Online-мероприятие кажется гораздо проще, чем offline, однако, это такое же мероприятие, организация которого требует специальных профессиональных навыков и знаний. Чтобы ваш online-event прошел на самом высоком уровне необходимо учесть множество факторов. Мы подготовили небольшую шпаргалку.
ПОДГОТОВКА
- Определяем цели и задачи
- Устанавливаем бюджет
- Выбираем формат (конференция, презентация продукта, ток-шоу, премия, тимбилдинг, корпоратив, концерт, семинар и т.д.)
- Создаем идею и концепцию
ОСНОВНЫЕ ПУНКТЫ БЮДЖЕТА
- Площадка
- Техническое оборудование
- Контент (презентации, видео, заставки и т.д.)
- Артисты
- Креативная концепция
- Платформа для трансляции
- Персонал
- Съемочная группа
СТРУКТУРНЫЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ONLINE-МЕРОПРИЯТИЯ
ОРГАНИЗАТОРЫ
При выборе подрядчика можно пойти двумя путями. Первый (рекомендуемый): нанять профессиональное агентство, которое будет за все отвечать и замыкать все процессы на себе. Второй: самостоятельно подбирать несколько отдельных подрядчиков, которым нужно будет самостоятельно коммуницировать друг с другом.
ФИЗИЧЕСКИ СУЩЕСТВУЮЩАЯ СТУДИЯ
Важно правильно выбрать студию, где будет проходить съемка. Среди критериев выбора: расположение, техническая оснащённость, сервис и статусность, внешний вид.
Наша студия ABD: online расположена в пятизвездочном отеле Radisson Collection Hotel в центре Москвы. Так как топ-менеджеры крупных компаний привыкли, что конференции, в основном, проходят в отелях, этот вариант расположения более выигрышен, чем у многих других студий.
ДИЗАЙН
Презентации, заставки и любые графические составляющие должны быть отрисованы в едином стиле мероприятия.
ТЕХНИЧЕСКИЙ ПОДРЯДЧИКИ
В студии должна быть профессиональная аппаратура:
- Трансляция ваших мероприятий на любые платформы.
- Звук не только для конференции, но и онлайн-концертов и шоу.
- Свет, отвечающий самым лучшим форматам световых шоу.
- Светодиодный экран высокого разрешения
СЪЕМОЧНАЯ ГРУППА
Необходимо иметь проверенную сработанную съемочную группу, чтобы не подвели в процессе, и картинка была профессиональной.
РЕЖИССЕР
Online-мероприятие - это, по сути, телевизионное шоу, а у шоу должен быть режиссер, который будет видеть картинку целиком, знать, на что обратить внимание и где расставить акценты. Поэтому необходимо найти опытного режиссера с багажом реализованных проектов.
ОНЛАЙН-ПЛАТФОРМА
Нужно определиться с тем, где будет проходить трансляция:
• Deep
• Pine
и другие.
ПЛЕЕР ДЛЯ ТРАНСЛЯЦИИ
МЕССЕНДЖЕРЫ.
Вам понадобится мессенджер, чтобы присоединять удаленных спикеров к трансляции. Для этого можно использовать Zoom, Skype и т.д.
ПЕРЕВОДЧИКИ
Если у вас международное мероприятие, то необходимо найти профессиональных переводчиков.
АРТИСТЫ
Как и в offline-мероприятиях здесь нужна развлекательная часть программы. Для этого можно приглашать артистов, делать шоу, постановки и даже целые концерты.
ВЕДУЩИЙ
На любом хорошем мероприятии должен быть профессиональный ведущий для поддержания общей атмосферы вашего события, модерации программы и контроля всех участников.
ИНТЕРАКТИВЫ
В online-мероприятиях необходимо продумать инструменты, которые будут удерживать внимание участников.
Для этого можно использовать различные конкурсы, розыгрыши, квизы, выступление артистов. Также мы рекомендуем использовать AR-технологии.
Augmented Reality (AR): позволяет совместить пласт реального и виртуального; взаимодействует с реальностью в режиме реального времени; позволяет уйти от сложных декораций, заменив их на ваш уникальный мир.
ПОСТ-АКТИВНОСТЬ
Online-формат позволяет собрать аналитику и посмотреть, какой путь проделал каждый участник, в каких интерактивах участвовал, каких спикеров смотрел. Такая обратная связь – очень важная и полезная составляющая для дальнейшей работы.
ДЛЯ УСПЕШНОЙ РЕАЛИЗАЦИИ ONLINE-МЕРОПРИЯТИЯ НЕОБХОДИМА ПРОВЕРКА РАБОТЫ ВСЕГО ОБОРУДОВАНИЯ И РЕПЕТИЦИЯ, ОСОБЕННО ЕСЛИ МЕРОПРИЯТИЕ ПРОХОДИТ В ПРЯМОМ ЭФИРЕ.