Очень важно, чтобы все сотрудники были продуктивны? Почему, спросите вы? Потому что из продуктивности сотрудников складывается продуктивность (или общая эффективность) компании. Более того, наличие в команде непродуктивных сотрудников влияет на продуктивность тех, кто старается. Все очень просто: те, кто вкалывает, прикладывает усилия, видит, как другой сотрудник особо не старается, позволяет себе потратить время впустую и не несёт за это никаких наказаний. Будет ли эффективному сотруднику обидно? Да. Станет ли он уделять меньше внимания работе, зная, что это не отразится на работе?
Огромное количество времени утекает впустую – как показывает статистика, многие сотрудники не работают и четырех часов в день. Для того, чтобы видеть, насколько эффективны сотрудники, есть ли возможность «прибавить» или нужно масштабирование, вы должны четко знать, какой объём времени тратится на работу. И можете поверить - как только вы увидите реальные цифры, вам многое станет ясно. Поэтому если вы хотите повысить эффективность компании, вам просто необходимо использовать ПО для контроля рабочего времени сотрудников.
Отвлекающими факторами на работе могут быть: общение в чате, сёрфинг в интернете, электронная почта. Даже если каждый сотрудник тратит всего час в неделю на развлечения в интернете, то умножьте это на количество сотрудников. Например, у вас сорок сотрудников – это сорок часов, полноценная рабочая неделя одного человека. Теперь представляете масштабы проблемы?
Staffcop позволяет отследить, сколько и куда каждый сотрудник потратил времени. На каких сайтах он был, сколько он был и более того, позволяет запретить сайты, которые не относятся к работе. Но тут важно понимать, что некоторым сотрудника, в зависимости от должности, необходимо посещать различные сайты и для них должно быть сделано контролируемое исключение. Количество времени, проведённое на сайте, позволит понять, работал сотрудник или прикрывался работой.
Также важным является контроль чатов и электронной почты. С одной стороны, общение в чатах, касательно выполняемой работы, помогает сплотить команду и способствует увеличению производительности. С другой стороны, общение на личные и праздные темы для развлечения себя любимого снижают эффективность обоих (или более) сотрудников. Количество электронной почты – тоже важный фактор. Как сотрудник может эффективно работать, если он вынужден ежедневно часами разбирать почту? Вам необходимо отслеживать количество писем, пересылаемых между отделами, чтобы не нагружать сотрудников лишней работой.
Кроме всего этого, Staffcop позволяет отслеживать все моменты, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте. Опаздывает ли он, сколько раз он выходил покурить, покидал ли рабочее место без ведома начальства или ответственного. Причем, важно, чтобы вся эта статистика выдавалась в понятном и простом формате, чтобы вы могли сразу выявить количество «потерянного» времени. А если ещё система позволяет определять, кто сидел за компьютером – это исключает моменты, когда «гулящего» прикрывают товарищи по команде.
Важно понимать, что Staffcop и подобные ему программы, это инструменты. Как использовать инстурмент – зависит только от вас. Конечно, вы можете только наказывать людей за проступки, но отсутствие положительной обратной связи может значительно снизить мораль команды. Если вы выявили проблемы с использованием рабочего времени – соберите совещание, где проясните позицию. Причем необязательно указывать конкретных людей, которые нарушили распорядок дня, достаточно просто донести до всех информацию. Наградите тех, кто старался – может, это будет что-то типа праздничного обеда, или какой-то привилегии (например, уйти в пятницу домой пораньше). Наградите конкретного человека, который старается. Когда люди увидят, что усилия вознаграждаются, что стараться стоит – их ждёт награда, причем конкретная, а не абстрактная, они будут стараться.
Кроме того, Staffcop позволяет определять, как циркулирует информация между отделами и сотрудниками, а также выявлять, кто из сотрудников не задействован в большинстве проектов, а кто наоборот – нарасхват и поэтому сильно загружен. Понимание того, сколько времени и на что тратится в вашей компании и есть первый шаг к повышению эффективности компании, а значит и увеличению прибыли.
