В этом году я поставил перед собой цель стать более продуктивным, что потребовало от меня оценки инструментов, которые я использовал, которые помогли мне управлять и балансировать свое время между долгосрочными трудностями и краткосрочными и неотложными ежедневными задачами. Конечная цель состояла в том, чтобы добиться большего прогресса, а не обязательно добиться цели.
Что я узнал в процессе применения новых инструментов и формирования новых привычек, так это то, что устранение одной вещи сделало всю разницу между увязшей и действительно продуктивной работой: трением.
Трение, как трудно что-то сделать. Чем больше трения, тем труднее его обрабатывать и, следовательно, тем ценнее вы тратите время на его выполнение.
Например, я пробовал множество разных приложений, чтобы помочь мне управлять своей жизнью. Я пытался интегрировать один инструмент, который имел функцию, которой нет у других, или я по умолчанию использовал инструменты, которые я знал лучше, даже если они были менее эффективными. Оказалось, что все технологические достижения, призванные помочь мне быть более продуктивным, на самом деле имели противоположный эффект - с чем, я уверен, сталкивались многие предприниматели.
С учетом вышесказанного я нашел хороший баланс между несколькими приложениями, и все они могут уместиться на домашнем экране моего мобильного устройства. Вот советы, которые вы можете рассмотреть, если хотите уменьшить трение и добиться прогресса.
Список заданий
Раньше я продолжал выполнять задачи или действия в журнале, и хотя я по-прежнему нахожу ценность в журналировании регулярно, я перешел на мобильный и сетевой трекер задач под названием Todoist. Мне лично нравится это приложение, потому что оно позволяет мне легко создавать, классифицировать, расставлять приоритеты и назначать важные задачи. Более того, я могу использовать Siri для быстрого добавления задач на ходу и сохранять их, отправляя их по электронной почте в приложение или быстро сохраняя их со своего мобильного устройства.
Бесплатная версия ограничена, и я лично считаю, что премиальные услуги и преимущества стоят 3 доллара в месяц.
Какой бы список задач вы ни использовали, просто убедитесь, что вы можете легко создавать и расставлять приоритеты для задач, чтобы вы могли быстро поместить их в свой список и сосредоточиться на задаче, которую вы выполняли.
Note Keeper
Я всегда думаю об идеях или сталкиваюсь с информацией, которую хочу прочитать и переварить позже, когда у меня будет время. В этом отношении полезен список задач, но я использую Evernote, чтобы быстро сохранить и пометить эту информацию, чтобы я мог вернуться к ней позже.
Несмотря на то, что Evernote имеет высокую стоимость, я пользуюсь бесплатной версией уже много лет без проблем. Если вы планируете использовать Evernote на уровне предприятия или вместе с другими в команде, стоит подумать об услуге премиум-класса.
Календарь
Ни один занятый предприниматель или менеджер не может выжить без календаря. По большей части большинство календарей синхронизируются между Google, iOS, Miscrosoft365 и любым другим количеством календарей, которые вы можете использовать, поэтому выберите то, что вам удобно.
Одним из приложений, которое я нашел очень полезным, является Calendly.com, который синхронизируется с любым календарем, который вы используете, и позволяет вам создавать собственные URL, которыми вы можете поделиться с другими. После настройки вы можете отправить URL любому, кто хочет назначить встречу, без пересылки электронной или голосовой почты, пытаясь найти время, подходящее для всех.
Бесплатная версия Calendly ограничена, и премиум будет работать 8 долларов в месяц. Только вы можете взвесить в этом ценность, но я, безусловно, оценил легкость, с которой стало назначение назначений.
Облачное хранилище
Наконец, нам всем нужен «картотечный шкаф», чтобы хранить документы и хранить важные вещи. Самое безопасное место в наши дни (если вы настроили правильную защиту, начиная с вашего пароля), это хранить ваши файлы в облаке с помощью таких сервисов, как Dropbox, OneDrive или Google Drive. Как и календари, все эти сервисы просты в использовании, имеют веб-интерфейс и интерфейс для мобильных устройств для простого управления, и все они начинаются с достаточного объема бесплатного хранилища (если только вы не храните видео или другие файлы с большим объемом данных).
Совет, который я даю, и то, что мне до сих пор хорошо удавалось, - это провести немного времени с облачным хранилищем и организовать, как если бы вы были физическим картотечным шкафом. Приятно то, что с облачным хранилищем вы можете легко изменять и перемещать файлы, в отличие от того, когда вы создаете фактические файловые папки для своего рабочего стола.
Чтобы уменьшить трение, настройте облачное хранилище с папкой «Входящие», где вы сохраните все файлы в файл позже. Опять же, это помогает уменьшить непосредственные трения, чтобы освободить вас для более важных задач.
Наконец, я также советую иметь хорошее приложение для сканирования - Evernote и многие приложения облачного хранилища имеют функцию сканирования - и хранить все ваши файлы в электронном виде. Это может не понравиться некоторым читателям, и я понимаю, и, в конце концов, вам нужно делать то, что вам удобнее.
Благодаря этим четырем вещам мне удалось сократить количество шагов и действий, необходимых для сохранения фрагмента информации, создания задачи на будущее или назначения встречи. Каждую неделю я просматриваю все приложения и систематизирую все, обрабатываю или избавляюсь от него. Все эти функции хорошо работают вместе, но в конечном итоге вы должны найти приложения или услуги, которые вам нравятся больше всего.