Если вы управляете бизнесом, связанным с перевозками, или только планируете открыть свое дело, оптимизация затрат – одна из главных задач еще на старте. Как меньше тратить на топливо? Как понять, что водители сливают бензин «налево»? Обязательно ли брать бухгалтера и логиста в штат? Реально ли мыть и ремонтировать машины со скидками, если у вас не физическое, а юридическое лицо? Да, реально! Сейчас обо всем расскажем.
Опытные перевозчики с помощью топливных карт решают куда больше вопросов, чем просто покупка топлива. На рынке представлено немало вариантов, все они имеют разные опции и, соответственно, дают разную экономию. Большинство предпринимателей обращают внимание на число АЗС, которые включены в сеть приёма карты и сравнивают цены. Хороший подход, но не самый дальновидный: так остаётся риск упустить выгоды, которые не лежат на поверхности. Рекомендуем смотреть на то, что предлагают кроме самой карты.
Итак, топливная карта. Это способ расчетов, при котором оплата за нефтепродукты поступает с топливного счета компании, а водители, предъявляя карту на АЗС, фактически проходят авторизацию в системе. При этом, водитель не возит с собой наличные, а компания управляет всеми расчетами, устанавливает топливные лимиты и контролирует расходы.
Пластиковые топливные карты сегодня постепенно сменяются виртуальными, и в отличие от пластика, виртуальные карты выпускаются мгновенно (и как правило, бесплатно), их невозможно потерять и очень легко передавать водителям. Все, что требуется от водителя, – установить на смартфон мобильное приложение. Фактически, владелец бизнеса или управляющий может контролировать заправку своего транспорта, находясь в другом регионе или даже стране!
Подсчитаем реальную экономию, которую дает топливная карта перевозчику. Для примера возьмем небольшую грузовую компанию, в автопарке которой три ГАЗели. Суммарный ежемесячный расход топлива составит около 500 литров, на АЗС компания оставляет 24 000 рублей в месяц.
Вернуть НДС
Топливные карты экономят 20% от всех затрат на топливо благодаря механизму возмещения НДС, недоступному физлицам. В нашем случае, через возврат НДС компании удастся вернуть 4800 рублей каждый месяц или 57 600 рублей в год.
Остановить «утечку» топлива
По некоторой статистике, до 30% средств, направляемых компанией на заправку транспорта, в реальности «идут не туда»». Если водитель расплачивается наличными, то работодателю сложно проверить «честность» его расходов. Увы, существует 1000 и 1 способ мошенничества, на которые идут водители, чтобы прикарманить деньги, заработанные компанией. Подделка чеков, заправка некачественным топливом, слив и продажа горючего «налево», манипуляции с одометром – по некоторой статистике, 30% средств, направляемых компанией на заправку транспорта, в реальности «идут не туда».
С помощью продвинутых топливных карт компания может устанавливать практически любые ограничители. Например, запрещать водителям заправляться по ночам, «улучшенным» (читай – более дорогим) топливом, покупать чипсы или презервативы, а также заезжать (совершать покупки) в соседние регионы. Все расходы обычно отображены в личном кабинете в режиме реального времени. Некоторые топливные карты позволяют подключить в личном кабинете функционал контроля сохранности топлива (антифрод): если топливная карта «дружит» с бортовой системой мониторинга, несоответствие купленного топлива попавшему в бак быстро станет известным.
Чем больше парк, тем больше экономия от «антифрода». В нашем случае, предотвратив махинации с топливом, сэкономим порядка 1440 рублей каждый месяц.
Спасти двигатель
Чем хуже топливо, тем ближе (и чаще) ремонт двигателя. Экономить нужно с умом, поэтому, если пытаться сократить расходы за счёт заправки на сомнительных АЗС, риск получения некачественного продукта возрастает в разы. И тогда такая экономия даёт противоположные результаты: из-за заправки некачественным топливом топливная система выходит из строя, а бюджет предприятия отягощает внезапный и дорогостоящий ремонт двигателя.
