IT-аутсорсинг — понятие, активно всплывающее в бизнес-сфере уже порядка 10 лет. Практически каждая современная компания в той или иной мере прибегает к услугам IT-аутсорсинга.
Давайте же углубимся в тему и определим, насколько явление IT-аутсорсинга соответствует степени его распространения. И обозначим, может ли аутсорсинг IT-процессов быть полезен для вашего бизнеса.
Определение IT-аутсорсинга.
IT-аутсорсинг представляют собой частичную или полную передачу IT-функций предприятия другой специализированной компании. Этот способ оптимизации, если грамотно подойти к его реализации, преподнесет бизнесу немало преимуществ. Но об этом поговорим чуть позже.
Самый распространенный пример аутсорсинга IT-процессов — аренда серверных мощностей дата-центра, вместо открытия и содержания своего сервера.
Можно выделить три основных модели IT-аутсорсинга (не путайте с формами):
- консалтинг — заказчик обращается к аутсорсеру за консультацией в решении той или иной задачи;
- разовое обращение — помощь уже практическая и носит разовый характер. Включает в себя одну или несколько задач, на выполнении которых сотрудничество заканчивается;
- полноценный аутсорсинг — заказчику требуется, чтобы компания-аутсорсер на протяжении конкретного срока выполняла определенные IT-функции. При соблюдении оговоренных в договоре условий и показателей эффективности.
Нужная модель выбирается в зависимости от индивидуальных обстоятельств компании-заказчика и целей, которые она преследует.
Преимущества IT-аутсорсинга для бизнеса.
Рынок IT-аутсорсинга, как мировой, так и отечественный, ежегодно растет на 10-15%. Что обусловлено рядом преимуществ, которые получит бизнес, если грамотно внедрить аутсорсинг IT-сервисов.
1. Сохранение статуса малой организации.
- упразднение IT-персонала сохраняет статус малого бизнеса, что способствует уменьшению налоговых выплат.
2. Снижение расходов на поддержку IT-инфраструктуры.
- содержание IT-отдела, выплата зарплат, обучение, рекрутинг и т,д. — все это дорого обходится. В то время как услуги аутсорсера будут стоить дешевле и являются более выгодной альтернативой, которая снизит нагрузку на предприятие и освободит дополнительный капитал.
3. Повышение качества IT-сервисов и эффективности их работы.
Благодаря высокой квалификации и узкой специализации, аутсорсеры быстрее и эффективнее справляются с поставленными задачами.
- аутсорсеры специализируются на выполнение конкретных IT-задач;
- они знают то, в чем нуждается заказчик. Обычно подрядчики выполняют типовые функции одновременно для нескольких заказчиков;
4. Четкий и эффективный контроль расходов. На что есть несколько причин:
- договор с аутсорсером составляется на длительный срок, что позволяет планировать бюджет компании (если выбрана долгосрочная модель сотрудничества);
- IT-услуги оплачиваются на основании актов выполнения работ;
- исполнитель действует строго в рамках выделенного бюджета (который можно при необходимости увеличить/уменьшить, внеся соответствующие правки в договор).
5. Получение результата без личного вмешательства со стороны руководства.
К тому же у него появляется возможность детальнее сконцентрироваться на основной задаче — увеличении результативности бизнеса. Для чего появляется как дополнительное время, так и финансы. Ведь не нужно содержать IT-отдел, организовывать рабочие места и т.д.
Кроме того, сотрудничество с компанией-атсорсером редко нуждается в контроле, только в оценке эффективности. Эту тему затронем далее в статье.
Виды IT-аутсорсинга:
Выделяют три разновидности (формы) IT-аутсорсинга: ресурсный, функциональный и стратегический.
Ресурсный
- Эта форма сотрудничества сводится к предоставлению ресурсов или высококвалифицированного персонала заказчику.
- В обязанности компании-аутсорсера входит предоставление ресурсов/сотрудников, запрошенных заказчиком. Если они не соответствуют требованиям, то подрядчик должен обеспечить их замену;
- Заказчик по своему усмотрению распоряжается полученными ресурсами, персоналом и сам ставит перед ними задачи. Подрядчик никак не контролирует их ход выполнения и не принимает участия в управлении.
Ресурсный IT-аутсорсинг подходит тем, кто нуждается в квалифицированных сотрудниках, но не хочет заниматься их подбором.
Примеры услуг — покупка клиентского доступа к ПО (дешевле, чем покупать полную лицензию), аутсорсинг IT-работников, аренда оборудования для телефонии, серверов и т.д.
Функциональный
Данный вид IT-аутсорсинга заключается в передаче аутсорсеру части функций IT-инфраструктуры под полное управление.
- Компания-аутсорсер самостоятельно определяет, какое количество ресурсов привлекать для выполнения задачи. Но предварительно согласовывается результат, который хочет получить заказчик — все эти детали отражаются в договоре;
- В отличие от ресурсного, функциональный IT-аутсорсинг означает выполнение IT-процесса с оговоренным уровнем качества. А не просто временную аренду оборудования или сотрудника.
Эта форма аутсорсинга подойдет для предприятий, которым требуется качественно функционирующий IT-сервис, но при этом не желающих принимать личное участие в его «обустройстве».
Самый распространенный пример — поддержка работы серверов является обязанностью подрядчика, а за работоспособность ПО отвечают сотрудники заказчика. Также под контроль могут передавать управление базой данных для обеспечения ее надежной сохранности и многое другое.
