Очень часто в работе с документами люди сталкиваются с огромным количеством однотипной работы, к примеру "Нужно переделать вот те 200 документов, в каждом документе, в шапке нужно поставить интервал 1.5". Пусть и не в каждой профессии необходимо выполнять столько однотипной работы, но проблема есть и её нужно как-то решить.
Не спорю, такую работу можно сделать вручную, и некоторые так и делают, но для чего тогда технологии двигаются вперед?
Путь решения номер 1.
Редактор Word имеет такую классную штуку как горячие кнопки, пусть у нас есть какой-то текст с междустрочным интервалом 1.0
Поставить интервал в 1.5 достаточно просто: выделяем нужный текст, на вкладке главная, раздел абзац, нажимаем кнопку интервал и выбираем нужный.
Отлично, все довольно просто, теперь сделаем тоже самое без лишних махинаций с мышкой и дополнительной тратой времени, выделяем текст, если хотим выбрать все, то в помощь нам Ctrl + A, нажимаем кнопку alt и видим подверчивающиеся буквы в панели инструментов Word
Что за буквы? Как раз это и есть горячие клавиши в ворде, то есть если мы поочередно наберем следующую комбинацию на клавиатуре alt - Я, то мы окажемся на вкладке Главная, окей, дальше нам нужно было добраться до кнопки интервал.
Как видно, чтобы попасть в интервалы нужно еще раз нажать кнопку Я, и получаем общую комбинацию Alt + Я + Я, что видим дальше.
То, что нужно, теперь дважды стрелочку вниз и кнопку Enter. Что получаем в итоге, чтобы быстро сделать интервал 1.5 для выбранного текста, выделяем его и нажимаем комбинацию клавиш Alt + Я + Я + ↓ + ↓ + Enter.
Вроде бы получается довольно просто, попробуй что-нибудь посложнее. Сделаем тот же интервал 1.5 для верхнего колонтитула.
Попасть в этот колонтитул так же просто с помощью горячих клавиш, нас интересует кнопка изменить верхний колонтитул на вкладке Вставка - Верхний колонтитул.
Если уже разобрались с навигацией, то видимо поняли, что для этого нужна комбинация клавиш Alt + С + Ъ + В, ну и после того как мы оказались в колонтитуле, нажимаем предыдущую комбинацию (Alt + Я + Я + ↓ + ↓ + Enter) и получаем уже полуторный интервал в верхнем колонтитуле.
Приведу еще несколько комбинаций которые могут пригодиться:
Alt + Я + ШУ1 ... Увеличить размер шрифта
Alt + Я + ШУ3 ... Уменьшить размер шрифта
Alt + Я + Е1 ... Выравнивание по середине
Alt + Я + ЫЯ ... Выравнивание по ширине
Alt + Я + ЛВ ... Меню выделения цвета
Alt + З + Л ... Меню настройки полей документа
Alt + Я + ЁБ ... Окно настройки абзаца
Я привел в пример только те комбинации, которые чаще всего использую я, зазубрить пару комбинаций необходимых вам не сложно, но процесс работы с документами заметно ускорится, и вместо скажем 2 часов потерянного времени у вас уйдет всего час, а оставшийся можно будет провести за чашечкой кофе =)
Путь решения номер 2.
Вот и подобрались к макросам, что же это такое и с чем их едят, думаю для пользователей Excel такое понятие знакомо, но, если обобщить, Макрос - это последовательность команд, направленная на достижение необходимой цели.
Для чего это нужно? скажем выполнить два шага описанных в первом пути решения для N-ого количества документов. Тут нам и поможет сторонний софт, начнем с варианта, когда у нас стандартная мышь или клавиатура, для других решений все шаги будут схожими, нужно просто разобраться в интерфейсе софта.
Скачиваем программу BotMek с официального сайта и устанавливаем её на наш ПК.
Запускаем и первым делом создаем макрос, для примера сделаем макрос устанавливающий интервал 1.5 в документе и верхнем колонтитуле.
Назовем макрос к примеру Interval.
Начнем с простого, выделим весь текст, это можно сделать двумя способами, либо выбрать нужные кнопки вручную на виртуальной клавиатуре, либо нажать кнопку запись и в редакторе Word нажимать нужные нам клавиши. Второй способ будет гораздо проще, так что будем использовать его. В окне редактирования макроса нажимаем запись, и в следующем окне настроек записи убираем галочку с "Записывать нажатия кнопок мыши" и переходим мышкой в окно Word. Нажимаем заветную комбинацию Ctrl + A и мышкой возвращаемся в окно редактора макросов, останавливаем запись. Должно получиться что-то вроде этого.
все поля NNNN мс - это задержки между нажатиями клавиш ну и соответственно Клавиша (Нажать/Отпустить) это действия которые мы выполняли с клавиатурой, макрос будет выполняться сверху вниз, запишем наш макрос от начала до конца, очистим текущий макрос кнопкой "Очистить редактор" нажимаем запись и вводим в ворде следующее.
Ctrl + A ... Alt ... Я ... Я ... ↓ ... ↓ ... Enter ... Alt ... С ... Ъ ... В ... Alt ... Я ... Я ... ↓ ... ↓
Переходим обратно в редактор макросов и сохраняем нашу последовательность. Если не доверяем редактору можем пролистать и проверить вручную, получаем что-то вроде такой картины.
Следующий шаг - нужно назначить кнопку, которая будет выполнять макрос. Нажимаем Ок в редакторе и нажимаем в главном окне программы "Клавиши", после чего выбираем нужную кнопку - присвоить макрос - и выбираем наш Interval из списка, пример ниже.
Ну и последний шаг, нажимаем запустить, заходим в Word и нажимаем клавишу которую выбирали, и проверяем результат.
Если результат более чем устраивает, то процесс обработки однотипной работы для следующих N документов будет следующим, открываем документ - нажимаем кнопку к которой прицепили макрос - сохраняем и закрываем документ. В таком случае уже вместо дня работы, можно затратить всего пару часов, и это уже большая разница. Самое главное выделить однотипные операции и записать последовательность клавиш, которые нужно нажать чтобы достигнуть конечного результата.
Ну и напоследок если у вас не стандартная мышь
Первым делом зайдите на сайт производителя вашей мыши и посмотрите страницу загрузок, скорее всего для них есть свой софт, к примеру, для мыши A4Tech есть программа под названием Oscar Mouse Editor, которая уже имеет функционал записи макросов.
Для мыши Defender есть программа Defender Game Center и т.д.
Если процесс можно автоматизировать, то зачем делать все самому =)
