За время использования таблиц и Excel в частности, многие компании привыкли к этим инструментам и ведут в них учёт работы с клиентской базой. Рабочие задачи на день, неделю, месяц чаще всего записываются в ежедневник или вовсе не фиксируются. Для, тех кто работает с большим количеством клиентов или со сделками, которые состоят из множества этапов, нужна более удобная система планирования. В противном случае, срывы дедлайнов и потери клиентов неизбежны.
Лет 5 назад, работая в банке я использовал цветные стикеры: они помогали соблюдать сроки по задачам клиентов, которые нужно выполнить. Вот только с ростом клиентов и задач, я больше путался со стикерами тратил время, чтобы разобраться. Но могу сказать точно одно - метод визуализации работает гараздо лучше обычных таблиц и записей.
Наглядный инструмент для планирования и эффективной работы в CRM-системе называется КАНБАН.
В переводе с японского языка Канбан означает “рекламный щит”. Его также можно назвать виртуальной доской со стикерами. Он доступен для всех задач и опций в вашем CRM портале, у которых есть статусы выполнения - лиды, сделки, счета. Канбан позволяет:
- в визуализированной воронке (лидов или сделок) увидеть, сколько на каждом этапе находится задач;
- увидеть общую сумму по сделкам, находящуюся на каждом этапе воронки, то есть вы реально можете оценить когда и какую сумму средств вам ожидать при завершении сделок;
- в отображаемых карточках на доске настроить под себя отображение самых необходимых и важных полей, которые вы будете видеть, не заходя в карточку сделки, что экономит время;
- в один клик планировать дела.
При большом количестве сделок, имеющих большое количество задач и подзадач, когда становится сложно своевременно их отслеживать, Канбан значительно облегчает работу.
Доска Канбан: пользоваться механикой?
Виртуальная доска Канбан используется для отслеживания этапов сделок и соблюдения дедлайнов в их продвижении. Каждая потенциальная сделка с клиентом в системе представлена в виде карточки сделки. Они распределены по этапам воронки продаж. Для создания большей наглядности, стадии разделения задач/сделок/счетов можно обозначать своим цветом. По этой выделенной поэтапной схеме сотрудники будут перемещать свои текущие сделки/лиды в зависимости от того, на каком этапе находятся. Чем правее сделка в системе, тем больше вероятность, что сделка завершится успехом.
Для достижения большей эффективности работы на разных этапах сделки могут быть автоматически настроены роботы, рассылки, триггеры и другие автоматические задачи, которые осуществляются без участия менеджеров. Тем самым система сама помогает сотрудникам успешно завершить сделку.
В 2000 годах, компании стали переходить на электронное управление задачами, особенно это актуально было для IT-компаний и компаний,где зарплаты связаны с подсчетом времени, примеры таких планировщиков - Jira, MeisterTask, Битрикс24. Основная задача этих программ перевести планирование и задачи, которые делает сотрудник в течение дня в электронный вид, и сделать эту работу максимально эффективной. В этом случае рабочие процессы разделяются на этапы.
Чем правее сделка находиться в системе, тем ближе проект к завершению. Таким образом, в виде Канбана можно представить любую задачу, разбитую на простые этапы. Например, прием сотрудника на работу в Канбан выглядит следующим образом: собеседование - резюме - выбор - приглашение на встречу - собеседование - выбор кандидатов на тестовое задание - тестовое задание - испытательный срок - подписание трудового договора с сотрудником.
Доска Канбан в Битрикс24 делится на два типа по приватности задач:
1) Общая. Для групп сотрудников, которые задействованы в проектах. На такой доске весь интерфейс и распределение стадий заданы администратором.
2) Мой план. Это личная доска для каждого отдельного сотрудника. На которой он имеет возможность задавать стадии так, как ему комфортно. Такая приватная доска видна только владельцу — конкретному сотруднику — и не отображается на общем Канбане.
В Канбане можно указать сроки, исполнителей, кто будет принимать работу по задачам, отчет по результатам, где можно прописать сколько потрачено реально времени на задачу. Канбан может быть в виде задач на сегодня, завтра, неделю, месяц. Невыполненные задачи либо те, которые имеют несколько этапов, могут автоматически переноситься на следующий день. Как результат, ни одна из задач не будет потеряна и будет осуществляться контроль над выполнением задачи в срок.
Лев Юдин, руководитель проектов в Bazhal Group: Мы всегда хотим видеть, к чему приведет результат нашей работы, нашего труда, видеть цель перед глазами. Канбан дает нам такую возможность. Используя систему Канбан, вы видите: 1. сколько у вас клиентов и на какой стадии ведется с ними работа; 2. какая сумма висит на каждой стадии; 3. не заходя в карточку заказа, вы видите наиболее важную информация, а значит экономите время.
Каждому сотруднику, который принимает участие в сделке, доступна информация о:
— этапе, на котором находится сделка;
— задачах ,на которых стоит обратить внимание в первую очередь;
— ответственном за сделку и отдельные задачи в ней.
Руководителю такой способ визуализации работы позволяет увидеть, на каких стадиях больше загруженность, больше ожидается денежных средств, количество задач у каждого сотрудника, и как, исходя из этого, быстро принять решение для достижения результата.
Лев Юдин, руководитель проектов в Bazhal Group: «Вам может показаться, что визуализация не играет серьезной роли, но это будет ошибкой. Когда вы смотрите на строки, то глаза видят просто цифры и текст, а когда вы даете возможность взгляду оценить картину вашего бизнеса в виде проекции, не вникая в текст, то восприятие происходит быстрее. Воображение уже рисует мозгу картину, и моментально происходит оценка ситуации: мозг думает какие действия нужно осуществить, чтобы сдвинуть карточку сделки на следующий этап.»
На моей практике после перехода в Канбан сотрудники уже не могут отказаться от этой системы работы, сразу видят очевидную пользу и удобство использования Канбан для роста своей продуктивности.