Для реализации конституционных прав на труд и образование закон предусматривает дополнительные гарантии и компенсации для граждан, совмещающих работу с получением образования. И компаниям необходимо понимание того, когда и на какие льготы могут претендовать эти сотрудники, в каком случае им можно отказать, а также как учесть возникающие при этом расходы.
Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением высшего образования по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, а также поступающим на обучение по ним, регламентированы гл. 26 «Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования» Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ).
В соответствии со ст. 173 ТК РФ их можно разделить на 3 группы:
• предоставление дополнительных отпусков;
• оплата проезда к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно;
• сокращение продолжительности рабочей недели.
Вышеперечисленные гарантии по общему правилу могут быть предоставлены только при получении работником соответствующего образования впервые. Но из этого правила есть исключение.
Воспользоваться данными льготами может и работник организации, уже имеющий профессиональное образование соответствующего уровня, но для этого должно быть выполнено дополнительное условие: направить его для получения образования должен сам работодатель в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме (ст. 177 ТК РФ).
При этом согласно подп. 1 и 2 п. 8 ст. 69 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» получением второго или последующего высшего образования является обучение по следующим образовательным программам высшего образования:
• по программам бакалавриата или программам специалитета – для лиц, имеющих диплом бакалавра, диплом специалиста или диплом магистра;
• по программам магистратуры – для лиц, имеющих диплом специалиста или диплом магистра.
Лица, имеющие высшее профессиональное образование, подтверждаемое присвоением им квалификации «дипломированный специалист», имеют право быть принятыми на конкурсной основе на обучение по программам магистратуры, которое не рассматривается как получение этими лицами второго или последующего высшего образования, на что указывает п. 15 ст. 108 закона № 273-ФЗ.
Ученические льготы
Если работник получает образование одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, то воспользоваться так называемыми ученическими льготами можно только в части получения образования в одной из этих организаций, определяемой по выбору работника (ст. 177 ТК РФ).
Имейте в виду, что они предоставляются работникам, совмещающим работу с получением образования, только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). Соответственно, совместители, получающие образование в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, воспользоваться данными льготами не могут.
Необходимо заметить, что предоставление работникам ученических льгот зависит от многих факторов. Прежде всего на их предоставление определяющее влияние оказывает наличие государственной аккредитации на программу бакалавриата, программу специалитета и (или) программу магистратуры у образовательной организации, в которой получает образование работник. Вместе с тем отсутствие государственной аккредитации не исключает возможности предоставления ученических льгот, но при условии, что их предоставление закреплено в коллективном или трудовом договоре.
Кроме того, в предоставлении работникам ученических льгот немаловажную роль играет успешность обучения сотрудника. Работник может рассчитывать на получение ученических льгот в виде оплачиваемого отпуска, а также оплаты проезда к месту нахождения образовательной организации и обратно, только в случае если он успешно осваивает имеющую государственную аккредитацию программу бакалавриата, программу специалитета или программу магистратуры.
Вместе с тем о том, что понимается под успешным обучением, ТК РФ умалчивает. В общепринятом смысле под успешно обучающимся студентом понимается лицо, не имеющее задолженности за предыдущий курс (семестр) и к началу промежуточной аттестации сдавшее все зачеты и выполнившее все работы (контрольные, курсовые и так далее) по предметам, вынесенным на сессию. Заметим, что на практике критерии успешной учебы обычно устанавливают сами организации, осуществляющие образовательную деятельность.
На предоставление ученических льгот влияет и форма обучения. Иначе говоря, в зависимости от того, по какой форме обучается работник (заочной, очно-заочной или очной), ему могут быть предоставлены соответствующие льготы.
Согласно ст. 173 ТК РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель обязан предоставить дополнительные отпуска (далее – учебные отпуска) с сохранением среднего заработка, а именно:
• для прохождения промежуточной аттестации на 1-м и 2-м курсах соответственно – по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно – по 50 календарных дней (при освоении образовательных программ высшего образования в сокращенные сроки на 2-м курсе – 50 календарных дней);
• для прохождения государственной итоговой аттестации – до 4 месяцев в соответствии с учебным планом осваиваемой работником образовательной программы высшего образования.
При этом расчет среднего заработка производится в соответствии со ст. 139 ТК РФ и с учетом Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
Учебный отпуск
Отпуск без сохранения заработной платы работодатель обязан предоставить:
• работникам, допущенным к вступительным испытаниям, – 15 календарных дней;
• работникам – слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации – 15 календарных дней;
• работникам, обучающимся по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по очной форме обучения, совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации – 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов – 4 месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов – 1 месяц.
К учебным отпускам по соглашению работодателя и работника могут присоединяться ежегодные оплачиваемые отпуска. Однако если ежегодный оплачиваемый отпуск совпадает по времени с учебным, то ежегодный оплачиваемый отпуск прерывается на время учебного. При этом неиспользованную часть ежегодного отпуска работник может отгулять в любое другое время.
Предоставляются учебные отпуска работникам на основании их заявления, а также на основании справки-вызова, форма которой утверждена Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368 «Об утверждении формы справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования».
