Продолжая тему актуальности/ неактуальности информации. Как же понять, какой документ ещё необходим, а какой уже нет. В этой статье я расскажу вам, какие документы вы с чистой совестью можете отправить в цепкие лапы шредера и на каком основании.
Мы все прекрасно знаем факт, что каждая деятельность регламентируется буквой закона. Хранение и уничтожение документов не исключение. Главным в этой области является Федеральный закон № 125 от 22.10. 2004 года "Об архивном деле РФ". Он словно священное писание для любого человека, даже косвенно относящегося к архивному хранению. Далее по важности идут различные госты и постановления, о них подробнее в следующих статьях.
Опорным документом где собраны в удобной таблице (в алфавитном порядке) виды документов наиболее часто встречающееся в деятельности государственных органов, организации это "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения". Чтобы было понятнее я, приведу пример данного процесса (вкратце). Например, на вас взвалили первичную подготовку к архивному хранению.
С чего начать?
Шаг первый. Экспертиза ценности документов. Именно с этого процесса начинается ваша работа по подготовке дел к архивному хранению. На основе вышеуказанного мною перечня и номенклатуры дел вы определяете сроки хранения документов, которые у вас имеются, а также их ценность. По результатам данной процедуры составляется опись о выделении документов на хранение и уничтожение (это две разные описи). Экспертизу проводит специально сформированная комиссия ( в неё обычно включают руководителя организации, заместителя организации, кадрового специалиста, а также секретаря организации).
Шаг 2. Оформление дел.
Вы уже определили сроки хранение теперь необходимо соответствующе оформить дела, данный процесс включает в себя следующее:
- проверка группировки документов в делах (контроль соответствия заголовка содержанию, а также хронологию расположения);
- подшивка (осуществляется после полного оформления дела). На данный момент архивные учреждения требуют твёрдую обложку. Количество листов в деле не должно превышать 250 листов. Самым последним в дело вы вкладываете лист заверитель дела;
- Как я говорила количество не должно превышать 250 листов, поэтому необходимо пронумеровать каждый лист ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ТОЛЬКО ЧЁРНЫЙ ГРАФИТНЫЙ КАРАНДАШ не в коим случае не ручка.
- Упоминался лист-заверитель дела. Как я уже говорила в пункте выше он является последним листом в деле, в котором указываются особенности состояния дела (повреждения, листы с литерными номерами, подклеенное и т.п.). В самом конце указывается составитель (Ф.И.О, должность, дата составления и личная подпись);
- При наличии особо ценных документов (мои вам совет составляйте её в любом случае) составляется внутренняя опись документов дела;
Шаг 3. Передача дел на архивное хранение.
После прохождения первых двух этапов вы подходите к самому важному шагу передаче дел в архивное учреждение. Приём-передачу осуществляет сотрудник компании или же сотрудник архива вашей организации (при условии, что он у вас есть,но чаще всего это либо секретарь (делопроизводитель) или специалист отдела кадров. При передаче документов вы в обязательном порядке заполняете все экземпляры описи и ставите пометки напротив полученных дел и затем составляете архивную опись и заверяете её (в частых случаях архив её предоставляет). И также стоит не забывать, что передача дел должна быть осуществлена СТРОГО по закону иначе вашей организации грозит крупный штраф.
Шаг четвёртый. Составление акта о выделении дел к уничтожению. После оформления дел и их передачи на хранение необходимо утилизировать те документы, чей срок хранения истёк и они более не представляют ценности. ВАЖНО без проведённой ЭЦД документы уничтожать запрещается.
Это минимальный перечень действий, но следуя этому нехитрому "плану" вы успешно подготовите документы к хранению (краткосрочному и долгосрочному). Если вам интересна тема архивации документов, дайте знать в комментариях и я напишу статью исходя из этого, осветив те проблемы и вопросы, которые вас волнуют.
#архивы #подготовкакархивномухранению #документы #москва #легкоипросто #документоведение #оформлениедел #экспертизаценностидокументов #секретарь