Чтобы правильно руководствоваться деятельностью торгового предприятия нужно иметь точные и полные экономические данные. Этого можно достичь с помощью ведения хозяйственного учета.
Хозяйственный учет делится на три вида:
- оперативный,
- статистический
- бухгалтерский.
Оперативный учет происходит в филиале или на складах. Данные поступают непосредственно во время совершения хозяйственной операции, например по телефону или в устной форме, также на дисплее без документального оформления. Полученная информация используется для каждодневного руководства и управления деятельностью организации, это выполнение договоров, прием и отгрузка товара, реализация.
Чтобы провести статистический учет используют данные о доходах структуре основных средств, численности работающих и другая информация для анализа и прогнозирования. Статистика использует результаты оперативного и бухгалтерского учета.
По сравнению с оперативным и статистическим учётом бухгалтерский учет это непрерывное, взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации на основе документов. В бухгалтерском учёте все средства и действия с ними должны быть зарегистрированы, любые изменения или операции отражаются в хронологической последовательности и задокументированы.
Главными процессами торговой организации является приобретение, хранение и реализация товаров. Поэтому основные цели бухгалтерского учета в торговле это:
- контроль сохранности товаров;
- представление руководителям предприятия информации о товарообороте, валовом доходе, состояние товарных запасов и эффективность их использования.
Чтобы реализовать данные цели решаются следующие бухгалтерские задачи:
- правильное оформление документов по товарным операциям и отражение их в учёте;
- контроль за товарными запасами, выявление неходовых, залежалых и недоброкачественных товаров;
- контроль за финансовыми показателями (размер прибыли, источники поступления средств и порядок их расходования, оборотные средства, капитальные вложения, отчисления от прибыли и т.д.), за правильностью расчетов с поставщиками и покупателями, за своевременным поступлением платежей в бюджет, за правильностью использования банковских кредитов;
- учет расходования фонда заработной платы, выявление соотношения между ростом эффективности труда и средней заработной платой;
- выявление возможности для снижения издержек обращения и повышения рентабельности производства (издержки обращения покрываются за счет торговых наценок, включаемых в цену товара, но за счет наценки образуется и прибыль; поэтому, чем ниже уровень издержек обращения, тем большая часть торговой наценки идет на образование прибыли);
- контроль за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств. Для правильного и своевременного учета должны быть установлены четкие разграничения материальной ответственности должностных лиц за вверенные им ценности, а также своевременно и качественно необходимо проводить инвентаризации и ревизии.
Данные задачи в бухгалтерском учёте играют большую роль, которые мугут выполняться только при чёткой организации. Недостатки в ведении бухгалтерского учёта ведут за собой отставание отчётности, препятствуют повышению экономической эффективности деятельности торговой организации и создают благоприятные условия для хищения материальных ценностей, а также значительное увеличение расходов на содержание учётного персонала.
На предприятиях торговли бухгалтерский учет осуществляется – бухгалтерией. Если предприятие небольшое, то бухгалтерский учет в них ведут работники, на которых возложены соответствующие обязанности.
В организации, не имеющей бухгалтерской службы или бухгалтера, бухгалтерский учет может осуществляться специализированной организацией или специалистом на договорных началах. Кроме того, руководитель при небольшом объеме учетной работы может вести учет лично.
Главный бухгалтер (финансовый директор, бухгалтер малого предприятия), возглавляющий бухгалтерскую службу, действует в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Он подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операции законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования его по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций возлагается на руководителя предприятия торговли.
Назначать на должность и освобождать от должности главного бухгалтера может только руководитель торговой организации. Назначаться на эту должность могут только лица, имеющие высшее специальное образование или стаж работы по специальности не менее трех лет. При смене главного бухгалтера оформляется акт проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности на предприятии. В обязанности главного бухгалтера не входит материальная ответственность за ценности и денежные средства, он не может самостоятельно получать по чекам денежные средства и ценности предприятия. Но для малых предприятий сделали исключение, по согласованию с учреждением банка главный бухгалтер имеет право выполнять обязанности кассира.
Если главного бухгалтера нет на месте то его обязанности выполняет заместитель или другое должностное лицо.
Главный бухгалтер подписывает документы, связанные с приемом и выдачей денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные расчетные и денежные обязательства. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку документов, рациональное ведение записей в учетных регистрах, составление отчетности. Структура бухгалтерии зависит от объема и сложности учетной работы.