В статье приведена концепция эффективной системы по работе с НМД, основанная на инструментах адаптивного кейс-менеджмента. Также система предназначена для внедрения непрерывных улучшений. Система не требует дорогостоящих вложений и отличается простотой исполнения.
В настоящее время, даже в крупных отечественных компания, работа с НМД (нормативно-методической документацией) построена исключительно на электронных регламентах бизнес-процессов (а-ля Word/PDF) или базах знаний. Однако, читать бесконечный монотонный текст регламента процесса или инструкции никто не захочет. Так как же построить эффективную работу с НМД? Давайте разбираться.
Первое, что хотелось бы отметить это то, что пора отказаться от классической концепции "текстового" регламента и сделать основной упор на диаграмму бизнес-процесса. Текст регламента читают, в лучшем случае, один раз при согласовании и больше к нему не возвращаются. Что крайне печально, ведь регламент является основой любого бизнес-процесса. Поэтому необходимо построить систему, у которой во главе угла будет стоять именно диаграмма процесса, с которой сотрудники будут работать. Диаграммы бизнес-процессов основных нотаций моделирования легко воспринимаются сотрудниками на интуитивном уровне. Рассмотрим пример.
На рисунке №1 представления карта процессов абстрактной компании. Карта процессов выполнена в электронном формате, например, на корпоративном портале или wiki. Текстовое описание, желательно, сделать отдельной вкладкой, соответствующей каждой из основных страниц. Для карты процессов можно использовать описание миссии компании, орг. структуру и т.д. Сотрудник выбирает соответствующий процесс и переходит на новую вкладку, на которой представлены уже подпроцессы, например, "Управление проектами" (рисунок №2).
Выбираем подпроцесс "Инициирование" и переходим на следующую вкладку уже с диаграммой бизнес-процесса (рисунок №3).
На первой вкладке представлена диаграмма бизнес-процесса "Инициирование проекта", выполненная в нотации BPMN 2.0. На второй вкладке должно быть представлено текстовое наполнение регламента, включающее: цель, основные входы/выходы и события, KPI, описание хода процесса, матрица ответственности и т.д. Однако, хочу повториться, что основной упор необходимо сделать именно на диаграмму процесса.
Для удобства работы с диаграммой необходимо сделать все элементы документов интерактивными (кликабельными). При нажатии на соответствующий документ сотрудник переходит во вкладку с шаблоном и инструкцией по формированию документа. Используя только этот функционал вы сможете построить эффективную систему по работе с НМД в компании.
Но наша цель на этом не заканчивается и продолжаем строить систему непрерывных улучшений, включающую кейс-менеджмент (рисунок №4).
Для того, чтобы построить систему непрерывных улучшений в компании (не путать с проектами по оптимизации бизнес-процессов в соответствии со стратегией развития) необходимо для каждой ключевой операции по процессу разработать кейс или "лучшую практику". Наполнение кейса может быть любым: таблицы, текст, картинки и т.д., таким образом, мы сможем разгрузить текст самого регламента и сделать акцент именно на ключевых операциях, которые выполняются в бизнес-процессе. В итоге получаем базу знаний "лучших практик" по процессу, интегрированную в систему бизнес-процессов компании.
Для того, чтобы перейти к кейсу сотрудник нажимает на "флажок" и попадает в новую вкладку с описанием "лучшей практики". В ходе работы сотрудники совершенствуют свою деятельность и появляются новые более эффективные и успешные кейсы. Сотрудники обращаются с инициативой об изменении в базе знаний и, таким образом, получаем дифференцированную систему адаптивного кейс-менеджмента. Каждый участник бизнес-процесса вносит свой вклад в развитие системы непрерывных улучшений.
Что в итоге? Получена система, в которой сотрудники работают в режиме "единого окна" при реализации бизнес-процессов. Интегрированная база знаний "лучших практик" и НМД. Как следствие — централизованная система непрерывных улучшений, основанная на адаптивном кейс-менеджменте.
Преимущества такой системы:
- относительная дешевизна и простота исполнения;
- интуитивный интерактивный интерфейс, упрощающий работу сотрудников с НМД и регламентам;
- база знаний "лучших практик" компании по ключевым операциям процессов;
- система непрерывных улучшений, основанная на инструментах адаптивного кейс-менеджмента.
Дорогие друзья, надеюсь, что мои рекомендации помогу вам эффективно сопровождать процессное управление и повысить эффективность деятельности компании.