Однажды я разговаривал с Манфредом - генеральным директором одной английской Компании. Он мне рассказал про своего начальника отдела продаж - Найджела. Последнего я тоже очень хорошо знаю. Найджел согласовал с Манфредом, что по понедельникам с 9 до 12 у него фиксированное время для его личного планирования и прочей административной работы. Всю требуемую административную работу он делает только один раз в неделю именно по утрам понедельника. В это время он запирается в своем кабинете, дверь никому не открывает, на СМС сообщения и на телефон никому не отвечает. Эти правила в том числе распространяется и на Манфреда. После того, как Манфред это мне рассказал, он спросил меня, что я по этому поводу думаю. А в остальное время у вас нормальные отношения? - спросил я Манфреда. Да, он очень грамотно планирует свою рабочую неделю. Найджел четко знает, зачем, почему, что и когда надо делать. Я им очень доволен, он добивается отличных результатов – ответил Манфред. Так что же тебя не устраивает? - спросил я. Меня не устаивает, что если мне от него в понедельник с 9 до 12 что, то надо, то он недоступен. Он как будто на эти три часа испаряется - ответил Манфред. Я хотел было ответить, что Манфред в отличие от Найджела, не умеет планировать свое рабочее время. Но я постеснялся это сказать. Чтобы завершить наш разговор я сказал следующее: Я думаю, что если Найджел тебя полностью устраивает, то тебе просто следует смириться его с небольшой прихотью. Через год я снова встретился с Манфредом и переспросил его про административное время Найджела. Я уже даже перестал делать попытки отвлекать Найджела от его личной административной работы. Я считаю, что мой директор по продажам делает правильно. Его никто и ничто не должно отвлекать от личного планирования и подготовки отчетов – ответил Манфред.
В фокусе кейса = Не отвлекаться на административную работу вне предусмотренного времени
Постарайтесь структурировать вашу административную работу. Требуется составить перечень необходимой административной работы и определить сколько времени требуется на ее выполнение. Договоритесь в вашей компании, что у вас есть фиксированное время для написания отчетов и планирования своего времени. Согласуйте это время с вашим руководителем. Причем вовсе не обязательно все делать в один день недели. Важно, что вы зафиксируйте, что административную работу вы делаете только в это определённое время, в определенные дни недели или месяца и больше никогда ее не делаете. И что обязательно - в это время никто и ничто не должно вас отвлекать - ни клиенты, ни коллеги, ни ваше руководство.