Топливные карты крупных брендов – своего рода гарантия, что качество ГСМ контролируется на производстве, в пути на АЗС, да и на самой станции. Чем больше бренд, тем больше он переживает за свою репутацию, а значит – чаще выезжает на АЗС, чтобы проверить, не бодяжат ли они топливо.
Срочный ремонт двигателя для «ГАЗели» из-за заправки некачественным топливом может обойтись до 20 000 рублей, пусть такие траты будут грозить не каждый месяц, но в течение года – вполне. Согласитесь, при регулярной заправке качественным топливом, деньгам можно будет найти другое применение.
Рассчитать выгодный маршрут
Как заправиться выгодно, не заезжая на каждую АЗС, чтобы узнать цены? В условиях, когда все крупные ритейлеры нефтепродуктов предлагают специальные тарифы и скидки, перед перевозчиками стоит непростая задача - выбор АЗС с самой низкой ценой и при этом – качественным топливом. Причем, чем больше у компании автопарк, тем большую экономию она сможет получить, составив оптимальный план заправок. Но здесь масштаб оборачивается проблемой: создавать для каждого водителя идеальный маршрут сложно даже отделу логистики.
На российском рынке есть сервис для составления идеального плана заправок прямо в личном кабинете. Система анализирует предстоящий маршрут, выбирает самые выгодные предложения и выделяет их на карте. Причем сервис подсказывает водителю неочевидные решения: математический алгоритм предложит заправку ровно тем количеством топлива, которое необходимо, чтобы доехать до АЗС с самой низкой ценой.
Опытным путем доказано, что сервис позволяет сэкономить около 2% топливных расходов при перевозках на дальние расстояния. Цифра небольшая, но чем больше парк, тем больше её абсолютное значение. Если таких маршрутов у компании с тремя «ГАЗелями» была одна треть от общего числа заказов, тогда экономия в месяц составит около 40 рублей в месяц или 480 рублей в год.
Не переплачивать бухгалтеру
Часто небольшие компании пользуются услугами внештатного бухгалтера со сдельной оплатой труда. Если поставщик топливных карт предоставляет личный кабинет и автоматически формирует отчётность, то задачи, которые решает бухгалтер, можно сократить минимум на треть.
В личном кабинете руководитель или менеджер компании сам легко контролирует состояние топливного счета, устанавливает автоплатежи и планирует расходы. Он может пополнять топливный счет организации с банковской карты или мгновенно переводить деньги с расчетного счета - круглосуточно и в любой день недели. Электронный документооборот обеспечивает быстрое получение документов без отправки оригиналов прямо из учётной системы.
При среднем размере вознаграждения внештатного бухгалтера на полставки - около 30 000 рублей - нам удастся сэкономить 10 тысяч рублей.
Подводим итоги
Если сложить полученные цифры, получаем ежемесячную выгоду в размере 11 480 рублей в месяц (без экономии за счёт ремонта) или 77 600 рублей за год (уже с учётом отложенной «капиталки»). Согласитесь, существенная сумма для предприятия с тремя «ГАЗелями!
Конечно, на результат экономии реального предприятия могут повлиять разные факторы, но на этом примере владелец транспортной компании может посчитать собственную реальную выгоду от использования топливных карт. И наконец перестать заправляться за наличные!
Высвободившиеся средства – в зависимости от масштаба предприятия – можно вложить в развитие компании или её сотрудников, нанять больше сотрудников, увеличить и «обновить» автопарк. Ну или просто устроить корпоратив или выписать премию лучшему сотруднику.
P.S. Бонусы
Современные топливные карты – как и многие интернет-банки, например, – предлагают клиентам массу льгот и спецпредложений от компаний-партнёров. В таких маркетплейсах можно подобрать выгодные программы лояльности, скидки, краткосрочные акции, а заодно и полезные услуги по выгодным ценам: мойку и шиномонтаж, дезинфекцию и другие бонусы, которые делают использование топливных карт еще выгоднее.
