Как лучше вести дела, чтобы все успевать и ничего не забывать — в электронном или бумажном виде? Мнения предпринимателей расходятся. Российские бизнесмены рассказали, как они ведут дела, поделились советами и полезными ресурсами, которые используют для планирования своего дня.
Подписаться на канал «Деловая среда», чтобы читать полезные для бизнеса статьи.
«Сначала освойте бумажный ежедневник»
Александр Высоцкий, основатель консалтинговой компании Visotsky Consulting.
Моим первым местом работы еще в 1993 году была датская компания по тайм-менеджменту. Там я познакомился с первым толковым ежедневником. Я много лет пользовался именно этими ежедневниками.
Если вы хотите повысить свою личную эффективность я бы начал с персонального бумажного ежедневника. Когда классно освоите данный инструмент, можно начать пользоваться электронными.
Я использую все принципы ведения ведения бумажного ежедневника, но веду его в онлайне. Тайминг рассчитываю в программе установленной на компьютер, планирую задачи через календарь Google и свой общий план веду в таблице Google.Тем, кто не имеет большого опыта использования ежедневника, важно понимать, что это не блокнот, а целая система планирования и инструмент повышения эффективности. Для меня стал удобен электронный вариант, так как мои ассистенты и офис владельца находятся в другой стране.
«Отчет и план — всему голова»
Кирилл Гришанин, основатель WB—Tech
Последние три года я каждый день составляю отчет по текущему дню и план на следующий день. Этот инструмент позволяет мне выполнять цели недели и не отвлекаться на бесконечные обстоятельства, которые прилетают в течение дня.
Я составляю план дня утром. Утро задает темп всего дня, и если его провести правильно, то день будет отличным. На эту тему есть популярная книжку «Магия утра». Несмотря на ее «маркетинговость», в ней есть большая доля истины. Утром нужно отвлечь разум от рутинных мыслей, дать ему «поесть» чего-то отличного от того, с чем он сталкивается постоянно: прогулка, книга, общение с семьей. Эта «пища» позволит разуму оставаться в фокусе и выполнить задачи дня.
По воскресеньям я расставляю задачи и встречи на все дни недели, кроме пятницы (она отведена под еженедельные планерки по важным проектам). Также по воскресеньям я проверяю планы сотрудников на неделю. Получение таких планов — эффективный инструмент ответственности и контроля.
Полезное приложение. Мобильное приложение Thing3 оказалось самым удобным инструментом для планирования: в программе есть автоматическое составление списка Today, что очень удобно. Я помечаю задачи тегами: важность (утро, день и вечер) и количество отведенного на эту задачу времени (15 минут, 30 минут, час, два или три часа).
«В бумажный — главное, в электронный — текущее»
Павел Вешаев, генеральный директор компании FinHelp
Я попробовал много различных систем планирования. Сейчас пришел к такому формату. В бумажном ежедневнике фиксирую главные задачи на день. Например, отправить предложение клиенту, обсудить определенную задачу с партнерами и т.д. В электронном виде осуществляется все текущая деятельность.
Все задачи на меня и сотрудников ставим в Asana, протоколы совещаний отправляем в электронном виде, в календаре Outlook ведем расписание и контролируем встречи. Такая система позволяет не терять из фокуса ключевые задачи, иначе рутина может забить все, при этом в нормальном ритме и под контролем держать рабочие задачи и коммуникации с сотрудниками и клиентами.Замечаю по себе и своим состоятельным клиентам, что на встречи все все равно приходят с бумажными ежедневниками. И если клиент пометил себе задачу в своем молескине — это хороший показатель. Значит сотрудничество будет плодотворным и собственник готов что-то делать для этого сам. Потому для меня важно по-прежнему — хорошая бумага и перьевая ручка.
Полезный ресурс. Мне нравится жестко-гибкий подход к планированию, о котором говорит Глеб Архангельский. Это помогает приоритизировать задачи, выполнять главное, иметь «пустоты» в расписании для непредвиденных обстоятельств.
Читайте также: