Правильно выбранная площадка - 80% успеха вашего мероприятия. Именно она будет украшать фотоотчеты, именно с площадкой первым делом встретится посетитель, и, возможно, в целом именно с ней будет ассоциировать ваше мероприятие в дальнейшем. Именно поэтому всегда необходимо очень ответственно подходить к вопросу подбора площадки, ведь в этом вопросе так много подводных камней.
1. Вместимость
Организовывая любое мероприятие, вы примерно, а в идеале точно знаете, сколько человек на него придет. С закрытым мероприятием по приглашениям проще, а вот если поток посетителей не ограничивается конкретной цифрой, придется играть в шоу интуиция и ставить ориентиры посещаемости. Этот шаг необходим для продумывания всех деталей, особенно для подбора площадки. Так, проводя проект на 50-70 человек, вы можете ограничиться стильным коворкингом или конференц-залами отелей. Если же проект подразумевает от 500-1000 посетителей единовременно, придется думать в сторону концертных площадок или Манежа.
Итак, пусть именно "вместимость" станет первым столбиком вашей сводной таблицы по площадкам (очень советую вести именно общую таблицу, чтобы наглядно видеть преимущества и недостатки всех рассматриваемых вариантов).
*Субъективные критерии, не поддающиеся количественному подсчету, рекомендую отмечать в таблице по шкале (к примеру, от 1 до 5, где 1 - не подходящий интерьер, а 5 - наиболее подходящий).
2. Транспортная доступность
Если вам важно, чтобы зарегистрированные гости приехали на мероприятие с большей вероятностью, надо сделать все возможное для того, чтобы путь до площадки был удобен. Идеальный вариант - центр города, в пешей доступности от метро.
В случае, если мероприятие находится за чертой города, необходимо продумать удобный трансфер, иначе вы можете лишиться более трети посетителей (а если подведут погодные условия - половины).
3. Техническое оснащение
Очень часто площадка предлагает перечень оборудования, которым вы располагаете в рамках аренды. Это всегда базовые позиции, добавление любого из пунктов будет стоить доплат, поэтому важно еще на этапе выбора площадки оценить, какие суммы уйдут на технику (проектор, микрофоны, микшер и звуковое оборудование, работа технического специалиста и пр.). Так, замечательная площадка ЦДП предлагает организаторам большой перечень оборудования почти для каждого зала, входящий в стоимость аренды. Однако, если вы хотите добавить 1 софит на сцену - это уже может сильно изменить итоговую смету.
4. Кейтеринг (условия работы)
Не все площадки пускают сторонний кейтеринг, объясняя это мотивами безопасности (на самом деле монополией). Подбирая площадку, обязательно уточните, работает ли подрядчик с кейтерингом или предоставляет его сам (в последнем случае сразу необходимо ознакомиться с меню и ценообразованием).
5. Стоимость
Этот критерий может быть гораздо выше в списке в зависимости от целей и бюджетов мероприятия. Порой надо уложиться в крохотные суммы, поэтому часть площадок сразу будет отметена. По опыту почти все подрядчики (особенно в пост-карантинное время) готовы идти на уступки, частичный бартер. Так, упоминание площадки на рекламных макетах уже способно сбить итоговую стоимость аренды (если подрядчик нуждается в рекламе).
6. Репутация, имидж
Необходимо понимать, какого уровня будут гости вашего мероприятия. Вряд ли мероприятие для VIP-персон будет проведено в коворкинге, а проект для студентов - в пятизвездочном отеле.
7. Внешний вид, интерьер
Last, but not the least. Как же важны интерьер и атмосфера помещения! Всегда отдавайте предпочтение новым светлым площадкам, ведь на вашем мероприятии должно быть приятно находиться!
8. Паркинг
Если этот пункт не является решающим для вас или ваших гостей, я все равно рекомендую отдавать приоритет площадкам с 1) бесплатной парковкой рядом 2) собственной парковкой для посетителей 3) 5-10 местами для машин организаторов и VIP-гостей. Даже для разгрузки декора/материалов эти места будут полезны.
