Сегодня существует множество методологий управления задачами и каждая из них предлагает добиться максимальной продуктивности и эффективности по-своему. За 5 лет на рынке компания BetoBee сформировала авторский взгляд на то, как правильно управлять задачами с помощью системы Битрикс24, и в этой статье мы хотели бы им поделиться.
Сноровка в управлении задачами
В Битрикс24 имеется все, что нужно для эффективного управления задачами с применением процессного подхода. Процессный подход к управлению помогает организовывать действия внутри компании, оптимизировать временные и другие ресурсные затраты, а также анализировать и контролировать этапы достижения цели. Но важно понимать, что Битрикс24 - это универсальный инструмент, а не волшебная палочка. Дела не пойдут как по маслу сами собой, как только вы подключитесь к Битрикс24. Чтобы получить ожидаемый результат, вам предстоит научиться организовывать задачи и работу сотрудников правильно с управленческой точки зрения. Как это мы расскажем в этой статье.
Процесс выполнения любой задачи отлично подходит под описание цикла Денинга: plan ➡do➡check➡act или же по-русски планируй-делай-проверяй-корректируй. Прелесть цикла в том, что он может повторяться столько раз, сколько потребуется для получения лучшего результата, а Битрикс24 предоставит для этого все необходимые инструменты.
Планирование задачи
При создании задачи важно дать ей понятное конкретное название, чтобы конченая цель задания была ясна.
Целеполагание - первооснова среди всех управленческих компетенций.
Обязательно указывайте срок исполнения задачи, а если задача объемная или многоступенчатая, разделяйте ее на подзадачи. Битрикс24 позволяет запланировать время, за которое задача должна быть выполнена. Вы можете определить сколько времени исполнитель должен уделять ей: по 4 часа в день или в общей сложности потратить 12 часов. Далее можно назначить одного или нескольких исполнителей, а при необходимости и наблюдателя, который будет смотреть со стороны на то, как происходит работа над задачей.
В Битрикс 24 есть возможность добавить чек-лист. Эта удобная функция позволяет разбить задачу на этапы и максимально конкретизировать каждый. Чем детальнее вы опишете сотруднику, что и как ему нужно сделать, тем выше становится вероятность успешного выполнения задачи даже самым неопытным работником.
Битрикс24 позволяет сделать задачу регулярной. Эта функция полезна для задач, которые возникают с определенной периодичностью, например, выплата зарплат или уплата налогов. Добавление регулярных задач помогает повысить продуктивность сопричастных отделов.
Некоторые компании полностью отказались от содержания бухгалтерий, а формированием первичных документов, уплатой налогов и проведением других регулярных платежей, занимаются менеджеры клиентского отдела. Битрикс24 автоматически ставит необходимые задачи сотрудникам с указанием срока исполнения.
Удивительно, но этот инструмент не очень популярен, хотя он довольно полезен.
Есть контакт
Второй (исполнение - do) и третий (контроль - check) этапы цикла Денинга тесно связаны между собой. Биктикс24 содержит инструменты, которые позволяют сотруднику максимально прозрачно показывать работу в процессе, а руководителю - контролировать и направлять.
Когда исполнитель получает задачу, он должен нажать на кнопку "Начать работу" - этим действием он отмечает, что увидел задачу и взял ответственность за ее выполнение. Благодаря этой функции, вероятность того, что задача затеряется, не дойдет до исполнителя или дойдет, но будет отложена в долгий ящик, сводится к минимуму.
Идеальный алгоритм действий такой:
получил задачу➡ прочитал➡ нажал на кнопку «Начать выполнение». Система автоматически предупредит, когда истекает срок выполнения.
Еще одна полезная функция Бикрикс24 - доска "канбан". На ней можно размещать задачи в зависимости от степени их выполненности.
Обычно сотрудник должен выполнить ни одну задачу, поэтому когда он переключается на другие дела, он должен поставить начатую задачу на паузу, чтобы понять уложился он в отведенное время или нет.
Отслеживаем каждый этап: комментарии как элемент контроля и анализа
В модуле комментариев исполнитель может держать руководителя в курсе своих действий (Do), а в свою очередь, руководитель использует модуль как элемент контроля (Check) и корректировки действий (Act).
Самые распространенные ошибки при управлении задачами и как их избежать
В Битрикс24 есть буквально всё для эффективной работы, но не все руководители и сотрудники могут грамотно им возмользоваться.
Начинается все с неправильной постановки задач. В названии задачи обязательно должен быть глагол в повелительном наклонении (закажите, найдите, настройте и т. д.) и целевое действие (что конкретно требуется сделать). Иначе всегда найдутся сотрудники, которые не поймут задание или же поймут неверно.
Следующий шаг к провалу - не указывать крайний срок сдачи задания. Эту ошибку часто допускают в компаниях, где бизнес-процессы не автоматизированы. Нет дедлайна - нет ответственности. Но если крайний срок установлен, то Битрикс24 напомнит, когда он выходит, и вероятность не уложиться в срок снижается.
Другая ошибка системная - сотрудники не устанавливают правила работы с задачами внутри компании. Битрикс24 предполагает некоторые правила, но не навязывает их пользователям, и каждая компания вправе определить комфортный для себя режим. Например, компания должна установить частоту, с которой сотрудники должны оставлять комментарии. Если правило есть, а комментариев нет, то это значит, что либо исполнитель ничего не делает по задаче, либо он просто игнорирует корпоративные правила.
Итак, давайте повторим алгоритм по эффективному управлению задачами на основе цикла Деминга
- Поставить задачу так, чтобы в названии было указано целевое действие и глагол в повелительном наклонении (напишите, закажите и проч.).
- Если задача крупная, разбить на подзадачи, детализировать и разделить ответственность между исполнителями.
- Назначить исполнителей и по необходимости наблюдателя.
- Установить крайний срок. По необходимости установить время, которое исполнитель должен ей уделить.
- Исполнителю при получении новой задачи нажать на кнопку "Начать выполнение". При учете рабочего времени пользоваться кнопкой "Приостановить".
- В процессе работы исполнителю - оставлять комментарии с частотой, принятой в компании. Руководителю - оперативно давать обратную связь.
- Вносить корректировки в задачу (например, сдвигать сроки выполнения, дополнять описание или убирать пункты из чек-листа) , если в процессе работы над ней выявляются подробности, которые не были учтены ранее.
- По окончании работы исполнителю - нажать на кнопку "Завершить". Руководителю - принять задачу в установленный в компании срок и оценить качество выполнения, если такая мера применяется в компании.
Если вы все следуете всем пунктам выше, то поздравляем - вы на верном пути! Но если вы не знали о каком-то правиле или по каким-либо причинам принебрегали им, то вам определенно есть куда расти.
Обращайтесь к BetoBee и мы поможем!