Стратегический
Подразумевает передачу подрядчику контроль над всей IT-инфраструктурой. Включая установку оборудования, его настройку, обслуживание и т.д.
- Заказчик получает полностью рабочий комплекс IT-сервисов, не занимаясь его организацией, оптимизацией и т.д.;
Стратегический IT-аутсорсинг является хорошим решением для компаний, чья деятельность не связана с IT, и в штате отсутствуют сотрудники подходящей квалификации.
Существуют и другие способы классификации IT-аутсорсинга, но указанная выше используется чаще остальных.
Кому подходит IT-аутсорсинг?
Забегая наперед можно сказать сразу — IT-аутсорсинг подходит для практически всех форм и стадий ведения бизнеса. Отличается только формат IT-услуг, наиболее подходящих для той или иной компании. Объясним на более конкретных, хоть и обобщенных примерах:
1. Молодые небольшие компании, ориентированные на развитие бизнеса, а не инвестирование IT-проектов. Особенно касается тех, чья деятельность развертывается на высококонкуретном рынке.
У малых предприятий обычно недостаточно свободного капитала для и содержания полноценного IT-отдела с квалифицированным персоналом. Или даже вовсе нет необходимости в организации IT-сектора;
Аутсорсинг для небольших фирм — более дешевый и результативный способ получить решение различных IT-задач, чем выполнять их самостоятельно.
2. Активно растущие компании. Схожий пример уже вскользь затрагивался ранее. Когда бизнес развивается стремительно, то выгоднее обратиться к подрядчику, чем постоянно заниматься реорганизацией в попытке покрыть растущие IT-потребности. Обращение к компании-аутсосеру обеспечит уже готовое и эффективное решение обслуживания IT-сервисов.
3. Крупный бизнес. Выгоды для больших предприятий со сложной структурой:
- возможность сконцентрироваться на масштабировании компании, а не оптимизации работы и содержании IT-отдела;
- получение стабильно функционирующей IT-инфраструктуры, соответствующей бизнес-потребностям;
- упрощение планирования и контроля расходов.
4. Регионально распределенные компании, стремящиеся централизовать обслуживание. Разрозненное расположение вынуждает нанимать дополнительных работников, выполняющих одни и те же функции, но для разных отделений концерна. IT-аутсорсинг в данных обстоятельствах позволит:
- не создавать новые статьи расходов (оплата услуг «дублированного» персонала)
- более эффективно управлять меньшим штатом сотрудников, снижая вероятность сбоев и ошибок в работе.
Как видите, будь бизнес малым, средним или крупным — IT-аутсорсинг будет непременно полезен.
Основные услуги IT-аутсорсинга:
1. Организация работоспособности компьютерной и офисной техники (принтеры, факсы, копировальные машины):
- установка и настройка ОС Windows, различного программного обеспечения, офисного/компьютерного оборудования в целом;
- обслуживание локальной (LAN) и интернет (WAN) сетей.
2. Запуск серверов Windows или Unix (другая ОС) и их поддержка:
- начальная установка и настройка;
- обеспечение стабильной бесперебойной работы.
3. Услуги, аналогичные указанным выше, но касающиеся офисной телефонии и контрольно-кассовой техники.
Примечание! Указаны лишь некоторые основные IT-услуги в качестве примеров, в действительности их гораздо больше. Остальные возможные услуги можно посмотреть на сайте – SkyDynamics
Как составлять договор c аутсорсинговой компанией?
С типовыми образцами договора можно ознакомиться в интернете или запросить непосредственно у аутсорсера. Эти шаблоны можно использовать для личного составления договора, если адаптировать их под собственные запросы и потребности.
Договор должен включать следующие пункты:
- предмет договора и технические условия;
- права и обязанности сторон;
- срок действия и порядок расторжения;
- порядок взаиморасчетов;
- зоны ответственности и их разграничение;
- регламент сдачи и приема IT-услуг;
- сроки, процедура предъявления претензий;
- действия в форс-мажорных ситуациях;
- перечень IT-сервисов и условия их предоставления;
- параметры Соглашения об уровне сервиса (SLA);
- обязательства сторон и штрафные санкции или возможность возмещения ущерба;
- гарантия соблюдения конфиденциальности (служебной и коммерческой тайн, защиты личных данных персонала);
- требования к квалификации и опыту IT-специалистов аутсорсера;
- перечень документов (счета-фактуры и акты оказания услуг);
- срока сдачи отчетности.
До составления договора необходимо тщательно продумать, что в нем отобразить. Поскольку этот документ — единственная гарантия получения качественного обслуживания. И инструмент регулировки конфликтов, разногласий в сотрудничестве между заказчиком и подрядчиком.
Подведение итогов
Однозначный вывод то тут, то там уже мелькал в статье — IT-аутсорсинг можно и нужно внедрять в бизнес. Ведь таким образом выйдет снизить расходы, улучшить качество IT-услуг, сконцентрироваться на развитии компании, а не поддержке IT-сектора, и не только.
Однако, разумеется, IT-аутсорсинг — не волшебная палочка, сулящая выгоды от самого факта использования. Объем «положительного выхлопа» напрямую зависит от качества реализации перехода на аутсорсинг IT-процессов.
И, конечно, от правильно подобранной компании-аутсорсера. Ведь посредственный исполнитель не раскроет всех преимуществ перехода. Потому, если решили воспользоваться IT-аутсорсингом, и рассчитываете на хороший результат, рекомендуем обратиться к проверенной команде профессионалов из компании «SkyDynamics».