Доброго времени суток, уважаемые читатели!
Каждый, кто занимается проверкой контрагентов или имеет дело с налоговыми органами, наверняка, не раз слышал о «проявлении должной осмотрительности» при выборе контрагента.
Что же это такое? Ответ прост – чёткого определения этого понятия не существует. Если говорить своими словами, то это помимо использования различных источников и ресурсов информации по проверке сведений о контрагенте, это и прямой запрос документов у своего потенциального поставщика. Причём от стандартных учредительных до полных сведений по составу, отчетности, ресурсам компании.
Предлагаю список документов, которые можно запрашивать для составления полной картины по контрагенту:
1.Копии свидетельства о государственной регистрации и постановке на учет в налоговом органе (присвоении ИНН, ОГРНИП (если применимо)) и уведомления о постановке на учет в качестве крупнейшего налогоплательщика (если применимо)
2.Копии Устава (если применимо);
3.Копии протокола (решения) уполномоченного органа об избрании постоянно действующего исполнительного органа - иного органа или лица, уполномоченных выступать от имени юридического лица в силу закона, иного правового акта или учредительного документа;
4.Копии приказа о вступлении в должность лица, указанного в п.3 настоящего письма;
5.Копии доверенностей и/или приказов на лиц, имеющих право подписи на документах от имени лица, указанного в .3 настоящего письма;
6. Копии паспорта физического лица (лиц), выступающих от имени юридических лиц (ИП) в силу закона, иного правового или учредительного документа и его (их) согласие о предоставлении персональных данных;
7. Копии приказа о приеме на работу главного бухгалтера или в случае отсутствия должности главного бухгалтера копия приказа о возложении обязанности по ведению учета на лицо, указанное в п. 3 настоящего письма;
8. Анкету с указанием сведений о наличии производственных мощностей (недвижимого имущества, движимого имущества, оборудования и т.д., наличие в штате квалифицированных сотрудников и пр.), необходимых для исполнения договора лично, с приложением копий документов, подтверждающих права собственности, пользования и т.д.;
9. Копию налоговой декларации по НДС за последний период, предшествующий заключению договора, с квитанцией о приеме налоговой в электронном виде (если применимо);
10. Платежное поручение на уплату НДС;
11. Копию бухгалтерской отчетности: «Бухгалтерский баланс» и «Отчет о финансовых результатах» за последний отчетный период, с квитанцией о приеме налоговой в электронном виде;
12. Заверенную банком копию или нотариально удостоверенную (заверенную) карточку с образцами подписей и оттиска печати;
13. Справку о штатной численности на текущую дату, а также справка о среднесписочной численности сотрудников за последний истекший финансовый год с квитанцией о приеме ИНФС или отчет СЗВ-м за последний месяц с квитанцией о приеме ПФР;
14. Копии документов, подтверждающих права контрагента на недвижимое имущество по адресу местонахождения претендента, внесенному в ЕГРЮЛ (и по фактическому адресу, если отличается от внесенного в ЕГРЮЛ) (выписка ЕГРН; договор аренды, копия платежного поручения на перечисление арендной платы за последний период, предшествующий дате предоставления документов);
15. Если применяются специальные режимы налогообложения (УСН, ЕНВД и пр.), копию подтверждающего документа (уведомление и пр.);
16. Копию справки о состоянии расчетов с бюджетом либо копию справки от налогового органа об отсутствии задолженности перед бюджетом.
17. Контактные данные (электронную почту, номер телефона) лица (лиц), указанного в п. 3 настоящего письма, главного бухгалтера, менеджера (должностного лица, сопровождающего сделку) на бланке претендента в свободной форме;
18. Информацию о вступлении в Хартию АПК - Ассоциацию добросовестных участников рынка АПК (для перевозчиков сельхозсырья и готовой продукции) либо в иную действующую Хартию (Ассоциацию);
19. Копию согласия на признание сведений, составляющих налоговую тайну, общедоступными (форма утверждена Приказом ФНС России от 15.11.2016 № ММВ-7-17/615@, с указанием по Коду «1400»: «TG о наличии (урегулировании/неурегулировании) несформированного источника по цепочке поставщиков товаров (работ/услуг) для принятия к вычету сумм НДС» или всех сведений.) с квитанцией о приеме ИФНС; (для перевозчиков сельхозсырья и готовой продукции, являющихся плательщиками НДС).
Естественно, список можно менять и подстраивать под интересы и деятельность вашей компании. Таким образом, запрос и сбор этих документов доказывает исчерпывающее изучение поставщика перед заключением договора. Налоговым органам будет сложно вам предъявить то, что вы не проявили должной осмотрительности.
Однако, не все контрагенты с радостью представят вам эти сведения. А кто-то и вовсе откажется с вами сотрудничать, может оно и к лучшему. В случае отказа попросите контрагента написать вам письмо на бланке, что в связи с политикой их компании те или иные документы они представить вам не могут. Этот ответ тоже будет зачтен в сбор документов и будет служить доказательством того, что осмотрительность вы всё же проявили, обязанность перед налоговыми органами исполнили.
Надеюсь, статья окажется полезной для вас и вашего бизнеса!