендуем живое онлайн-выступление, но если вам будет очень важно выступить именно вживую – это тоже возможно. Такой вариант менее надежен по сравнению с 1-м и 2-м, но имеет право на жизнь.
Очень жду от вас решения по поводу участия:
1) Готовы ли вы подтвердить свое участие в конференции HR API 2020, которая пройдет в онлайн-формате?
Подходит ли вам предварительная дата, указанная в текущем варианте расписание (оно ещё будет меняться): https://hrapiconf.com/program
2) Какой вариант участия вам больше всего нравится?
Специально для спикеров HR API 2020 мы сделали технический чат в телеграмме. Если у вас возникнут вопросы, задавайте их в чате или в ответ на это письмо.
До встречи на HR API 2020!
В итоге из спикеров, насколько я помню, никто или почти никто не отказался. 45% спикеров (а их было почти 60 человек) выбрали формат участия из студии, некоторые из них даже прилетали из других городов (Москва, Ижевск, Владивосток и др.) - я очень их понимала и даже завидовала, что они побывали в небольшом путешествии :)
Ещё 45% сделали предзапись - тоже горячо любимый нами формат, который позволяет участникам общаться со спикером прямо во время доклада в чате и при этом минимизировать количество технических неполадок. Этим спикерам мы высылали техническое задание по записи, никаких сложных требований, было достаточно наличия ноута, смартфона и гарнитуры.
Буквально несколько человек выбрали формат онлайн-вещания, плюс к ним присоединилось еще несколько человек, которые ввиду различных обстоятельств (например нахождение в Беларуси), не смогли заранее записать и прислать видео.
Студия
Студию создали в отеле Санкт-Петербург: в 4 залах организовали 4 студии вещания по потокам конференции и ещё сняли 1 видовой зал для спикеров, чтобы они могли выпить кофе, освоиться, пообщаться друг с другом.
Из членов программного комитета и лидеров IT HR сообщества собрали ведущих потоков, они в трансляции представляли спикера, приветствовали его, далее либо спикер начинал свой доклад, либо техники запускали предзапись. После доклада ведущие задавали спикеру вопросы или от участников из чата, или от себя.
Участники смотрели конференцию на специальной платформе, доступ к которой мы предоставляли только участникам конференции по индивидуальным ключам, на этой платформе они могли переключаться между потоками, в каждом потоке шло видео, висело расписание на день и был чат потока. Плюс для всех участников и не участников работал общий телеграм чат.
Мы привлекли волонтёров, которые вели текстовую трансляцию в чаты потоков и в общий чат. Они же приветствовали спикеров в студии, выдавали бэйджи, всячески помогали на площадке, отвечали на вопросы в чатах.
Дизайн
Всё это сопровождалось красивым оформлением, я бы даже сказала красивейшим =)
Общая концепция была разработана ещё к изначально планируемой конференции в апреле. К осенней конференции мы напечатали бэйджи, блокноты и стикеры для спикеров и участников, которые выбрали соответствующую опцию. Сделали картинки в разных форматах для анонсов спикеров и их докладов в соцсетях. Напечатали прессволы в виде кирпичной стены, по одному для каждой студии - тут нам тоже пригодился опыт онлайн-марафона, где на прессволе мы печатали логотип, и уже в эфире поняли, что он лишний, т.к. мы его размещаем на лэйауте эфира :)
Ну и сюда же конечно разработка лэйаута эфира, различные видеозаставки: представление спикера, заставки в перерывах, видеоанонс расписания и т.д. В общем наш дизайнер проделал титаническую работу!
Спонсоры
Это огромная тема для дискуссий, которая не прекращается среди организаторов IT конференций, поэтому я только в общих чертах опишу ситуацию.
Наступает лето - конференции уходят в онлайн, спонсоры уходят в онлайн, проходит первая волна технических онлайн-конференций. Конец лета - подходит время наших конференций, а спонсоры, крупные IT компании, по опыту участия в конференциях конкурентов отказываются участвовать у нас. Мы созвонились с некоторыми из них, основная жалоба - несоизмеримое количество усилий с выхлопом и стоимостью лидов. При различных форматах спонсорского участия в комнату компании (виртуальный стенд) заходят единицы, удачных форматов и кейсов крайне мало. Плюс я сама побывала на различных онлайн-мероприятиях, заходила в чаты и наблюдала, как тяжело раскачивается аудитория - это в лучшем случае, в худшем - комнаты пустовали.
Мы приняли решение ограничиться имиджевыми возможностями для спонсоров, а именно формат ТВ - видеоролики, существенно снизив стоимость пакетов. Спонсоров мы набрали немного, но получилось симпатично и достаточно оправданно по соотношению возможности-усилия-стоимость.
Сейчас наступила осень, грядёт очередная волна технических онлайн-конференций, конечно организаторы вынуждены снизить стоимость спонсорских пакетов, конечно и спонсоры вынуждены возвращаться, ведь время идёт, ситуация не меняется, переждать не получается, а развивать HR бренд нужно. Посмотрим, что ждёт нас всех, очень интересно, но мне кажется, что компании будет ждать ещё большее разочарование, т.к. участники в общем не готовы взаимодействовать на онлайн-конференциях, кроме частных случаев.
Итого
Конференция прошла классно, программа была очень крутая, много положительных отзывов от тех, кто приехал поучаствовать. От тех, кто не приехал, но поучаствовал, отзывы тоже положительные, но их просто мало, по нашему опыту аудитория не готова на 100% включаться в онлайн-конференцию.
При подготовке мы обсуждали, что было бы классно организовать какой-то интерактив, на деле - были классные доклады с интерактивом, но тех, кто смотрел доклады в реальном времени, было процентов 60 от общего числа участников, что весьма неплохая цифра, но и из них что-то делать в ноутбуке, писать вопросы, участвовать в квизах и опросах были готовы меньше половины, с учётом того, то в целом эта аудитория достаточно активная. Похоже, что экран, откуда вещает докладчик, нам всё-таки привычнее воспринимать как телевизор, а не инструмент для взаимодействия: можно смотреть из постели с кружечкой кофе, заниматься параллельно работой или уборкой. Поэтому дальше надо думать или над кардинально другим форматом онлайн-конференции или над кардинально другим форматом взаимодействия с участниками.
В целом мне было очень приятно и радостно снова окунуться в атмосферу конференции, пообщаться со спикерами и попить кофе из гостиничного бонамата. Также мы организовали традиционную для конференции прогулку на кораблике, в этом году она была малочисленной и особенно ценной.
Спасибо всем, кто поучаствовал в это потрясающем событии: членам программного комитета, которые за полгода провели больше сотни прослушиваний и давали советы по улучшению докладов, технической команде, спикерам, организаторам и, конечно, нашим дорогим слушателям!
И да, программа конференции HR API 2020 просто бомбическая, видеозаписи можно приобрести на сайте: https://hrapiconf.com.