В силу эпидемиологической ситуации формат видео встреч становится все популярней. При этом мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда люди не знают и не соблюдают простые правила участия в таких онлайн мероприятиях.
Именно поэтому делимся с вами такими правилами поведения, сформулированными нашим руководителем направления вычислительных систем и виртуализации Александром Ошевым:
- Подключиться к встрече за несколько минут до начала. Если вы — организатор мероприятия, это является обязательным пунктом, т.к. в некоторых сервисах разрешать подключение внешних пользователей могут только сотрудники компании-инициатора. И тем более, если вы еще не пользовались данным инструментом видеосвязи, у вас будет несколько минут, чтобы решить возможные проблемы со звуком и слышимостью.
- Приготовьте персональную гарнитуру или присоединяйтесь к видеовстрече из переговорки. Если вы используете встроенные динамики и микрофон ноутбука у себя на рабочем месте, то это, на наш взгляд, в первую очередь неуважение к своим коллегам, которые отвлекаются на мероприятие от основной работы. В свою очередь участники конференции вынуждены слышать шумы от разговоров ваших коллег, среди которых часто не разобрать и говорящего участника.
- Когда речь идет о конференц-связи по телефону, где участники не видят список других приглашенных, принято или представлять коллег, если конфколл организует один из сотрудников и приглашает остальных; или представляться самостоятельно, например: «Ошев Александр присоединился».
- Отключайте микрофон, когда не говорите. Если даже вы используете гарнитуру, то часто слышны шум от дыхания и другие громкие резкие звуки, которые становятся какофонией уже при относительно небольшом числе участников.
- И последний пункт, не всегда обязательный и относящийся не только к онлайн конференциям: по итогам совещания отправить краткий протокол встречи с достигнутыми договоренностями. И желательно сделать это сразу после встречи, пока у участников свежи воспоминания, и они могут внести коррективы в ваш протокол.
Данное руководство не всегда обязательно и в большей степени является правилами хорошего тона при малом количестве участников (условно до 5). Но при онлайн-встречах от 10 участников — жизненно необходимо.