Что нужно знать перед прочтением?
Статья представляет собой компиляцию из нескольких работ, которые я читал. Не более и не менее.
Я не тренер личностного роста или другой дефективный менеджер (мало того - я не хочу быть ни кем из этих специальностей). Эта статья - конспект по некоторым понятиям, которые показались мне полезными. Если вам не понравился материал - живите с этим, мне плевать мне жаль, что вы потеряли на его чтение время.
Что такое личная эффективность
Эффективность ― это соотношение результата и усилий, затраченных на его получение. Чем меньше затрат уйдет на достижение результата, тем выше будет эффективность.
Например, если один станок будет производить за час 5 деталей, а второй за это же время — 10, то второй станок будет более эффективным для производства.
Примечательно, что если человек много трудится и качественно выполняет свою работу, можно говорить об эффективности бизнеса, в котором он работает, но не о его личной эффективности.
Таким образом, под личной эффективностью можно понимать эффективность достижения конкретным человеком поставленных личных целей.
Как понимать личную эффективность?
Личная эффективность = достижения личных целей + профессиональные успехи + достижения в остальных сферах.
Так она включает в себя:
- четкое понимание поставленных целей и намерений;
- управление собственными ресурсами (здоровье, деньги, время и т. п.);
- общение с окружающими.
Улучшая каждую из составляющих мы повышаем личную эффективность.
Человек, имеющий высокий уровень личной эффективности, ставит перед собой реальные цели и достигает их, затратив минимальные ресурсы своих времени и усилий.
Важно понимать, что личная эффективность состоит из личных целей, которые имеют смысл для конкретного человека и могут не иметь смысла или необходимости для других людей.
Поэтому личная эффективность не должна сравниваться с эффективностью человека как таковой. Эти показатели, хоть и могут быть связаны не коррелируют между собой на самом деле из-за разной природы.
Личная эффективность предполагает разумное отношение к жизни: прежде чем браться за выполнение задачи, человек должен спросить себя: что, как и зачем он будет это делать.
Цели и работа с ними
Цель имеет множество определений. Самые популярные из них:
- идеальный или реальный предмет сознательного или бессознательного стремления субъекта;
- конечный результат, на который преднамеренно направлен процесс;
- «доведение возможности до её полного завершения»;
- осознанный образ предвосхищаемого результата.
Как правильно ставить цель?
Существует несколько основных правил, которые используются для правильной постановки личных целей, а именно:
1. Нужно правильно формулировать конечную цель
Необходимо придумать цель и озвучить ее не значит поставить её себе. Цель должна быть конкретной, осязаемой, иметь вполне материальные характеристики.
Пример не правильно поставленной цели: «Хочу зарабатывать много денег». В результате возникают вопросы:
- Сколько это много?
- Каким образом вы хотите их зарабатывать?
- Для чего вам нужно много денег?
Вопросы не возникли бы, будь цель сформулирована по другому (например: "Я хочу заработать 2000 рублей с помощью фриланса на новые наушники за три дня"). Важно - цель должна содержать четкую задачу, средства её достижения и причину постановки, а так же конкретный результат.
2. Цели и задачи должны быть реалистичными
Цель должна быть реальной, достижимой. Иначе не будет эффекта отдачи и она никогда не будет достигнута.
3. Требуется провести декомпозицию целей и задач
Достаточно простой пункт. Любая цель может быть разбита на более мелкие. Может быть проведена декомпозиция, которая позволит цель разбить на более мелкие и простые в достижения.
Всем целям должен соответствовать список задач, которые требуется выполнить. Задачам должны быть присвоены чёткие сроки, работы по ним должны быть зафиксированы.
4. Статистика целей
Любые действия надо фиксировать, вести статистику трудозатрат, ресурсов, вложений.
Это позволит вовремя сказать "стоп" и не делать то, что не эффективно.
Статистика основа для анализа собственных действий.
5. Корректное распределение ответственности
Ответственность за личные цели несет только тот человек, который её ставит (в отличии от бизнес-целей, которые ставит принципал и делегирует ответственность на конкретных агентов).
Не стоит отдавать часть этой ответственности на кого либо, поэтому требуется рассчитывать только на свои силы.
6. Корректировка целей и задач
При изменении внешней среды цель должна быть скорректирована. Если наушники стали стоит не 2000, а 5000, то изначальная цель не имеет смысла. Аналогично с задачами, которые требуется выполнить - если они не принесут желаемого эффекта, то нет смысла тратить на них ресурсы.
Способы повышения личной эффективности
Рассмотрим методы повышения личной эффективности.
