Карантинные волнения нарастают, компании переводят сотрудников на удалёнку. Психолог с опытом удаленной работы Ксения Михеева рассказывает, как морально подготовиться к работе из дома и какие инструменты помогут повысить эффективность.
5 советов по эмоциональной подготовке к удалённой работе
Удалённая работа будет более эффективна, если заранее подготовиться к ней и продумать план действий. Не выгореть помогут следующие советы.
1. Соблюдение режима
Распланируйте время так, чтобы график совпадал с привычным. Начинать и заканчивать рабочий день необходимо примерно в одно и то же время. Противопоказано:
- Приступать к выполнению задач в произвольное время, особенно если раньше был жёсткий график
- Поздно заканчивать рабочий день и перерабатывать
- Пренебрегать обеденными и другими перерывами
Продолжайте вести планнинг или заведите его теперь, чтобы правильно распределять текущие задания. А чтобы вовремя заканчивать работу, ставьте таймеры.
2. Правильная организация рабочего пространства
Выделите дома место, где будете только работать, и не используйте его для отдыха и свободного времяпровождения. Здесь должны быть все необходимые вам инструменты: ноутбук, папки с документами, канцелярия… Если привыкли, что всегда под рукой степлер, стикеры или калькулятор, заведите их и дома. Для максимального погружения в рабочую атмосферу можно поставить на стол ту же фоторамку или антистресс-игрушку, что и в офисе.
3. Следование рабочим «ритуалам»
Постарайтесь максимально воссоздать атмосферу офиса и настроить себя на рабочий лад. В этом помогут:
- Дресс-код. Можете чуть отойти от жёстких офисных требований, но не приступайте к работе в домашней одежде.
- Привычные предметы. Как фото в рамке или игрушка из прошлого совета.
- Обеденные перерывы, пятиминутки или просто чашка кофе в определённое время.
- Беседы с коллегами. Поддерживайте связь с другими сотрудниками, интересуйтесь новостями и делитесь прогрессом. Предпочитайте телефонные разговоры и видеосвязь чатам и электронным письмам. Совещания можно проводить в формате вебинаров, о принципах организации которых можно почитать здесь.
Рабочий «ритуал» — любое привычное вам действие, которое совершается ежедневно. Вспомните такие «ритуалы» у себя и активно применяйте.
4. Ограничение рабочих контактов
Кстати, этот совет актуален и для офлайна. Когда рабочий день завершён, отключитесь об общего чата, выключите телефон или уберите звук, перестаньте проверять электронную почту. Заранее предупредите коллег, в какое время будете недоступны, чтобы вас не сбивали с настроя на отдых звонками и срочными сообщениями.
5. Использование специализированных инструментов
Освойте сервисы для планирования, командной работы, ежедневного общения с коллегами, онлайн-коммуникации. Видеоконференции и обсуждения технических моментов можно сделать более интерактивными и живыми, что будет создавать эффект присутствия и сделает работу качественнее. Если у вас большая команда и частые вебинары, используйте спецплатформы, а также заранее подумайте о защите от срывов и спама. Подробнее о таких инструментах в следующем разделе.
Инструменты для работы в карантин
Поможет запланировать встречу или мероприятие, поставить напоминание, создать задачу. Синхронизируется с почтой gmail, автоматически перенося договоренности или бронирования в календарь. С помощью сервиса можно не только отслеживать текущие задачи, но и отправлять уведомления и приглашения другим пользователям.
- Joxi — обмен скриншотами
С его помощью можно быстро отправить скрин без сохранения на компьютер. Все скриншоты хранятся на облаке. Сервис актуален, когда необходимо отправлять отчёты о текущем состоянии выполнения задачи, статистическую и другую информацию с интернета или компьютера.
- Slack — чат для командной работы
Здесь можно общаться с коллегами, обсуждать задачи и принимать решения. Позволяет создавать разные тематические чаты, быстро приглашать новых людей, делать информационные рассылки. Удобен возможностью синхронизироваться с другими сервисами, получать доступ к архиву сообщений, создавать закрытые обсуждения, например только для специалистов определённого профиля.
- Trello — планировщик командных проектов
Удобная прога для команд, где каждый участник получает порцию задач. Тут можно:
- распределить задания
- расставить приоритеты
- визуализировать задачи
- напомнить о дедлайне
- отчитаться о выполнении
В помощь организатору доски, карточки, графики и другие инструменты.
- Miro — онлайн доска
Встречи и работа в карантин тоже могут быть интерактивными. С помощью виртуальной доски Miro можно делать зарисовки, записывать задачи и итоги обсуждений, чертить графики и т.д. Плюс сюда отлично вписываются видео, изображения, гифки и другой контент.
- Webinar — платформа для вебинаров и онлайн-встреч
Все онлайн-коммуникации можно перенести на эту платформу. Webinar поможет создать курс, провести корпоративную встречу, организовать обучение. Здесь доступны инструменты для интерактива, подробная статистика по обучающимся и участникам, проведение совещаний в режиме реального времени, запись видео. При проведении мероприятий обеспечивается защита от DDoS-атак.
А как вы справляетесь с удалённой работой? Поделитесь собственным опытом организации онлайна.
__________
Больше полезных сервисов ищите в каталоге Stay home be online. В нем более 100 инструментов для удаленной работы, онлайн-обучения и проведения виртуальных мероприятий.