Облачные СЭД дают возможность вести работу с документами с различных устройств. Это самый удобный способ работы с документами, потому что сотрудник не привязан к конкретному рабочему месту.
Что такое облачные СЭД
Облачные СЭД — современные системы электронного документооборота, представленные в формате интернет-сервиса. Такие системы достаточно гибкие: их можно использовать на разных устройствах и выбирать планы подписок под свои нужды.
Даже несмотря на рост популярности ЭДО — электронного документооборота — на данный момент облачные системы уступают по популярности локальным. Однако, с каждым годом всё большее число организаций и предпринимателей переходят на облачные сервисы ввиду их удобства.
Облачные СЭД распространяются по системе SaaS (Software as a Service) — программное обеспечение как сервис. Это значит, что поставщик разрабатывает и управляет интернет-сервисом, предоставляя заказчикам доступ.
Зачем нужен ЭДО
ЭДО пришёл на смену бумажному документообороту в связи с развитием информационных технологий. Он перенёс всю работу с документацией в электронный формат. Электронный документооборот позволяет оптимизировать рабочие процессы, связанные с документами.
Все крупные организации работают на СЭД, что позволяет увеличить производительность работников и сэкономить на бумаге и канцелярских принадлежностях.
Вот основные преимущества электронного документооборота:
- сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
- возможность редактирования документов и доступ к их истории;
- прозрачность работы сотрудников;
- автоматический поиск файлов;
- работа с готовыми стандартными формами;
- классификация документов по разным критериям;
- минимальный риск потери или порчи файлов.
Юридическая значимость документам придаётся с помощью КЭП — квалифицированной электронной подписи.
Варианты размещения СЭД
СЭД может быть локальным (on-premise) или облачным.
Локальные системы устанавливаются на устройствах компании. Их сильные стороны — скорость доступа, безопасность и возможность индивидуальной настройки.
Облачные системы представлены в виде интернет-сервиса, их отличительными особенностями считают экономичность, скорость внедрения и масштабируемость.
Преимущества облачных систем
Главное преимущество облачных СЭД заключается в экономической эффективности. Ей способствуют следующие особенности облачных систем:
- Доступные предложения. В связи с количественным и качественным ростом дата-центров, а также конкуренции в отрасли, поставщики предлагают широкий выбор тарифов работы с СЭД.
- Сокращение вложений. За счёт уменьшения расходов на ИТ-специалистов, оборудование, программное обеспечение и электричество, выбор облачных СЭД целесообразен для организаций и предпринимателей.
- Уменьшение рисков. При работе с облачным СЭД заказчик не покупает систему, а арендует её. По этой причине он всегда может отказаться от одной системы и выбрать другую без серьёзных финансовых потерь.
- Быстрый старт. Облачные СЭД обычно предлагают линейку тарифов от простых до профессиональных. Каждый тариф «упакован» и готов к работе, то есть система сразу предлагает нужную функциональность без тонкой настройки каждого элемента.
- Простая настройка. Системы SaaS заточена под широкую аудиторию. Это значит, что практически любой человек может справится с настройкой системы.
Система «Астрал.Онлайн» отвечает всем критерием качества: простой интерфейс, доступ с любого устройства, автоматическая синхронизация с сервисом, роуминг ЭДО.
Кроме того, сервис предоставляет возможность работать с маркировкой, что особенно актуально, учитывая постепенное введение маркировки для различных групп товаров.
Безопасность облачных СЭД
Безопасность — важный критерий при выборе СЭД. Многие компании не переходят на облачные системы по причине жёстких требований к безопасности. Но так ли опасно хранить документы в «облаке»?
Облачные системы используют дата-центры, поэтому все данные хранятся в них, а не локально у заказчика. Доступ к документам предоставляется через интерфейс интернет-сервиса.
Поставщики облачных систем и владельцы дата-центров гарантируют безопасность, благодаря шифрованию данных и защите от их потери. Поставщик заключает с заказчиком соглашение об уровне обслуживания, частью которого является безопасность работы в предложенном сервисе.
В большинстве случаев вероятность выхода из строя техники, расположенной в дата-центре значительно ниже, нежели у техники, расположенной в офисе или дома. Такое оборудование защищено от скачков напряжения, внешнего воздействия и перегрева. Если всё же случается непредвиденный случай, то данные всё равно защищены, так как на них установлены системы автоматического копирования.
Доступ к данным имеют только владельцы аккаунтов и единственной причиной их утечки являются простые логины и пароли, незащищённое соединение и подключение к сервису с неизвестных устройств.
Облачный СЭД постепенно вытесняет локальные системы, ввиду экономической выгоды и удобства.