Контроль рабочего времени
Тут всё просто. Требуется не тратить время впустую. В помощь различные приложения и time-трекеры. Лучше всего если на каждую задачу будет отведено время в планах.
Планирование рабочего времени
Тут требуется применить все знания по time managment, которые есть. Если нет, то можно воспользоваться трудами С. Кови.
Общие рекомендации:
- установить режим работы и придерживаться его;
- избегать многозадачности, которая убивает концентрацию;
- определить приоритетные задачи, выделив одно главное дело, которое необходимо закончить в течение дня;
- чтобы сдвинуться с мертвой точки, лучше начать с выполнения коротких задач;
- разбивать большую работу на несколько простых;
- устанавливать крайние сроки для решения задач;
- перестать думать о вчерашнем дне, нацелив себя на выполнение сегодняшних задач;
- научиться говорить «нет» людям, «ворующим» наше время, ведь мы часто соглашаемся делать работу, которая нам невыгодна, лишь бы не обидеть кого-то отказом;
- избавиться от перфекционизма из-за которого человек массу времени тратит на ненужные улучшения.
При планировании требуется так же брать во внимание:
- вы должны поставить оптимистичный и пессимистичный срок. В рамках первого вы должны работать, второй является показателем, когда задача или цель начинают "гореть" и требуют максимального приоритета.
- всегда работает "Правило Паретто" (соотношение 80/20, "20% усилий всегда дают 80% результата. Оставшиеся 20% стоят 80% усилий"). Всегда при получении 80% результата останавливайтесь и спрашивайте себя, не достаточен ли этот результат сейчас для достижения цели.
- отдых тоже является элементом планирования. Как бы не скучно это не звучало. Эффективность всегда сильно коррелирует с планированием и редко когда пересекается со стихийными решениями.
- средний постоянный прогнозируемый результат всегда лучше ошеломляющего, но случайного.
Определить личные ценности и приоритеты
Причём, требуется это сделать не только на краткосрочный, но и на долгосрочный период. Это позволит правильно ранжировать задачи, цели, выставлять приоритеты и концентрироваться на том, что на самом деле необходимо.
Развивать осознанность и дисциплину
Человек должен тратить время на что-либо прекрасно понимания зачем он это делает. Скажем, если сейчас более важно закончить проект - надо делать это, а интересную книжку отложить на потом. Таким образом, перед тем как что-то делать задайте себе вопрос: "Зачем я это делаю?", желательно 3 раза (т.е. три последовательных вопроса "зачем").
Это позволит повысить уровень понимания себя и осознанно подходить к принятию решений по тратам временного ресурса.
Следить за наличием воли и мотивации
Люди по своей природе ленивы. Составлять планы и хронометражи большая часть людей предпочитает избегать, ссылаясь на "веские причины" (что говорит о слабой мотивации) или состояние (может быть признаком проблем со здоровьем).
Надо помнить, воля напрямую зависит от физического и психологического состояния. Мотивация так же важна как и другие факторы (а иногда имеет и большее значение).
Так, накопившаяся усталость, хроническое недосыпание, неправильное питание, раздражение, оставшееся после ссоры и т.п. снижают ресурсы нашего здоровья и сразу понижают мотивацию и конечную эффективность.
Инвестируйте ресурсы в поддержание психического и физического состояния, эти инвестиции окупятся при достижении целей или просто сделают их достижение возможными.
По поводу психологического здоровья, очень важно гармонизировать внешний и внутренний мир. Восприятие очень сильно сказывается на мотивации (как в положительную, так и в отрицательную сторону).
Принимать помощь, но не делиться ответственностью
Всегда яму выкопают два человека быстрее, чем это сделает один. Никогда не отказывайтесь от помощи, которую предлагают другие люди. Но помните, их действия - просто дополнительные ресурсы, результат работы которых зависит от вас. Не стоит рассматривать дополнительные ресурсы как предложение взять часть ответственности на себя. Ваша результативность - ваше личное дело.
Постоянно повышать квалификацию и мотивацию
Для того, чтобы повысить эффективность требуется не только накапливать опыт, но и подкреплять его теоретическими знаниями.
Читайте книги, участвуйте в конференциях, говорите с успешными людьми, узнавайте что-то новое (соответствующее вашим целям, а не увлечениям) - это позволит вам укрепить веру в себя.
Так же, всегда проговаривайте зачем вам та или иная цель на макроуровне. Желание сделать счастливым близких, помочь любимому человеку или принести в свою жизнь качественно новые события являются прекрасным аргументом для того, чтобы заставить себя что-то делать. При это спорить с собой - это нормально, не нормально сомневаться в себе и своих решениях.