Вы замечали, что иногда законодательство по тендерам у нас очень прогрессивное, а вот заказчики нет? У меня часто просят прислать при поставке контракт на бумаге с живыми печатями и подписями "для казначейства" или потому что "бухгалтерия не понимает, что такое ЭЦП".
По 223-ФЗ даже в 2020 году встречаются тендеры, на которые заявку надо подавать на бумаге. И вот мой алгоритм, как быстро ее приготовить:
1. Сначала проверьте, можно ли подать заявку на электронную почту. Иногда в документации есть приписка, что если вы не успеваете прислать конверт, то пришлите просто документы на почту.
2. Заложите срок на пересылку документов. Особенно, если заказчик в другом городе или регионе.
3. Сразу печатайте все документы по списку и заполненные справки. Заполнили форму, увидели требование, что нужно приложить устав или выписку из ЕГРЮЛ - сразу печатайте эти документы.
4. Сформируйте том заявки из всех документов, которые требует заказчик. Обычно в таких заявках требуется приложить опись документов. Вот по описи все и сложите.
5. Подписываете все документы и ставите печати. Если в заявке присутствуют копии документов (уставных, например), то можно поставить штамп "Копия верна" на первом листе документа и подпись с печатью.
6. Сшиваете все документы, а дальше нумеруете их. Я обычно это делаю карандашом (проще исправить, если сбились) с нижнем правом углу документов.
7. Сзади на сшивку я клею наклейку с надписью "Прошито, пронумеровано, скреплено печатью на ____ листах" и также ставлю печать и подпись. Таким образом никакой заказчик не придерется, что у вас какие-то документы в заявке не заверены.
8. Кладем готовую заявку в конверт. Если у заказчика есть требования по маркировке конверта, то соблюдаем их. Если нет - пишем на нем, что это заявка на такой-то тендер, указываем его название и номер.
9. Если вы доставляете конверт не сами, то лучше до окончания подачи заявки уточнить у заказчика, пришла ли ваша заявка. Я сталкивалась с тем, что почтовые службы типа DHL доставляли конверт, но оставляли его где-то на охране или в канцелярии, и заявка в итоге просто терялась в организации и не была зарегистрирована и принята.
Приходилось ли вам подавать заявки на бумаге? Много времени тратили на это?