Недавняя пандемия поставила многие бизнес перед необходимостью работать удаленно. И если настроить удаленный офис было не сильно проблематично, то вопрос корпоративного документооборота для многих оказался достаточно сложным.
В этом тексте мы расскажем о том, в каких случаях можно использовать электронную подпись и полностью отказаться от бумажных документов. Для примера возьмем документы по правовым правоотношениям.
Трудовой договор
Сегодня трудовой договор можно подписать не только обычной, но и квалифицированной электронной подписью. Однако в этом вопросе не все так просто. Дело в том, что ФЗ-63 “Об электронной подписи” говорит о том, что электронная подпись должна иметь такую же юридическую силу, как и обычная. Но при этом в Трудовом Кодексе есть ограничения для применения электронной подписи – согласно закону электронные документы могут использовать только сотрудники, работающие удаленно и, к тому же, документы должны быть подписаны не обычной электронной подписью, а усиленной.
В мае этого года Минтрудом был запущен эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Он заключается в том, чтобы документы можно было подписывать не только усиленной квалифицированной подписью, но и не усиленной квалифицированной подписью, которую легко получить удаленно.
Другие документы
В корпоративном документообороте существует достаточное количество документов, которые могут быть подписаны электронной подписью. Например, гораздо удобнее вести в электронном виде личные карточки сотрудников, ознакомление с приказами, графиками отпусков и так далее.
Почему стоит использовать ЭДО?
- Удобнее – заполнение документов осуществляется гораздо быстрее.
- Снижается “человеческий фактор” – ошибок в документах станет меньше.
- Хранить документы проще – вам не нужно собирать бумажные документы и придумывать, как их хранить.
- Повышается дисциплина – снижается количество издержек, связанных с потерей документов и перекладыванием обязанностей.
Если вы никогда не думали о переходе на ЭДО, или думали, но сомневаетесь, рекомендуем вам рассмотреть этот вопрос подробнее.