Общеизвестно, что все «сильны задним умом», иначе говоря - ретроспективный взгляд всегда точен. Однако мало кто пользуется этой мудростью систематически. Подумайте о последнем завершенном проекте, выведенном на рынок продукте или достигнутой цели. Вы нашли время, чтобы провести тщательный разбор? Многие люди не проводят сеанс подведения итогов, потому что они уже заняты работой над следующим проектом. Между тем цель подведения итогов - найти лучшие способы сделать что-то в следующий раз, выявив ошибки и прояснив эффективность. Два важных результата этого процесса:
- Узнать и зафиксировать то, что работает
- Поделиться с коллегами передовыми практиками и научиться им
Ваша встреча, направленная на подведение итогов, должна дать ответы на следующие вопросы:
- Что сработало особенно хорошо?
- Какие аспекты не сработали? Какие предположения на этот счет мы делаем? Какие области нуждаются в дополнительной поддержке?
- Что из того, что мы делали, было наиболее рискованно? Достаточно ли мы рисковали? Как лучше подготовиться к «фактору неожиданности» в будущем?
- Если бы не оганичения в деньгах, времени и ресурсах, что бы мы делали по-другому? Какие особенности, преимущества или «вкусности» мы бы добавили к проекту? Опишите во всех подробностях эту идеальную сцену с точки зрения фантастического успеха и безупречного исполнения.
Чтобы получить максимальную отдачу от такого рода постпроверки, соберите несколько человек, которые работали над проектом, сядьте вместе за стол и последуйте следующим советам:
1. Думайте так, будто вы учитесь. «В следующий раз получится лучше» не обязательно означает, что в этот раз мы не сделали все возможное. Это важно, особенно для учредителей, владельцев бизнеса и предпринимателей. Одна из причин, по которой некоторые люди склонны избегать обсуждения, заключается в том, что они сосредоточены на результатах и динамике. Если что-то пошло хорошо, они уже переходят к следующему шагу. А если что-то не получается, то обычно они стараются как можно быстрее исправить, наверстать упущенное и двигаться дальше.
Профессиональный теннисист Роджер Федерер однажды сказал: «Когда ты выигрываешь и твои дела идут хорошо, это лучшее время, чтобы задавать себе вопросы». Приступая к подведению итогов завершенного проекта, напомните себе и своей команде, что отзывы, которые вы выносите на это обсуждение, полезны как сейчас, для завершенного проекта, так и для следующего проекта, которым вы собираетесь заняться.
2. Составьте контрольный список после завершения проекта. Соберите в комнате несколько человек, участвовавших в проекте, и составьте список действий - опубликуйте проект. Если вы когда-нибудь будете заниматься этим проектом или другим, таким же, как он, снова, то сейчас самое время извлечь уроки из прошлого опыта.
Вы читали книгу Атула Гаванде «Манифест контрольного списка (The Checklist Manifesto)»? Если нет - бегите и купите ее. По крайней мере, почитайте на нее обзоры в Интернете. Общепринятое определение контрольного списка - это тип информационного пособия, используемого для уменьшения количества неудач путем компенсации потенциальных ограничений человеческой памяти и внимания. Контрольный список помогает обеспечить последовательность и полноту при выполнении задачи.
3. Постарайтесь распространить результаты вашего подведения итогов. Следующий проект, над которым вы будете работать, будет идти гораздо более гладко, особенно если вы проведете «разбор полетов» с теми людьми, с которыми вы будете работать и дальше. В ходе проекта, будь то работа в течение одной недели или намного более долгого срока, вы, несомненно, обсуждали рабочие моменты (лично, по телефону или онлайн), и вам нужно было взаимодействовать как можно более эффективно.
Помните, что все люди общаются по-разному. В основном все общение идет по трем путям: слуховому, визуальному и кинестетическому.
- Слуховой означает, что люди должны что-то услышать или сказать, чтобы это понять. При подведении итогов они должны чувствовать, что их «услышали», а их идеи и отзывы принимаются и ценятся.
- Визуальный означает, что людям нравится «видеть» свои идеи. Во время сеанса обратной связи, если кто-то говорит: «Я вижу это как…», нужно немедленно подойти к флипчарту или доске и нарисовать диаграмму, начертить схему или, по крайней мере, составить список. Людям нравится воочию видеть свои идеи.
- Кинестетикам нужно прикоснуться, подержать и «почувствовать», что их отзыв был принят, и его можно будет использовать в следующий раз. Кинестетикам нравится иметь бумажную копию составленного ими контрольного списка, и часто его даже ламинируют и превращают в шаблон, который можно будет заполнить в следующий раз, когда команда будет работать над аналогичным проектом.
Используйте подведение итогов как возможность учиться, расти и мыслить масштабнее. Отметьте завершение вашего последнего проекта, отпразднуйте победу (если она была) и двигайтесь вперед, готовые в следующий раз приложить все усилия.