Приемка - это основа для всех складских бизнес-процессов.
Если на стадии приемки допускаются ошибки, то в дальнейшем размещать, хранить и комплектовать заказы качественно достаточно сложно. Поэтому с высокой долей вероятности последствия некорректной приемки ощутит на себе конечный клиент компании.
Ниже я тезисно указала список основных ошибок, которые допускаются при приемке товара на складах компаний, не являющихся 3pl-операторами (они, как правило, имеют достаточно высокий уровень организации процессов и их автоматизации, поэтому ошибки там несколько другого рода) и не автоматизированных WMS.
1. Не проводить приемку товара.
Это может показаться странным, но периодически сотрудник не проводят приемку совсем. Не в качестве исключения или частного случая, а вполне себе в стандартной ситуации.
Вот вы, к примеру, когда покупаете телевизор или кофе-машину, всегда в магазине вскрываете упаковку, осматриваете целостность и проверяете работоспособность? Если ответ «да», то вы – уникальный человек, по статистике таких не более 10%. Статистика собрана мной лично во время одного многочасового пребывания в одном из крупных гипермаркетов электроники и бытовой техники.
В основном, людей устраивает фраза: «У вас есть 14 дней на самостоятельную приемку товара». Только вот контроля работоспособности она действительно касается, а отсутствия вмятин на корпусе – далеко не факт. Но я отвлеклась.
На складе все ровно так же.
Сотрудники могут не открыть коробку с хрупким товаром и не выявить повреждения. Не посмотреть на сроки годности товара на этикетке. Не вскрыть кажущийся целым пакет и не пересчитать количество За каждым примером стоит реальный случай из практики, ведущий к убыткам компании.
На складе ответ.хранения хранили дорогую керамическую плитку, декор к которой стоил очень даже небюджетно. Не вскрыли при приемке (хотя должны были), так и отправили к клиенту. У заказчика сразу обнаружили повреждения. В результате за баснословные деньги пришлось везти из Европы замену чуть ли не самолетом.
Или вот провод недавно приняли 1989 года выпуска со сроком хранения 20 лет. Внешне выглядит хорошо, запыленный только немного. Вернуть поставщику уже не получится, потому что сразу не выявили. А в производство он нужен.
Какой выход? Пишите инструкции для персонала. Подробные, так, чтобы любой понял. Проводите обучение. Регулярное, ибо повторенье -мать ученья.
2. Проводить приемку товара.
Разумеется, для исполнения договора поставки вы обязаны принять товар и подписать товаросопроводительные документы. Но должны ли вы при этом его пересчитывать? А насколько детально? Требуется ли вскрывать каждую коробку для того, чтобы убедиться в отсутствии внутритарной недостачи?
В зависимости от вида продукции, особенностей ее маркировки, способа автоматизации процесса и ряда других параметров, приемка может проводиться как быстро, так и занимать достаточно продолжительное время. Если у вас есть временной задел до того момента, когда ТМЦ потребуется отгружать + ресурсы для проведения приемки, тогда не вопрос, пересчитывайте себе спокойно всю поставку. А если этого времени нет? Или ресурсов недостаточно? А работаете вы с поставщиком уже 15 лет, и он ни разу не ошибался? Может, стоит ограничиться приемкой коробками, без внутритарного вскрытия? Или вообще принять паллетами? Если вам это кажется слишком очевидным, то успокойтесь, вам кажется.
Обычно это зависит от учетной политики компании, и кладовщики не принимают подобных решений самостоятельно, основываясь исключительно на здравом смысле. Поэтому если в инструкции по приемке прописано «Вскрыть коробку и пересчитать содержимое», добросовестный приемщик так и сделает, независимо от длины очереди клиентов, выстроившихся за этим товаром. Так что если вы руководите складом или логистическим подразделением + проблема скорости приемки для вас актуальна, задумайтесь, возможно, стоит провести анализ качества отгрузок по вашим поставщикам и изменить правила проведения приемки для кого-то из них. Сокращение трудозатрат может быть значительным, до 30% от общего времени приемки.
Этот же принцип и в обратную сторону работает: по регламенту вы принимаете товар коробками, а у кого-то из поставщиков регулярно обнаруживается внутритарная недостача - меняйте правила конкретно для него (не надо для всех!!)
3. Не вести статистику по ошибкам поставки/приемкам в разрезе поставщиков
Ценность этого мероприятия вытекает из предыдущего пункта.
Формализуйте порядок ведения статистики об ошибках поставки. Хотя бы в экселе. Лучше - в информационной системе. И периодически анализируйте результаты. Много полезных выводов можно сделать на основе этих данных.
4. Не иметь графика поставки
Нет графика = нет плана = хаос.
Если у вас одна машина в неделю – то с такой проблемой вы не сталкиваетесь. Если несколько (или-очень-много) в день – вопрос актуальный. График должны формировать логисты. Как минимум, накануне.
На основании графика можно:
– определить объемы ТМЦ и количество ТС, прибывающих в определенный день;
– определить потребность в персонале и оборудовании для приема указанного объема ТМЦ и количества ТС;
– проверить возможность размещения поступающих объемов и соответствие наименований ТМЦ, обрабатываемых на складе;
– произвести сортировку товара по ячейкам (освободить требуемый под размещение поступившего товара объем);
– внести данные об ожидаемых ТМЦ и транспортных средствах в базу данных;
– ну и еще много чего полезного.
5. Отгружать товар до завершения приемки
Достаточно частая проблема в условиях дефицита времени. На мой взгляд, в этом случае стоит искать способы ускорения приемки, внедрять новые технологии, настраивать автоматизацию и т.п., а не повторять эту ошибку.
6. Не автоматизировать процесс
Сейчас просто огромное количество возможностей для оптимизации и автоматизации всех складских процессов, в частности – приемки. Их набор в зависимости от исходного уровня сильно разнится. Из самых простых примеров:
- Если для проведения приемки сотруднику надо сначала создать документ-основание в системе (занести построчно товарную накладную) – начните запрашивать их у поставщика в электронном виде сразу после проведения отгрузки и настройте электронную загрузку в систему – сэкономите кучу времени;
- если у вас нет штрихкодирования – внедрите. Поможет во всей дальнейшей складской работе;
- если одним из этапов приемки является замер ВГХ на товар – закупите оборудования для этого и грузите данные о размерах сразу в WMS. Ну или в ту учетную систему, которой вы пользуетесь;
- если скорость приемки и так зашкаливает – рассмотрите вариант перехода на RFID…
Ну и так далее. Нет, как говорится, предела совершенству.
Но когда я до сих пор встречаю в крупных компаниях (промышленных, преимущественно) рукописные журналы складского учета, то даже некоторое умиление испытываю. Ведь это надо же…
7. Не отслеживать динамику показателей по приемке
Обязательно РЕГУЛЯРНО отслеживайте основные показатели по приемке. Это поможет вам понимать зависимость между их динамикой и сезонностью, количеством персонала на смене, геомагнитной обстановкой (шутка) и прочими внешними факторами. Так вы сможете лучше прогнозировать работу своего подразделения и будете точно знать, что предпринять для ускорения приемки в том или ином случае. Ну и эффективность внедряемых мероприятий оценивать сможете тоже на основании цифр, а не внутреннего ощущения.