При предоставлении учебного отпуска работодателем оформляются следующие документы:
• приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6 или Т-6а);
• личная карточка работника (форма № Т-2 или Т-2ГС (МС);
• лицевой счет (форма № Т-54 или Т-54а);
• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) – если работнику предоставляется оплачиваемый учебный отпуск.
Вышеуказанные формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Несмотря на то что сегодня организации не обязаны в качестве первичных документов использовать исключительно типовые формы документации, по мнению автора, они вполне могут применяться, так как запрета на их применение Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит.
Так как учеба и работа могут проходить в разных городах, то при предоставлении учебного отпуска в некоторых случаях работодатель обязан компенсировать работнику стоимость проезда к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно.
Согласно ст. 173 ТК РФ работодатель оплачивает один раз в учебном году проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно работнику, успешно осваивающему имеющую государственную аккредитацию программу бакалавриата, программу специалитета или программу магистратуры по заочной форме обучения.
При этом, для того чтобы работодатель смог оплатить проезд, работнику необходимо представить следующие документы:
• справку-вызов;
• заявление на компенсацию расходов по проезду, написанное по возвращении из учебного отпуска;
• проездные документы.
Учет расходов
Помимо оплачиваемого учебного отпуска, работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения, по их желанию может быть установлена сокращенная рабочая неделя. В данном случае речь идет о периоде в 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации. При этом рабочая неделя может быть сокращена лишь на 7 часов. За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50% среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда.
Напоминаем, что минимальный размер оплаты труда установлен Федеральным законом от 19.06.2000 № 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» и с 01.01.2020 составляет 12 130 руб. в месяц. Порядок предоставления гарантии в виде сокращения рабочего времени определяется по соглашению сторон трудового договора.
В целях исчисления налогооблагаемой базы по налогу на прибыль затраты в виде среднего заработка, выплачиваемого работнику за время его нахождения в учебном отпуске, учитываются в составе расходов на оплату труда на основании п. 13 ст. 255 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ).
В силу ст. 177 ТК РФ гарантии и компенсации предоставляются работникам, совмещающим работу с получением образования соответствующего уровня впервые, и работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным для получения образования работодателем. Поэтому если организация предоставила учебный отпуск работнику, уже имеющему высшее образование по программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, который самостоятельно поступил в организацию, осуществляющую образовательную деятельность, с целью получения второго высшего образования, то учесть сумму отпускных в составе расходов на оплату труда она не сможет. Аналогичные разъяснения на этот счет приведены в Письме Минфина РФ от 31.08.2012 № 03-03-06/1/454.
Кроме того, в составе расходов на оплату труда на основании п. 13 ст. 255 НК РФ учитываются расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно, но при условии, что данные расходы сотрудника-студента отвечают требованиям ст. 177 ТК РФ и всем критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Напомним, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогооблагаемыми расходами для целей исчисления прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.
Следует отметить, что вопрос признания расходов в виде среднего заработка, сохраняемого на время учебных отпусков, а также расходов на оплату проезда к месту нахождения организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно для целей налогообложения никак не связан с должностными обязанностями сотрудника-студента и получаемым им образованием. Как сказано в Письме Минфина РФ от 24.04.2006 № 03-03-04/1/389, так как ТК РФ не содержит условия о том, что средняя заработная плата, сохраняемая на время учебных отпусков, а также компенсация проезда связаны с обучением работника по специальности, соответствующей трудовым обязанностям работника, то организация обязана оплатить работнику учебный отпуск и проезд даже в том случае, если он учится на врача, а работает продавцом.
Что касается учета в расходах сумм среднего заработка, начисленного за время освобождения от работы в связи с сокращением рабочей недели, то данные суммы учитываются в расходах на оплату труда на основании п. 6 ст. 255 НК РФ, в силу которого к расходам на оплату труда относится сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ о труде.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) учитываются все доходы физического лица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной форме, так и в натуральной, или право на распоряжение которыми у него возникло. Исключением являются доходы, перечисленные в ст. 217 НК РФ, которые не подлежат налогообложению НДФЛ.
Отметим, что сумма оплаты учебного отпуска работника, а также выплачиваемый средний заработок за время освобождения от работы в связи с сокращением продолжительности рабочей недели в данном перечне не поименованы, следовательно, указанные выплаты облагаются НДФЛ на общем основании. Причем облагаются указанные суммы независимо от того, предусмотрены ли они трудовым законодательством или трудовым (коллективным) договором.
В отношении налогообложения НДФЛ оплаты расходов работника, совмещающего работу с получением образования, на проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно необходимо сказать следующее. В статье 217 НК РФ перечислены доходы налогоплательщика НДФЛ, освобождаемые от налогообложения. Пунктом 1 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат налогообложению (если иное не предусмотрено названным пунктом) все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников.
Соответственно, оплата расходов работника, совмещающего работу с получением образования, на проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно на основании п. 1 ст. 217 НК РФ не облагается НДФЛ. Данный вывод подтверждают письма Минфина РФ от 24.07.2007 № 03-04-06-01/260, от 01.09.2015 № 03-04-06/50182.