Очень часто мы говорим такие вещи: «Мне недостаточно времени», «Я не знаю, где я найду время» или «У меня никогда не бывает времени на себя».
Подписывайтесь на наш Telegram канал
В сутках всего 24 часа. За это время нам нужно успеть сделать очень много дел. Но времени, порой, не хватает. Как научиться управлять своим временем эффективно и продуктивно?
Существует понятие «тайм-менеджмент» или «управление временем». Это такой способ организации и планирования своего времени, при помощи которого максимизируется наша продуктивность в достижении определенных долгосрочных целей.
Каковы преимущества этого способа?
• повышается производительность и эффективность;
• улучшается профессиональная репутация;
• уменьшаются стрессовые ситуации;
• повышаются возможности для достижения важных жизненных и карьерных целей.
Ознакомившись с данной статьей, вы получите преставление об основных методах тайм-менеджмента, которые помогут вам в вашей личной и профессиональной жизни.
Итак, какие методы можно использовать для более эффективного управления своим временем?
1. Учитесь быть организованным. Например, понаблюдайте, сколько времени вы тратите на поиски каких-то вещей при сборе на работу или на своем рабочем месте при поиске каких-нибудь бумаг или документов, ведь потерянное время – это потерянные энергия и деньги. Наведите порядок в своей голове и своих вещах дома и на работе.
2. Ставьте правильные цели. Для этого можно использовать современную SMART технологию постановки целей: цель должна быть конкретной (Specific), измеримой (Measurable), достижимой (Achievable) и актуальной (Relevant).
3. Сделайте аудит своего времени: выясните, на что на самом деле уходит ваше время. Для удобства такого аудита вы можете использовать различные приложения (RescueTime, Toggl, Календарь Google или Outlook). Эти приложения помогут отслеживать все, что вы делаете в течение недели, и внести соответствующие корректировки в ваш график.
4. Научитесь устанавливать ограничения для выполнения каких-либо задач. Например, если я хочу написать статью для своего канала, я даю себе на это два часа в день с утра (например, с 8.00 до 10.00).
5. Научитесь планировать свое время заранее. Например, последние 15 минут перед уходом с работы потратьте на составление списка самых важных вещей на завтра.
6. Ежедневно создавайте список необходимых дел. Это будет мотивировать вас и покажет, что сегодня уже выполнено, а что еще требует выполнения.
7. Исследования показали, что в офисе наиболее эффективное время для работы – утреннее. Поэтому имеет смысл наиболее важные дела делать с утра.
8. Учитесь делегировать свои задачи другим людям. Некоторым трудно позволить разрешить другим делать то, что раньше они выполняли сами. Но в реальности делегирование (аутсорсинг) реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку, и у вас остается больше времени на более важные задачи.
9. Учитесь не отвлекаться в процессе работы. Например, вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины. Для эффективного использования своего времени очень важно сосредоточиться на одном деле и исключить все остальное.
10. Измените свое расписание, например, вместо того, чтобы спать до 7 часов утра, вставайте в 6.00. Чем раньше вы начнете свой рабочий день, тем больше успеете.
11. Оставляйте свободное время между выполнением дел. Казалось бы, что немедленный переход от выполненного дела к другому является признаком эффективного использования времени. Но на самом деле это не так. Свободное время нужно, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией. Наиболее эффективными являются 25-минутные перерывы между делами. Такие «25-минутки» можно посвятить прогулке, медитации или просто полезному перекусу.
12. Используйте «принцип Парето или правило 80-20». Этот принцип действует при продажах: согласно ему 80% продаж достигается за счет 20% приложенных усилий. Когда дело касается вашего времени, то вы должны помнить, что 80% ваших результатов - это 20% ваших действий. Используя данный принцип, вы вероятно, сможете исключить большинство второстепенных пунктов из списка ваших дел.
13. Разумно расставляйте приоритеты в делах по важности и срочности. Например, выполняйте важные задачи срочно; срочные, но не важные - делегируйте другим; не срочные и не важные - отложите на потом.
14. Не выполняйте сразу несколько дел одновременно. Может показаться, что это является эффективным использованием времени. Однако, это не так. При такой организации работы, создается дополнительная нагрузка, тратиться больше энергии и не исключены ошибки.
15. Не старайтесь быть идеальным при выполнении работы и не зацикливайтесь на мелких деталях. Перфекционизм и желание возвращаться к выполнению одной и той же задачи с целью улучшить исполнение затормозит весь рабочий процесс и, напротив, съест ваше время. Перестаньте быть идеальным. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.
Надеюсь, что описанные методы помогут вам организовать свое время так, чтобы оно работало на вас эффективно, и вы перестали испытывать состояние стресса от того, что ничего не успеваете.